Zo organiseer je een welkomstfeest voor je bruiloft

Begin met de gastenlijst en verstuur de uitnodigingen voordat je catering, meubels en servies vastlegt. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct, zodat je het menu en de hoeveelheden op tijd kunt bepalen. Regel daarna de bestellingen en reserveringen, inclusief taart, hapjes, dranken, bloemen en een binnenalternatief. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen en alle gehuurde spullen. Zo blijft op de dag zelf alleen de opbouw en ontvangst over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Gastenlijst controleren
2 personen
5
Menu definitief maken
2 personen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
7
Bloemen bestellen
8
Taart bestellen
9
Hapjes bestellen
10
Dranken bestellen
11
Servies reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Muziek samenstellen
14
Welkomstbord ontwerpen
15
Tafelindeling maken
2 personen
16
Persoonlijke kaartjes schrijven
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief binnen klaarzetten
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Verse boodschappen kopen
2 personen
21
Dranken ophalen
2 personen
22
Bloemen ophalen
23
Taart ophalen
24
Servies controleren
2 personen
25
Meubilair controleren
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes controleren
2 personen
28
Allergenen markeren
2 personen
29
Locatie schoonmaken
3 personen
30
Toiletten schoonmaken
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Buffettafels plaatsen
3 personen
34
Loungehoek inrichten
3 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Bloemstukken plaatsen
2 personen
38
Welkomsttafel inrichten
2 personen
39
Gastenboek klaarleggen
40
Cadeautafel inrichten
2 personen
41
Muziek aansluiten
2 personen
42
Microfoon testen
2 personen
43
Koelbuffet inrichten
3 personen
44
Hapjes uitstallen
3 personen
45
Taart presenteren
2 personen
46
Servies klaarzetten
3 personen
47
Dranken klaarzetten
3 personen
48
Afvalpunten plaatsen
2 personen
49
Gastenteam instrueren
3 personen
50
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

51
Gasten verwelkomen
3 personen
52
Jassen aannemen
2 personen
53
Welkomstdrank serveren
3 personen
54
Gastenboek begeleiden
55
Cadeaus aannemen
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Buffet aanvullen
3 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten controleren
63
Taart aansnijden
2 personen
64
Taart serveren
3 personen
65
Muziek verzorgen
66
Licht bijstellen
67
Afscheid nemen van gasten
2 personen
68
Laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

69
Servies verzamelen
4 personen
70
Eten veilig opbergen
2 personen
71
Dranken opruimen
2 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Meubilair terugzetten
4 personen
74
Afval verzamelen
3 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Koelers legen
2 personen
78
Geleend materiaal controleren
2 personen
79
Meubilair retourneren
2 personen
80
Servies retourneren
2 personen
81
Afval wegbrengen
2 personen
82
Koelboxen reinigen
2 personen
83
Gastenboek en kaarten bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Loungebankenaantal 2
Loungetafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Kledinghangersaantal 75
Tafelkleedtafelsaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 75
Gebaksbordjesaantal 75
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Champagneglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 30
Koffielepelsaantal 50
Vorkenaantal 75
Messenaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8
Champagne-emmersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Taartschepaantal 2
Broodmandenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschaal
Serveerruimtebakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Muziekspeler

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Lantaarnsaantal 8
Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Gastenboek
Pennenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Vazenaantal 10
Kaarshoudersaantal 16
Ledkaarsenaantal 24
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Fotolijstjesaantal 8
Cadeaubox
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Vuilniscontainersaantal 3
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aantallen te kunnen plannen: vraag gasten uiterlijk drie tot vier weken vooraf om zich aan te melden en dieetwensen door te geven. Gebruik die lijst vervolgens voor de cateringhoeveelheden en de tafelindeling.
Leg het menu pas definitief vast nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Bestel taart, hapjes en dranken daarna uiterlijk één tot twee weken voor het feest, zodat aanpassingen nog mogelijk zijn.
Reserveer meubels en servies samen met de indeling. Tel per gast een dinerbord, vork, mes en glas; plan daarnaast extra serveerschalen, tangen en opscheplepels voor het buffet.
Plan de logistiek van verse spullen en ophalen vooraf. Laat bloemen, taart en dranken niet allemaal door dezelfde persoon ophalen: verdeel die ritten en noteer per bestelling een tijd en verantwoordelijke.
Maak uiterlijk één week vooraf een alternatief binnen en controleer het weer opnieuw 24 uur voor aanvang. Zet ook kapstokken, kledinghangers, een welkomstbord en persoonlijke kaartjes klaar; juist die ontvangstonderdelen worden vaak als laatste vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een welkomstfeest voor je bruiloft organiseren?: Begin ongeveer acht tot tien weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Leg het menu, de catering en reserveringen voor meubels en servies uiterlijk twee tot drie weken vooraf vast.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een welkomstfeest?: Bereken de catering op basis van het definitieve aantal aangemelde gasten en hun dieetwensen. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en bestel daarna extra voor de resterende duur van het feest.
Wanneer moet je dieetwensen voor het welkomstfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen mee op de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk drie tot vier weken voor het feest. Geef het definitieve overzicht bij het vaststellen van het menu door aan de cateraar.
Wat moet je de dag voor een welkomstfeest controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, het binnenalternatief, de boodschappen en alle gereserveerde spullen. Haal verse boodschappen, dranken, bloemen en taart op volgens een vooraf verdeelde planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.