Cómo organizar una fiesta de bienvenida paso a paso

Una fiesta de bienvenida funciona mejor cuando cierras primero la fecha, el lugar y la lista de asistentes. Después puedes ajustar el menú, las actividades y la distribución de mesas según las confirmaciones reales. Reserva tiempo para las tareas que suelen quedarse para el final: recoger alergias, conseguir las llaves, probar el sonido y enfriar las bebidas. Este orden te permite llegar al día del evento con el programa, la decoración y el material preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Llamar de seguimiento a las inscripciones
7
Hacer la lista definitiva de invitados
8
Reservar el lugar
9
Reservar mesas adicionales
10
Gestionar las llaves de acceso
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Preparar el discurso de bienvenida
13
Seleccionar actividades
2 personas
14
Crear lista de reproducción
15
Elaborar el menú
2 personas
16
Gestionar las alergias
17
Elaborar la lista de la compra
2 personas
18
Comprar materiales no alimentarios
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir carteles de bienvenida
23
Imprimir el plano
24
Probar el equipo de música
2 personas
25
Probar la iluminación
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Preparar aperitivos
4 personas
28
Preparar bocadillos
4 personas
29
Lavar y cortar la fruta
2 personas
30
Preparar café y té
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar mesas de buffet
3 personas
34
Preparar la vajilla
2 personas
35
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar carteles de bienvenida
2 personas
38
Montar el sistema de sonido
2 personas
39
Colocar puntos de luz
2 personas
40
Preparar la mesa de registro
2 personas
41
Montar estaciones de actividades
3 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Comprobar los baños
44
Instruir al equipo de recepción
2 personas

Evento

45
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
46
Registrar la asistencia
2 personas
47
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
48
Indicar a los invitados el guardarropa
2 personas
49
Dar el discurso de bienvenida
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Marcar las comidas de dieta
2 personas
55
Coordinar actividades
5 personas
56
Controlar la música
57
Atender el rincón fotográfico
58
Recoger la basura
2 personas
59
Comprobar los baños entre medias
60
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
61
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Recoger comida y bebida
3 personas
64
Recoger la vajilla
3 personas
65
Clasificar residuos
3 personas
66
Limpiar el buffet
3 personas
67
Lavar la vajilla
4 personas
68
Limpiar la cocina
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
72
Desmontar la iluminación
2 personas
73
Barrer y fregar los suelos
3 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Guardar los restos de forma segura
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 90
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Percheroscant. 2
Mantelescant. 10
Papeleracant. 6

Vajilla

Platoscant. 100
Platos hondoscant. 30
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Tazascant. 50
Cubiertoscant. 100
Platos de servircant. 12
Cuencos de serviciocant. 10
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Banner de bienvenidacant. 2
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 3
Tijerascant. 6

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Transmisor Bluetooth

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bolsas isotérmicascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 4 y 6 semanas antes: confirma la fecha y la ubicación, envía las invitaciones y fija una fecha límite para responder. Llama a quienes no hayan contestado cuando falten 10 días para cerrar la lista definitiva.
No cierres el menú hasta recopilar las preferencias dietéticas y las alergias. Haz la lista de la compra con cantidades basadas en el número confirmado y compra los alimentos perecederos entre 1 y 2 días antes.
Define el recorrido de los invitados con antelación: entrada con cartel y tarjetas de nombre, zona de comida, mesas y espacio para actividades o fotos. Comprueba si necesitas mesas adicionales, percheros, papeleras o llaves de acceso.
Prepara el programa y el discurso de bienvenida al menos 3 días antes. Selecciona las actividades y crea la lista de reproducción con una duración superior a la fiesta, para no quedarte sin música durante los cambios.
Reserva las últimas 3 horas antes de abrir para montar mesas, decoración y carteles. Enfría las bebidas con tiempo y prueba la iluminación y el equipo de música antes de que lleguen los primeros invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de bienvenida?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un lugar y enviar invitaciones. Deja la lista definitiva cerrada unos 7 días antes y compra los alimentos frescos entre 1 y 2 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de bienvenida?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Indica una fecha límite de respuesta situada 10 o 14 días antes, para poder confirmar el menú, las alergias y las mesas.
¿Qué se prepara el día anterior a una fiesta de bienvenida?: El día anterior puedes dejar listas las tarjetas de nombre, los carteles, el plano, la decoración y buena parte del montaje. También conviene enfriar las bebidas y revisar las llaves, el equipo de música y la iluminación.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta de bienvenida?: Calcula al menos 3 horas para colocar mesas, sillas, manteles, vajilla, decoración y señalización. Añade 30 minutos para probar el sonido y la iluminación y para comprobar que el menú contempla todas las alergias.

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