Wandertour organisieren: Schritt für Schritt planen
Bei einer Wandertour mit Aufgaben entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst genügend Zeit für Genehmigungen, Stationsmaterial, Helfer und die Versorgung am Start und Ziel. Beginne mit Route und Einsatzorten, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe die Strecke kurz vor dem Termin erneut und verteile Materialien so, dass jede Station vollständig aufgebaut werden kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
- 2
Einsatzorte auswählen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Erforderliche Genehmigung beantragen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige einteilen
- 9
Route erneut prüfen
2 Personen
- 10
Aufträge ausarbeiten
2 Personen
- 11
Aufgabenkarten drucken
- 12
Routenkarten ausdrucken
- 13
Teilnehmerliste ausdrucken
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Materialien nach Posten verteilen
2 Personen
- 18
Wegweiser bündeln
2 Personen
Event
- 19
Starttisch aufstellen
3 Personen
- 20
Zielort aufbauen
5 Personen
- 21
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 22
Aufgabenstationen einrichten
4 Personen
- 23
Catering bereitstellen
3 Personen
- 24
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 25
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Startinformationen geben
2 Personen
- 28
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 29
Aufgabenstation eins betreuen
2 Personen
- 30
Aufgabenstation zwei begleiten
2 Personen
- 31
Posten drei betreuen
2 Personen
- 32
Aufgabenstation vier betreuen
2 Personen
- 33
Route und Sicherheit kontrollieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Finisher begrüßen
3 Personen
- 36
Snacks und Suppe servieren
3 Personen
- 37
Antworten überprüfen
2 Personen
- 38
Gewinner bekanntgeben
- 39
Die letzten Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 41
Möbel abbauen
4 Personen
- 42
Abfall sammeln
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Übrig gebliebenes Essen lagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 50
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- PowerbanksAnz. 4
- Megafon
- Walkie-TalkiesAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 40
- KegelAnz. 20
- SeilAnz. 4
- StoppuhrenAnz. 4
- BallAnz. 2
- ReifenAnz. 4
- AugenbindenAnz. 8
- MessbänderAnz. 4
- Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 4
- RoutenpläneAnz. 60
- AufgabenkartenAnz. 20
- AntwortformulareAnz. 60
- KlemmbretterAnz. 10
- StifteAnz. 70
- MarkerAnz. 12
- PreiseAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- Erste-Hilfe-Set
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Entfernung zuerst fest und plane danach die Aufgabenstationen. Prüfe die Strecke mindestens einmal nach der ersten Planung und ein zweites Mal kurz vor der Tour auf Umleitungen oder schwer erkennbare Abschnitte.
- Kläre Genehmigungen und reserviere den benötigten Ort frühzeitig. Rechne für Rückfragen und Änderungen mindestens zwei bis drei Wochen Puffer ein, besonders wenn Start oder Ziel öffentlich zugänglich sind.
- Erfasse bei der Anmeldung neben der Teilnehmerzahl auch Ernährungswünsche. Teile Freiwillige festen Stationen zu und weise sie vor dem Start persönlich ein, damit niemand erst während der Tour nach Material oder Aufgaben fragen muss.
- Bereite Aufgabenkarten, Routenkarten und die Teilnehmerliste ausgedruckt vor. Packe das Material anschließend stationsweise in wasserdichte Aufbewahrungsboxen und beschrifte jede Box mit dem jeweiligen Einsatzort.
- Baue Start und Ziel vor dem Eintreffen der Gruppe auf und teste die Beschallungsanlage. Stelle Getränke kalt, bereite Snacks vor und plane für das Verteilen, Aufstellen und spätere Einsammeln der Wegweiser ausreichend Zeit ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Wandertour organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Route, Einsatzorten und Reservierungen. Genehmigungen solltest du spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin beantragen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Wandertour mit Stationen?
- Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Aufgabenstation sowie zusätzliche Hilfe für Start und Ziel ein. Bei mehr als fünf Stationen ist eine zentrale Ansprechperson mit Walkie-Talkie besonders hilfreich.
- Wann soll man die Route einer Wandertour noch einmal prüfen?
- Prüfe die Route direkt nach der ersten Ausarbeitung und erneut innerhalb der letzten sieben Tage vor der Tour. Kontrolliere dabei Wegweiser, Entfernungen, Stationsorte und mögliche Sperrungen.
- Wie viel Getränke braucht man für eine Wandertour?
- Rechne bei einer mehrstündigen Tour mit mindestens 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und stelle am Start und Ziel zusätzliche Getränke bereit. Kühle die Getränke am Vortag und verteile sie erst kurz vor Beginn.
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