Organiser une randonnée avec défis, étape par étape

Une randonnée avec défis se prépare d’abord sur le papier : parcours, distance, lieux de mission et horaires doivent être cohérents avant d’inviter qui que ce soit. Prévoyez ensuite les autorisations, les inscriptions et une équipe de bénévoles identifiable. Les cartes, les flèches et le matériel des épreuves se préparent séparément, puis sont vérifiés sur place. Le jour J, l’accueil, l’orientation et la clôture demandent chacun un responsable précis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Sélectionner les lieux de mission
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Demander l’autorisation nécessaire
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
9
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
10
Élaborer les missions
2 personnes
11
Imprimer les cartes de mission
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
13
Imprimer la liste des participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Distribuer les documents par courrier
2 personnes
18
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes

Événement

19
Installer la table de départ
3 personnes
20
Installer le site de clôture
5 personnes
21
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
22
Aménager les points de mission
4 personnes
23
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Donner les consignes de départ
2 personnes
28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Accompagner le point de mission 1
2 personnes
30
Encadrer le poste de mission deux
2 personnes
31
Encadrer le point de mission trois
2 personnes
32
Encadrer le poste 4
2 personnes
33
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Accueillir les finishers
3 personnes
36
Servir les amuse-bouches et la soupe
3 personnes
37
Vérifier les réponses
2 personnes
38
Annonce des gagnants
39
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

40
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
41
Démonter le mobilier
4 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Inventorier le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Stocker les restes alimentaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Cordeqté 4
Chronomètresqté 4
Ballonqté 2
Cerceauxqté 4
Masquesqté 8
Mètres rubansqté 4
Boîtes de rangement étanchesqté 4
Cartes d'itinéraireqté 60
Cartes de missionqté 20
Formulaires de réponseqté 60
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 70
Marqueursqté 12
Prixqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Bol à soupeqté 50
Louchesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et sa distance avant de choisir les missions. Repérez les lieux accessibles, notez les horaires de passage et prévoyez une solution de repli pour chaque point exposé à la météo.
Demandez les autorisations et réservez le lieu suffisamment tôt pour avoir le temps d’adapter l’itinéraire. Une dernière vérification sur le terrain quelques jours avant le départ permet de repérer un accès fermé ou un balisage manquant.
Fermez les inscriptions avec un délai qui laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les listes, cartes d’itinéraire et cartes de mission. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par poste et faites un briefing avant l’ouverture. Pour un parcours étendu, prévoyez des talkies-walkies, des batteries externes et un responsable joignable à tout moment.
Installez le départ, les points de mission et le site de clôture dans cet ordre. Testez la sonorisation, placez les flèches avant l’arrivée des participants et mettez les boissons au frais au moins quelques heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée avec défis ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour construire le parcours, obtenir les autorisations, réserver le lieu et ouvrir les inscriptions. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour vérifier l’itinéraire, imprimer les documents et préparer le matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée avec défis ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par point de mission et 1 personne mobile pour les imprévus. Ajoutez un responsable du parcours et une personne pour la clôture, soit souvent 6 à 10 bénévoles pour un format de taille moyenne.
Quand installer les flèches et les points de mission ?: Installez le balisage le jour même, environ 2 à 3 heures avant le départ, afin d’éviter qu’il soit déplacé ou retiré. Contrôlez chaque flèche et chaque point de mission juste avant l’ouverture.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une randonnée ?: Prévoyez au minimum 0,5 litre d’eau par participant pour le parcours, davantage par temps chaud. Ajoutez des gobelets réutilisables, des carafes et une réserve séparée pour les bénévoles et le site de clôture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.