Willkommensfeier zur Hochzeit organisieren: der richtige Ablauf

Eine Willkommensfeier zur Hochzeit gelingt, wenn du zuerst die Gästezahl und den Ablauf festlegst und danach Essen, Getränke und Ausstattung darauf abstimmst. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Rückmeldungen und Ernährungswünschen. In der letzten Woche werden Menü, Torte, Blumen, Möbel und Geschirr verbindlich bestätigt. Kurz vor der Feier zählen vor allem Abholung, Frischeinkäufe, Aufbau und ein Plan für schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Gästeliste prüfen
2 Personen
5
Menü finalisieren
2 Personen
6
Cateringmengen berechnen
7
Blumen bestellen
8
Torte bestellen
9
Snacks bestellen
10
Getränke bestellen
11
Geschirr reservieren
12
Möbel reservieren
13
Musik zusammenstellen
14
Willkommensschild gestalten
15
Tischordnung erstellen
2 Personen
16
Persönliche Karten schreiben
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternative drinnen vorbereiten
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
21
Getränke abholen
2 Personen
22
Blumen abholen
23
Torte abholen
24
Geschirr prüfen
2 Personen
25
Möbel überprüfen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks prüfen
2 Personen
28
Allergene kennzeichnen
2 Personen
29
Location reinigen
3 Personen
30
Toiletten reinigen
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
34
Lounge-Bereich einrichten
3 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Blumengestecke platzieren
2 Personen
38
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
39
Gästebuch bereitlegen
40
Geschenketisch einrichten
2 Personen
41
Musik anschließen
2 Personen
42
Mikrofon testen
2 Personen
43
Kaltbuffet einrichten
3 Personen
44
Snacks auslegen
3 Personen
45
Torte präsentieren
2 Personen
46
Geschirr bereitstellen
3 Personen
47
Getränke bereitstellen
3 Personen
48
Müllstationen aufstellen
2 Personen
49
Gastteam einweisen
3 Personen
50
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

51
Gäste begrüßen
3 Personen
52
Jacken entgegennehmen
2 Personen
53
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
54
Gästebuch betreuen
55
Geschenke entgegennehmen
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
60
Buffet auffüllen
3 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
63
Torte anschneiden
2 Personen
64
Torte servieren
3 Personen
65
Musik organisieren
66
Licht anpassen
67
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
68
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen

Nachbereitung

69
Geschirr sammeln
4 Personen
70
Essen sicher verstauen
2 Personen
71
Getränke wegräumen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Möbel zurückstellen
4 Personen
74
Abfall sammeln
3 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
79
Möbel zurückgeben
2 Personen
80
Geschirr zurückbringen
2 Personen
81
Müll entsorgen
2 Personen
82
Kühlboxen reinigen
2 Personen
83
Gästebuch und Karten aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 8
LoungebänkeAnz. 2
LoungetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 75
Tischdecken-TischeAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
TortenplattenAnz. 75
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50
TeegläserAnz. 30
KaffeelöffelAnz. 50
GabelnAnz. 75
MesserAnz. 75
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 8
Champagner-EimerAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
TortenheberAnz. 2
BrotkörbeAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
MessbecherAnz. 2
Küchenwaage
ServierraumkistenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LaternenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
Gästebuch
StifteAnz. 6
TischläuferAnz. 8
VasenAnz. 10
KerzenhalterAnz. 16
StumpenkerzenAnz. 24
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
FotorahmenAnz. 8
Geschenkbox
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
MüllcontainerAnz. 3
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 Wochen. So kannst du Gästeliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig abschließen.
Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und späterem Ausklang. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen sichtbar auf die Tische.
Bestätige 7 Tage vor der Feier die Mengen für Menü, Snacks und Torte. Prüfe dabei auch, ob Teller, Gläser, Besteck, Servierschalen und Tortenplatten tatsächlich reserviert sind.
Lege die Tischordnung spätestens 3 Tage vorher fest und schreibe persönliche Karten nicht erst am Veranstaltungstag. Ein Willkommensschild und ein Kleiderständer sollten beim Aufbau sofort auffindbar sein.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann verbindlich über die Alternative drinnen. Plane für Aufbau und letzte Kontrollen mindestens 2 Stunden ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Willkommensfeier zur Hochzeit planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Suche nach Catering und Ausstattung. Spätestens 3 Wochen vor der Feier sollten die Rückmeldungen vorliegen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Willkommensfeier?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich ausreichend Wasser ein und berücksichtige alkoholfreie Wünsche separat.
Wann muss man Catering und Torte bestellen?: Bestätige Menü und Cateringmengen spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Die Torte sollte mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestellt und am Vortag oder am Veranstaltungstag abgeholt werden.
Wann sollte man den Plan für schlechtes Wetter festlegen?: Bereite eine Indoor-Alternative schon bei der Grundplanung vor und triff die endgültige Entscheidung 48 Stunden vorher. Prüfe dann auch, ob Tische, Stühle, Buffet und Getränke drinnen sinnvoll angeordnet werden können.

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