Zo organiseer je een wandeltocht met opdrachten
Begin met de route, niet met de opdrachten. Leg eerst afstand, startpunt, finish en beschikbare tijd vast en controleer daarna of je toestemming nodig hebt voor openbare ruimte of locaties. Kies vervolgens opdrachtposten die logisch over de route verdeeld zijn en werk per post uit wat deelnemers moeten doen, welke materialen nodig zijn en wie toezicht houdt. Pas daarna regel je deelnemers, vrijwilligers, catering en de opbouw. Zo voorkom je dat een opdracht niet past bij het terrein of dat materiaal onderweg ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand vastleggen
2 personen
- 2
Opdrachtlocaties selecteren
2 personen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Benodigde toestemming aanvragen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vrijwilligers indelen
- 9
Route opnieuw controleren
2 personen
- 10
Opdrachten uitwerken
2 personen
- 11
Opdrachtkaarten printen
- 12
Routekaarten printen
- 13
Deelnemerslijst afdrukken
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koud zetten
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Materialen per post verdelen
2 personen
- 18
Routepijlen bundelen
2 personen
Event
- 19
Starttafel klaarzetten
3 personen
- 20
Finishlocatie opbouwen
5 personen
- 21
Routepijlen plaatsen
3 personen
- 22
Opdrachtposten inrichten
4 personen
- 23
Catering klaarzetten
3 personen
- 24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 25
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 26
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 27
Startuitleg geven
2 personen
- 28
Deelnemers registreren
2 personen
- 29
Opdrachtpost één begeleiden
2 personen
- 30
Opdrachtpost twee begeleiden
2 personen
- 31
Opdrachtpost drie begeleiden
2 personen
- 32
Opdrachtpost vier begeleiden
2 personen
- 33
Route en veiligheid controleren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Finishers verwelkomen
3 personen
- 36
Hapjes en soep serveren
3 personen
- 37
Antwoorden nakijken
2 personen
- 38
Winnaars bekendmaken
- 39
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
Nazorg
- 40
Routepijlen verwijderen
3 personen
- 41
Meubilair afbreken
4 personen
- 42
Afval verzamelen
3 personen
- 43
Servies afwassen
2 personen
- 44
Locatie schoonmaken
3 personen
- 45
Materialen inventariseren
2 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Overgebleven voedsel opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Powerbanksaantal 4
- Megafoon
- Walkietalkiesaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 40
- Pionnenaantal 20
- Touwaantal 4
- Stopwatchesaantal 4
- Balaantal 2
- Hoepelsaantal 4
- Blinddoekenaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Waterdichte opbergboxenaantal 4
- Routekaartenaantal 60
- Opdrachtkaartenaantal 20
- Antwoordformulierenaantal 60
- Klembordenaantal 10
- Pennenaantal 70
- Markeerstiftenaantal 12
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Soepkommenaantal 50
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilset
- Eerste hulp kit
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route eerst volledig uit en loop hem minstens één keer na. Controleer daarbij kruisingen, smalle paden, rustpunten en de plekken waar routepijlen en opdrachtposten komen.
- Zet opdrachtlocaties niet alleen op de kaart, maar maak per post een korte werkinstructie. Noteer de opdracht, maximale groepsgrootte, benodigde spullen en de oplossing of score.
- Verdeel materialen per post in aparte, waterdichte opbergboxen. Voeg routepijlen, pionnen, touw, stopwatches en eventuele spelmaterialen vooraf toe, zodat vrijwilligers niet op de startlocatie hoeven te sorteren.
- Instrueer vrijwilligers vóór de deelnemers arriveren. Reken minimaal 15 minuten per post voor uitleg en laat iedereen weten wie bereikbaar is via walkietalkie of telefoon als een groep verdwaalt of een post uitloopt.
- Controleer de finish op praktische zaken die vaak te laat worden geregeld: voldoende tafels, gekoelde dranken, bekers, verlichting en stroom. Test een bluetoothspeaker en verlengkabels vóór de opbouw en houd powerbanks achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een wandeltocht met opdrachten te organiseren?
- Reken op 4 tot 6 weken voor een tocht met meerdere opdrachtposten. Vraag toestemming en reserveer locaties bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf; de route en opdrachten moeten uiterlijk 7 dagen voor de tocht definitief zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandeltocht met opdrachten?
- Plan minimaal één vrijwilliger per opdrachtpost en daarnaast één persoon bij de start en één bij de finish. Bij meer dan 30 deelnemers is een extra routebegeleider of mobiel aanspreekpunt verstandig.
- Hoeveel opdrachten zet je op een wandelroute?
- Gebruik ongeveer één opdracht per 1 tot 1,5 kilometer, zodat deelnemers blijven doorlopen. Bij een tocht van 5 kilometer kom je meestal uit op 3 tot 5 posten, afhankelijk van de groepsgrootte en de tijd per opdracht.
- Wanneer moet je routekaarten en opdrachtkaarten printen?
- Print de kaarten 2 tot 3 dagen vooraf, nadat de route opnieuw is gecontroleerd. Houd per opdrachtpost minstens één reserve-exemplaar en neem de deelnemerslijst op papier mee naar de start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!