Organiser un atelier de résilience sans rien laisser au hasard

Un atelier de résilience demande plus qu’une salle et un intervenant. Il faut enchaîner la réservation du lieu, la construction du programme, les inscriptions et la préparation du matériel avant de gérer l’accueil le jour venu. Commencez par fixer le cadre et les horaires, puis verrouillez les besoins des participants. Les oublis les plus fréquents concernent le parcours, les allergies alimentaires, les branchements techniques et l’installation des espaces pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le formateur
3
Élaborer le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Commander le matériel d’atelier
9
Déterminer les quantités de catering
10
Vérifier le parcours et le stationnement
11
Confirmer les inscriptions
12
Préparer les badges nominaux
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Tester la musique et la présentation
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises et les tapis
3 personnes
22
Préparer la présentation
2 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
25
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer les noms et les besoins alimentaires
2 personnes
28
Présenter l'atelier
2 personnes
29
Animer le module théorique
2 personnes
30
Faire des démonstrations d’exercices
3 personnes
31
Encadrer les exercices pratiques
4 personnes
32
Servir les boissons de pause
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Accompagner les exercices approfondis
3 personnes
37
Animer la séance de questions de clôture
2 personnes
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler le matériel
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Fermer le lieu
2 personnes
45
Retourner les matériels
2 personnes
46
Ranger le stock restant
47
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Tapis de sportqté 18
Bandes de résistanceqté 18
Bâtons en mousseqté 12
Masquesqté 18
Balles de tennisqté 24
Cônesqté 16
Marquages au solqté 24

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Minuteurs de cuisineqté 3

Bureau

Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueurs épaisqté 24
Stylos à billeqté 40
Étiquettes nominativesqté 40
Feuilles de travailqté 40
Chemises à pinceqté 36
Ruban de masquageqté 6
Pots à crayonsqté 4

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Percolateur à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louches à soupeqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gants en nitrile

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Courses

Courses

Conseils

Réservez d’abord le lieu et le formateur, puis construisez le programme autour de leurs contraintes. Gardez au moins 2 semaines entre la confirmation du programme et l’envoi des invitations.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez les quantités de restauration 5 à 7 jours avant l’atelier. Prévoyez aussi une marge pour les participants confirmés tardivement.
Séparez la salle en zones : inscription, présentation, restauration et exercices. Pour les tapis, cônes, bandes et bâtons en mousse, vérifiez la surface disponible avant de finaliser l’aménagement.
Envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant : horaires, adresse, stationnement, matériel à prévoir et déroulé. Confirmez ensuite les inscriptions afin d’imprimer les badges et les feuilles de travail avec les bons effectifs.
Le jour même, arrivez 90 minutes avant l’accueil. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte et le micro, puis vérifiez les rallonges, les multiprises, les issues et la circulation autour des tapis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de résilience ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le formateur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le matériel sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de résilience ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’atelier pour avoir le temps de confirmer les participants et le catering.
Combien de temps avant faut-il arriver sur place ?: Arrivez 90 minutes avant l’ouverture. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises et les tapis, préparer la table d’inscription, mettre en place la restauration et tester la présentation.
Quand préparer le matériel d’un atelier de résilience ?: Vérifiez tout le matériel 2 à 3 jours avant, puis faites un dernier contrôle le matin même. Les équipements techniques, les feuilles de travail, les badges et les accessoires d’exercice sont les éléments les plus souvent oubliés.

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