Cómo organizar un webinar sin fallos de última hora
Organizar un webinar empieza mucho antes de abrir la plataforma. Primero fija el tema, el objetivo y la duración; después confirma a los ponentes y cierra el programa antes de promocionarlo. Las inscripciones, los materiales y la parte técnica deben avanzar en paralelo, pero con fechas límite claras. Reserva el último día para el ensayo, no para recibir presentaciones o descubrir que falta un adaptador.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el tema y el objetivo del webinar
2 personas
- 2
Contactar con los ponentes
- 3
Elaborar el programa y el horario
2 personas
- 4
Reservar la plataforma de webinar
- 5
Configurar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Publicar mensajes promocionales
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar información de los ponentes
- 11
Recibir presentaciones
- 12
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
- 13
Exportar la lista de participantes
- 14
Enviar un recordatorio a los participantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Preparar la técnica y los cables
2 personas
- 17
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
2 personas
- 19
Probar cámaras y micrófonos
2 personas
- 20
Comprobar la conexión a Internet
- 21
Realizar el ensayo técnico
4 personas
- 22
Dar la briefing a los ponentes
3 personas
- 23
Preparar café y té
- 24
Preparar aperitivos y almuerzo
2 personas
Evento
- 25
Abrir el entorno del webinar
2 personas
- 26
Preparar ponentes y presentaciones
2 personas
- 27
Admitir a los participantes
2 personas
- 28
Apertura y avisos generales
- 29
Dar soporte técnico a los ponentes
2 personas
- 30
Moderarar el chat y las preguntas
2 personas
- 31
Supervisar la grabación y el horario
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Responder preguntas técnicas
2 personas
- 35
Hacer el cierre y dar el mensaje de agradecimiento
Seguimiento
- 36
Guardar la grabación de forma segura
- 37
Recopilar las preguntas de los participantes
2 personas
- 38
Compartir la grabación y los materiales
- 39
Enviar un correo de agradecimiento a los ponentes
- 40
Enviar formulario de comentarios
- 41
Desmontar el equipo
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
- 43
Limpiar el espacio
2 personas
- 44
Guardar cables y materiales
2 personas
- 45
Recoger y llevar la basura
- 46
Devolver el equipo prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 2
- Webcamscant. 2
- Micrófonos USBcant. 3
- Auriculares con micrófonocant. 4
- Soportes de trípodecant. 2
- Lámparas de arocant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 4
- Cables Ethernetcant. 3
- Regletascant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Memorias USBcant. 2
- SSD externa
- Clic de presentación
Mobiliario
- Mesascant. 3
- Sillascant. 6
Decoración
- Lona de fondo
Material de oficina
- Guiones impresoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 8
- Bolígrafoscant. 10
Vajilla
- Tazas de cafécant. 8
- Vasoscant. 8
- Platoscant. 8
- Cubiertoscant. 8
Cocina
- Hervidor de agua
- Cafetera
- Termoscant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 2
Limpieza
- Cubo
- Paños de microfibracant. 6
- Cepillo para fregar
- Escoba y recogedor
- Bridas
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el tema, el objetivo y el horario antes de enviar invitaciones. Deja entre 10 y 15 minutos de margen en el programa para preguntas, cambios de ponente o pequeños retrasos.
- Pide las presentaciones y los datos de cada ponente al menos 5 días antes. Comprueba entonces los vídeos, fuentes, enlaces y el formato de pantalla, no durante la emisión.
- Haz un ensayo técnico completo entre 24 y 48 horas antes, con los mismos portátiles, cámaras, micrófonos USB, auriculares y cables que usarás el día del webinar.
- Prueba la conexión a Internet por cable Ethernet y verifica cada cámara y micrófono desde la plataforma elegida. Ten preparados adaptadores USB-C, cables HDMI, regletas y alargadores para evitar improvisaciones.
- Exporta la lista de participantes el día anterior y envía un recordatorio con la hora, el enlace y las instrucciones de acceso. Si también preparas café, té, aperitivos o almuerzo, calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y no de las invitaciones enviadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un webinar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá varios ponentes o promoción pública. Reserva la plataforma y contacta con los ponentes al inicio; deja cerrados el programa y el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico de un webinar?
- Hazlo entre 24 y 48 horas antes de la emisión, con todos los ponentes conectados si es posible. Revisa audio, cámaras, presentaciones, conexión, cambios de pantalla y el procedimiento para abrir y cerrar el webinar.
- ¿Cuánto debe durar un webinar?
- Planifica entre 45 y 90 minutos para una sesión habitual, según el número de ponentes. Incluye una pausa o un bloque de preguntas de 10 a 15 minutos y evita llenar todo el horario sin margen.
- ¿Cuándo se envía el recordatorio de un webinar?
- Envía un primer recordatorio 24 horas antes y, si el público lo necesita, otro entre 30 y 60 minutos antes. Incluye siempre el enlace, la hora con zona horaria y una indicación breve para comprobar el audio y la conexión.
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