Zo organiseer je een welkomstfeest zonder last-minute gedoe

Begin een welkomstfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, locatie en het programma. Bevestig eerst datum en ruimte, verstuur daarna de uitnodigingen en leg een duidelijke reactietermijn vast. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, zitplaatsen en hoeveelheden eten en drinken te bepalen. In de laatste week regel je toegang, tafels, materialen en bewegwijzering. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangst, een getest programma en een aanspreekpunt dat niet tegelijk de keuken hoeft te doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen nabellen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Locatie reserveren
9
Extra tafels reserveren
10
Toegangssleutels regelen
11
Programma opstellen
2 personen
12
Welkomstwoord voorbereiden
13
Activiteiten selecteren
2 personen
14
Muziek afspeellijst maken
15
Menu samenstellen
2 personen
16
Allergieën verwerken
17
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
18
Non-food materialen inkopen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Welkomstborden printen
23
Plattegrond printen
24
Muziekapparatuur testen
2 personen
25
Verlichting testen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Broodjes beleggen
4 personen
29
Fruit wassen en snijden
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Buffettafels inrichten
3 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Welkomstborden plaatsen
2 personen
38
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
39
Lichtpunten plaatsen
2 personen
40
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
41
Activiteitenstations inrichten
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

45
Gasten verwelkomen
4 personen
46
Aanwezigheid registreren
2 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Gasten naar garderobe wijzen
2 personen
49
Welkomstwoord houden
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet bijvullen
3 personen
54
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
55
Activiteiten begeleiden
5 personen
56
Muziek bedienen
57
Fotohoek begeleiden
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Toiletten tussendoor controleren
60
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
61
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Buffet schoonmaken
3 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Keuken schoonmaken
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Versiering verwijderen
3 personen
71
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
72
Verlichting afbreken
2 personen
73
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Restanten veilig opslaan
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 100
Diepe bordenaantal 30
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 100
Serveerbordenaantal 12
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Welkomstbanneraantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 3
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Plakbandaantal 8
Touwaantal 3
Scharenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Bluetoothzender

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koeltassenaantal 4
Keukentangenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingsdeadline minimaal 10 dagen vóór het feest. Bel mensen die niet reageren daarna na, zodat je de definitieve gastenlijst en aantallen voor eten, drinken en stoelen op tijd hebt.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en verwerk allergieën vóór je het menu vastlegt. Houd de definitieve lijst bij de hand op de locatie; losse berichten raken snel zoek.
Maak het programma kort en zichtbaar: plan bijvoorbeeld het welkomstwoord in het eerste halfuur en zet activiteiten daarna klaar. Print een plattegrond en welkomstborden, zodat gasten niet hoeven te vragen waar de garderobe, tafels of activiteiten zijn.
Test muziekapparatuur en verlichting uiterlijk één dag vooraf op de echte locatie. Regel ook toegangssleutels en controleer of klaptafels, stoelen, statafels, kapstokken en afvalbakken daadwerkelijk aanwezig zijn.
Koel dranken enkele uren vóór aankomst en zet naamkaartjes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Reserveer één tafel voor ontvangst en houd scharen, plakband en touw bij de hand voor snelle aanpassingen aan banner, slingers of bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een welkomstfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg uiterlijk 10 dagen voor het feest de reactietermijn vast en maak daarna de definitieve gastenlijst.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een welkomstfeest?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om reactie uiterlijk 10 dagen vóór het feest, zodat je dieetwensen, menu, stoelen en servies kunt afronden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een welkomstfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop aanvullend alcoholvrije opties en koel de dranken enkele uren vóór de ontvangst.
Wat regel je één dag voor een welkomstfeest?: Controleer dan toegangssleutels, tafels, stoelen, naamkaartjes, welkomstborden en de definitieve gastenlijst. Test ook muziek en verlichting en zet houdbare materialen en decoratie klaar; bederfelijke boodschappen volgen zo laat mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.