Zo organiseer je een webinar zonder last-minute stress
Begin een webinar niet met de uitnodiging, maar met het doel en de doelgroep. Leg daarna het programma vast, benader sprekers en reserveer het webinarplatform voordat je aanmeldingen opent. Plan genoeg tijd voor presentaties, technische controles en een repetitie: vooral microfoons, camera’s, kabels en internet veroorzaken vertraging. Op de dag zelf werken een duidelijke briefing, een geëxporteerde deelnemerslijst en een geopende webinaromgeving vóór aanvang beter dan improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Webinarthema en doel vastleggen
2 personen
- 2
Sprekers benaderen
- 3
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
- 4
Webinarplatform reserveren
- 5
Aanmeldformulier instellen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Promotieberichten publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Sprekersinformatie verzamelen
- 11
Presentaties ontvangen
- 12
Presentaties technisch controleren
2 personen
- 13
Deelnemerslijst exporteren
- 14
Herinnering aan deelnemers sturen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Techniek en kabels klaarleggen
2 personen
- 17
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
- 19
Camera's en microfoons testen
2 personen
- 20
Internetverbinding controleren
- 21
Technische repetitie uitvoeren
4 personen
- 22
Sprekersbriefing geven
3 personen
- 23
Koffie en thee klaarzetten
- 24
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen
Event
- 25
Webinaromgeving openen
2 personen
- 26
Sprekers en presentaties klaarzetten
2 personen
- 27
Deelnemers toelaten
2 personen
- 28
Opening en huishoudelijke mededelingen
- 29
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
- 30
Chat en vragen modereren
2 personen
- 31
Opname en tijdschema bewaken
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Hapjes serveren
2 personen
- 34
Technische vragen beantwoorden
2 personen
- 35
Afsluiting en bedankbericht geven
Nazorg
- 36
Opname veilig opslaan
- 37
Deelnemersvragen verzamelen
2 personen
- 38
Opname en materialen delen
- 39
Bedankmail aan sprekers sturen
- 40
Feedbackformulier versturen
- 41
Apparatuur demonteren
2 personen
- 42
Servies afwassen
- 43
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 44
Kabels en materialen opbergen
2 personen
- 45
Afval verzamelen en wegbrengen
- 46
Geleende apparatuur retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Webcamsaantal 2
- USB-microfoonsaantal 3
- Headsetsaantal 4
- Statiefhoudersaantal 2
- Ringlampenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-C-adaptersaantal 4
- Ethernetkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- USB-sticksaantal 2
- Externe SSD
- Presentatieklikker
Meubilair
- Tafelsaantal 3
- Stoelenaantal 6
Decoratie
- Achtergronddoek
Kantoorbenodigdheden
- Geprinte draaiboekenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 8
- Pennenaantal 10
Servies
- Koffiekopjesaantal 8
- Glazenaantal 8
- Bordenaantal 8
- Besteksetsaantal 8
Keuken
- Waterkoker
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 2
Schoonmaak
- Emmer
- Microvezeldoekenaantal 6
- Afwasborstel
- Handveger en blik
- Kabelbinders
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en leg per spreker vast hoeveel tijd er is voor presentatie en vragen. Zo voorkom je dat het laatste onderdeel uitloopt.
- Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, video, lettergrootte en geluidsfragmenten. Bewaar alle definitieve bestanden ook op een USB-stick of externe SSD.
- Doe de technische repetitie minimaal 1 werkdag vooraf met iedere spreker. Test camera, USB-microfoon of headset, presentatieklikker, HDMI- of USB-C-aansluiting en de internetverbinding afzonderlijk.
- Open de webinaromgeving 30 minuten voor de start en laat sprekers 15 minuten vooraf aansluiten. Leg geprinte draaiboeken klaar met de volgorde, spreektijden en wie deelnemersvragen bewaakt.
- Regel koffie, thee en water vóór de repetitie en zet hapjes of lunch klaar buiten beeld en buiten het kabelpad. Controleer ook vooraf of je genoeg kopjes, glazen en borden hebt voor alle aanwezigen op locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een webinar organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met doel, onderwerp, sprekers en platform. Open de aanmeldingen zodra programma en datum vaststaan en stuur uiterlijk 24 uur voor de start een herinnering.
- Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een technische repetitie van een webinar?
- Plan 60 tot 90 minuten voor de repetitie, afhankelijk van het aantal sprekers. Test per spreker camera, microfoon, presentatie, verbinding en het wisselen tussen presentaties.
- Hoe laat moet je inloggen voor een webinar?
- Open de webinaromgeving 30 minuten vóór de start. Sprekers sluiten bij voorkeur 15 minuten vooraf aan, zodat er nog tijd is voor een geluidscheck en eventuele verbindingsproblemen.
- Wanneer moet je presentaties voor een webinar ontvangen?
- Vraag alle presentaties minimaal 3 werkdagen vóór het webinar op. Controleer ze daarna technisch en gebruik op de dag zelf alleen de definitieve versies uit één centrale map of van een USB-stick.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!