Cómo organizar una visita de trabajo del concejal

Una visita de trabajo del concejal necesita más coordinación que una reunión normal: hay visitantes que registrar, un programa que cerrar y una presentación que debe funcionar a la primera. Empieza por confirmar asistentes y preferencias dietéticas; después fija el programa con el concejal y reserva el catering. En los últimos días, revisa la ruta, las acreditaciones, los documentos y la técnica. El día de la visita, separa recepción, presentación y comida para que el equipo sepa qué ocurre en cada momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Definir el programa final
2 personas
5
Informar al concejal sobre el programa
6
Hacer la reserva del catering
7
Reservar plazas de aparcamiento
8
Comprobar la lista de visitantes
9
Preparar acreditaciones
10
Comprobar la presentación y los documentos
2 personas
11
Hacer la compra
2 personas
12
Revisar la ubicación y la ruta
2 personas
13
Probar la técnica
2 personas
14
Llenar las neveras portátiles
2 personas
15
Colocar mesas y sillas
4 personas
16
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
17
Montar el mostrador de recepción
2 personas
18
Preparar el espacio de presentación
2 personas
19
Colgar la decoración
2 personas
20
Preparar café y té
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Preparar el bufé de cena
3 personas
23
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

24
Recibir al concejal
2 personas
25
Registrar a los visitantes
2 personas
26
Recibir abrigos
27
Servir café y té
2 personas
28
Guiar la visita
2 personas
29
Apoyar la presentación
2 personas
30
Gestionar las preguntas del público
31
Servir aperitivos
2 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Servir el bufé de cena
3 personas
34
Servir comidas especiales
35
Asistir a la despedida del concejal
2 personas

Seguimiento

36
Recoger la vajilla usada
3 personas
37
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
38
Clasificar y retirar residuos
2 personas
39
Lavar la vajilla
2 personas
40
Limpiar el lugar
3 personas
41
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
42
Recoger la técnica y la decoración
2 personas
43
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
44
Devolver el material prestado
2 personas
45
Guardar los bienes restantes
46
Archivar la lista de visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentación
Neveras portátilescant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Portanombrescant. 60
Carteles direccionalescant. 6
Arreglos floralescant. 5

Iluminación

Luces decorativascant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 2
Esponjas de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa al menos 5 días antes y envíaselo al concejal para confirmar horarios, recorrido, presentación y documentos. Los cambios de última hora suelen dejar desactualizadas las acreditaciones o la reserva del catering.
Pide las inscripciones y preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes. Calcula la comida para las personas confirmadas y guarda una pequeña cantidad adicional para evitar quedarte corto.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono inalámbrico, clic de presentación, alargadores y regletas. No pruebes solo el proyector; comprueba también el sonido y la conexión en la sala.
Prepara la recepción con la lista de visitantes, acreditaciones, portanombres y mesa de registro como mínimo 30 minutos antes de la llegada. Reserva también las plazas de aparcamiento y deja clara la ruta de acceso para quien no conozca el lugar.
Organiza el montaje siguiendo el recorrido del visitante: primero recepción, después espacio de presentación y finalmente bufé. Coloca mesas, sillas, manteles, vajilla y cubiertos antes de preparar café, té, aperitivos y la cena, para que la comida no se quede esperando durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita de trabajo de un concejal?: Empieza la coordinación al menos 2 semanas antes. Deja el programa cerrado 5 días antes, confirma asistentes y dietas 7 días antes y reserva el catering en cuanto tengas una previsión fiable.
¿Cuándo se debe probar la presentación y el equipo técnico?: Haz una prueba completa 24 horas antes y otra comprobación rápida 30 minutos antes de recibir al concejal. Lleva preparados el portátil, el cable HDMI, los alargadores, las regletas, el micrófono y el clic de presentación.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones de los visitantes?: Prepara las acreditaciones entre 1 y 2 días antes, usando la lista de visitantes ya comprobada. Colócalas en la mesa de recepción al menos 30 minutos antes de la llegada.
¿Cuánta comida y bebida hay que calcular para la visita?: Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen si esperas cambios. Para una recepción de una hora, prevé 2 o 3 bebidas por persona y confirma por separado las opciones derivadas de las preferencias dietéticas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.