Arbeitsbesuch des Beigeordneten Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Arbeitsbesuch des Beigeordneten entscheidet eine klare Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Beginnen Sie mit Ziel, Teilnehmerkreis und Programm, bevor Sie Catering, Parkplätze und Technik festlegen. Danach bearbeiten Sie Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Besucherliste und bereiten Empfang sowie Präsentationsraum vor. Am Veranstaltungstag braucht das Team feste Zuständigkeiten für Registrierung, Begrüßung, Präsentation und Bewirtung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Programm finalisieren
2 Personen
- 5
Beigeordneten über das Programm informieren
- 6
Catering-Reservierung erstellen
- 7
Parkplätze reservieren
- 8
Besucherliste prüfen
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Präsentation und Dokumente prüfen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Location und Route abgehen
2 Personen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 16
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 17
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 18
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 23
Team kurz einweisen
3 Personen
Event
- 24
Stadtrat empfangen
2 Personen
- 25
Besucher registrieren
2 Personen
- 26
Jacken entgegennehmen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Führung begleiten
2 Personen
- 29
Präsentation betreuen
2 Personen
- 30
Fragen aus dem Publikum betreuen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Diätmahlzeiten ausgeben
- 35
Verabschiedung des Beigeordneten begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 37
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 38
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Location reinigen
3 Personen
- 41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 42
Technik und Dekoration aufräumen
2 Personen
- 43
Kühlboxen leeren und reinigen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebene Waren lagern
- 46
Besucherliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 70
- DesserttellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Präsentationsklicker
- KühlboxenAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 60
- WegweiserAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 5
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie das Programm mindestens 10 bis 14 Tage vorher fest und informieren Sie den Beigeordneten anschließend mit Zeitplan, Ansprechperson und den benötigten Präsentationsunterlagen.
- Bearbeiten Sie Anmeldungen fortlaufend und schließen Sie die Besucherliste spätestens 2 Tage vor dem Termin. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und erstellen Sie die Namensschilder erst nach der letzten Prüfung.
- Reservieren Sie Catering und Parkplätze nicht erst nach der finalen Anmeldung. Prüfen Sie beide Punkte mindestens 7 Tage vorher und gleichen Sie die erwartete Personenzahl mit Geschirr, Gläsern und Sitzplätzen ab.
- Testen Sie Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Präsentationsklicker am Vortag gemeinsam im Präsentationsraum. Halten Sie außerdem ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Planen Sie am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Richten Sie zuerst Empfangstheke und Registrierung ein, stellen Sie danach Tische und Stühle auf und bereiten Sie Kaffee, Tee, Snacks und das Dinnerbuffet zuletzt vor.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Arbeitsbesuch des Beigeordneten planen?
- Starten Sie idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Programm, Einladungen, Catering und Parkplätze sollten spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Besuch feststehen.
- Wann muss die Besucherliste für den Arbeitsbesuch fertig sein?
- Prüfen Sie die Besucherliste spätestens 2 Tage vor dem Termin. So bleiben noch 1 bis 2 Arbeitstage, um Namensschilder, Sitzplätze und Verpflegung anzupassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Arbeitsbesuch?
- Rechnen Sie mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Präsentationsraum, Geschirr und Dekoration. Für einen Techniktest sollten zusätzlich 30 Minuten eingeplant werden.
- Wann soll die Technik für die Präsentation getestet werden?
- Testen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung und Mikrofon am Vortag vollständig. Prüfen Sie am Veranstaltungstag nochmals 30 Minuten vor Beginn die Präsentation und die Tonübertragung.
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