Organiser un webinaire : la méthode, étape par étape
Un webinaire se prépare d’abord comme un projet éditorial, puis comme une production technique. Commence par définir le thème, l’objectif et le public avant de contacter les intervenants ou de réserver une plateforme. Ensuite, construis le programme, ouvre les inscriptions et verrouille les présentations suffisamment tôt pour pouvoir les tester. La veille, une répétition complète permet de repérer les problèmes de son, d’image, de connexion ou de câbles avant l’ouverture aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le thème et l'objectif du webinaire
2 personnes
- 2
Contacter les intervenants
- 3
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 4
Réserver la plateforme de webinaire
- 5
Paramétrer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Publier les messages promotionnels
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Rassembler les informations sur les intervenants
- 11
Recevoir les présentations
- 12
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
- 13
Exporter la liste des participants
- 14
Envoyer un rappel aux participants
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Préparer le matériel technique et les câbles
2 personnes
- 17
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
2 personnes
- 19
Tester les caméras et les microphones
2 personnes
- 20
Vérifier la connexion Internet
- 21
Effectuer la répétition technique
4 personnes
- 22
Faire le briefing des intervenants
3 personnes
- 23
Préparer le café et le thé
- 24
Préparer les collations et le déjeuner
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir l’environnement du webinaire
2 personnes
- 26
Installer les intervenants et les présentations
2 personnes
- 27
Accueillir les participants
2 personnes
- 28
Ouverture et annonces pratiques
- 29
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
- 30
Modérer le chat et les questions
2 personnes
- 31
Gérer l'enregistrement et le planning
- 32
Réapprovisionner les boissons
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Répondre aux questions techniques
2 personnes
- 35
Clore et remercier
Suivi
- 36
Sauvegarder l’enregistrement en toute sécurité
- 37
Recueillir les questions des participants
2 personnes
- 38
Partager l’enregistrement et le matériel
- 39
Envoyer un e-mail de remerciement aux intervenants
- 40
Envoyer le formulaire de feedback
- 41
Démonter l’équipement
2 personnes
- 42
Faire la vaisselle
- 43
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 44
Ranger les câbles et le matériel
2 personnes
- 45
Collecter et évacuer les déchets
- 46
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Webcamsqté 2
- Microphones USBqté 3
- Casquesqté 4
- Supports pour trépiedqté 2
- Anneaux lumineuxqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs USB-Cqté 4
- Câbles Ethernetqté 3
- Multiprisesqté 3
- Rallongesqté 3
- Clés USBqté 2
- SSD externe
- Cliqueur de présentation
Mobilier
- Tablesqté 3
- Chaisesqté 6
Décoration
- Bâche de fond
Fournitures de bureau
- Modes opératoires imprimésqté 8
- Badges nominatifsqté 8
- Stylosqté 10
Vaisselle
- Tasses à caféqté 8
- Verresqté 8
- Assiettesqté 8
- Couvertsqté 8
Cuisine
- Bouilloire
- Machine à café
- Thermosqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 2
Nettoyage
- Seau
- Chiffons microfibresqté 6
- Brosse à vaisselle
- Balayette et pelle
- Serre-câbles
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois des horaires précis pour chaque intervention et garde quelques minutes pour les questions, les changements de présentation et les éventuels retards.
- Demande les présentations plusieurs jours avant le webinaire, puis ouvre chaque fichier sur l’ordinateur qui servira à diffuser. Vérifie les vidéos, les polices, les liens et le format d’affichage avant la répétition.
- Ne te fie pas au Wi-Fi du jour J : teste la connexion à l’endroit exact de la présentation et prévois un câble Ethernet, des adaptateurs USB-C, des rallonges et des multiprises de rechange.
- Organise une répétition technique complète avec les intervenants. Teste séparément les webcams, les microphones USB, les casques, le partage d’écran et le passage d’un intervenant à l’autre.
- Prépare l’accueil des intervenants et les pauses avant l’ouverture de la salle virtuelle. Compte les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre de personnes présentes sur place, puis installe le café, le thé et les collations à l’avance.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un webinaire ?
- Prévois au moins 3 à 4 semaines pour un webinaire avec plusieurs intervenants. Ce délai laisse le temps de confirmer les participants, préparer les invitations, traiter les inscriptions et recevoir les présentations.
- Quand envoyer les invitations à un webinaire ?
- Envoie les invitations environ 2 à 3 semaines avant la date prévue. Un rappel 48 heures avant, puis un autre le jour même, réduit les oublis et donne aux participants les informations de connexion au bon moment.
- Quand faire la répétition technique d’un webinaire ?
- Fais une répétition complète entre 2 et 5 jours avant le webinaire. Reprends ensuite un contrôle rapide 30 à 60 minutes avant l’ouverture pour vérifier la connexion, les microphones, les caméras et les présentations.
- Combien de temps à l’avance faut-il recevoir les présentations ?
- Demande les fichiers au moins 3 jours ouvrés avant le webinaire. Tu peux ainsi les tester sur l’ordinateur de diffusion, corriger les problèmes de format et les copier sur une clé USB ou un SSD externe.
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