Eine Willkommensfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Willkommensfeier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Bestätige zuerst Termin, Ort und Gästekapazität, bevor du Einladungen verschickst oder zusätzliche Tische reservierst. Danach folgen Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Menü und Programm. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Kühlung, Namensschilder, Willkommensschilder sowie Tests von Musik und Beleuchtung. So bleiben auch Zugangsschlüssel, Garderobe und Orientierung vor Ort nicht bis zur letzten Stunde liegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen nachfassen
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Location reservieren
9
Zusätzliche Tische reservieren
10
Zugangsschlüssel organisieren
11
Programm erstellen
2 Personen
12
Begrüßungswort vorbereiten
13
Aktivitäten auswählen
2 Personen
14
Musik-Playlist erstellen
15
Menü zusammenstellen
2 Personen
16
Allergien erfassen
17
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
18
Nicht-Lebensmittel-Materialien einkaufen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Willkommensschilder drucken
23
Lageplan drucken
24
Musikanlage testen
2 Personen
25
Beleuchtung testen
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Brötchen belegen
4 Personen
29
Obst waschen und schneiden
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Buffettische einrichten
3 Personen
34
Geschirr bereitstellen
2 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Willkommensschilder aufstellen
2 Personen
38
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
39
Lichtpunkte platzieren
2 Personen
40
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
41
Aktivitätsstationen einrichten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
44
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

45
Gäste begrüßen
4 Personen
46
Anwesenheit erfassen
2 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Gäste zur Garderobe weisen
2 Personen
49
Begrüßungswort halten
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet nachfüllen
3 Personen
54
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
55
Aktivitäten begleiten
5 Personen
56
Musik bedienen
57
Fotoecke betreuen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
60
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
61
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
62
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Abfall trennen
3 Personen
66
Buffet reinigen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Küche reinigen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Tonanlage abbauen
2 Personen
72
Beleuchtung abbauen
2 Personen
73
Böden fegen und wischen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Reste sicher lagern
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 6
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 30
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 100
ServiertellerAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierschalenAnz. 8
KaraffenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpenAnz. 3
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
Fotowand
FotopropsAnz. 20
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 3
ScherenAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Sender

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühltaschenAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort fest, bevor du Einladungen erstellst. Plane anschließend mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen ein, damit du die endgültige Gästeliste und die benötigten Tische erstellen kannst.
Frage mit der Anmeldung direkt nach Allergien und Ernährungswünschen. Fasse bei ausbleibenden Antworten spätestens 5 bis 7 Tage vor der Feier nach, statt das Menü erst beim Einkauf anzupassen.
Ordne das Programm zeitlich: Begrüßungswort, Aktivitäten, Essen und Musik sollten auf einem einfachen Ablaufplan stehen. Bereite das Begrüßungswort und die Playlist spätestens 3 Tage vorher vor.
Erledige den Einkauf für Getränke und Nicht-Lebensmittel-Materialien nicht erst am Veranstaltungstag. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Namensschilder, Banner und Lageplan kannst du bereits am Vortag bereitlegen.
Teste Musikanlage und Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle außerdem Kleiderständer, Abfallbehälter, Karaffen und Serviergeschirr so auf, dass Garderobe, Getränke und Essen ohne Rückfragen erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Willkommensfeier einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Setze eine Rückmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Menü, Sitzplätze und zusätzliches Mobiliar rechtzeitig feststehen.
Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?: Schließe die Gästeliste spätestens 5 bis 7 Tage vor der Willkommensfeier ab. Danach kannst du Mengen für Teller, Gläser, Besteck, Getränke und Namensschilder zuverlässig planen.
Was muss man am Tag vor einer Willkommensfeier vorbereiten?: Bereite am Vortag Namensschilder, Willkommensschilder, Lageplan und Tischdekoration vor. Lege außerdem Geschirr und Serviermaterial bereit und prüfe, ob Zugangsschlüssel, Klebeband, Scheren und Seil vorhanden sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Willkommensfeier?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den Aufbau ein, abhängig von Mobiliar und Dekoration. Darin sollten das Aufstellen von Tischen und Stühlen, die Garderobe, Beschilderung sowie der Test von Musik und Beleuchtung enthalten sein.

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