Een Walima-feest organiseren: zo pak je het aan

Begin een Walima-feest niet met decoratie, maar met het aantal gasten, de locatie en de maaltijd. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, leg je dieetwensen en allergenen vast en maak je de definitieve gastenlijst. Daarna werk je de tafelindeling, catering, leveringen en benodigdheden uit. Plan de laatste week vooral voor houdbare boodschappen, drukwerk en bevestigingen; verse producten, gekoelde dranken en de opbouw komen pas kort voor het feest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Cateringmenu vaststellen
3 personen
8
Allergenen per gerecht noteren
2 personen
9
Locatie reserveren
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Servies en glaswerk reserveren
12
Buffetindeling bepalen
2 personen
13
Zitplan maken
2 personen
14
Tafelnummers voorbereiden
15
Menukaarten printen
16
Naamkaartjes printen
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Houdbare boodschappen doen
3 personen
20
Verse boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Decoratie sorteren
2 personen
23
Muziek afspeellijst maken
24
Techniek testen
2 personen
25
Routebordjes voorbereiden
26
Toiletten controleren
2 personen
27
Buffetgerechten voorbereiden
5 personen
28
Desserts voorbereiden
3 personen
29
Salades voorbereiden
3 personen
30
Broodmanden vullen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Buffettafels opstellen
3 personen
36
Tafels dekken
5 personen
37
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bloemstukken plaatsen
2 personen
40
Verlichting ophangen
3 personen
41
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
42
Buffet warmhouden
3 personen
43
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
44
Welkomsttafel inrichten
2 personen
45
Parkeerbordjes plaatsen
2 personen
46
Garderobe inrichten
2 personen

Event

47
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
48
Gasten verwelkomen
3 personen
49
Jassen aannemen
2 personen
50
Welkomstdrank serveren
3 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffet serveren
5 personen
56
Buffetgerechten aanvullen
4 personen
57
Gebedsruimte netjes houden
58
Gebak aansnijden
2 personen
59
Dessert serveren
3 personen
60
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
61
Toiletten tussendoor controleren
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Servies verzamelen
4 personen
65
Restanten veilig koelen
3 personen
66
Buffet afbreken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
69
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
70
Vloeren vegen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
73
Servies afwassen
4 personen
74
Afval afvoeren
2 personen
75
Gehuurde spullen controleren
2 personen
76
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Restanten verdelen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 110
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 120
Dranktafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 120
Waterglazenaantal 140
Theeglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 24
Opscheplepelsaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Tafellopersaantal 12
Servettenringenaantal 120
Kunstbloemstukkenaantal 14
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12
Menukaartenaantal 120
Naamkaartjesaantal 110
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 250
Slingerbanenaantal 6
Kaarsenaantal 36
Kaarsenhoudersaantal 36

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 12
Inductiekookplatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelkastenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Laptop

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Voedselbakkenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst eerst voorlopig en verwerk aanmeldingen tot een definitieve lijst. Gebruik die lijst voor het aantal stoelen, servies, glazen en porties; houd voor servies enkele extra sets achter de hand.
Leg dieetwensen en allergenen per gerecht vast voordat je het cateringmenu definitief maakt. Zo kan de cateraar niet alleen het aantal porties, maar ook aparte bereidingen en duidelijke aanduidingen voorbereiden.
Bepaal de buffetindeling voordat de tafels worden geplaatst. Zet borden aan het begin, bestek en servetten aan het einde en plan een aparte dranktafel, zodat de rij bij het buffet niet vastloopt.
Maak het zitplan en de tafelnummers pas nadat de definitieve gastenlijst bekend is. Print naamkaartjes en menukaarten uiterlijk enkele dagen vooraf; wijzigingen op de dag zelf zorgen snel voor verwarring.
Bevestig leveringen, techniek en locatie in de laatste week en test muziek en apparatuur vóór de gasten arriveren. Koel dranken pas volgens de beschikbare koelruimte en zet routebordjes en het welkomstbord klaar tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Walima-feest organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en catering. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en menu voldoende vaststaan; plan de definitieve gastenlijst en laatste leveringsbevestigingen in de laatste 7 dagen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een Walima-feest?: Bepaal het aantal maaltijdporties op basis van de definitieve gastenlijst en tel voor onverwachte gasten ongeveer 5 tot 10 procent extra mee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en het weer.
Wanneer maak je het zitplan voor een Walima-feest?: Maak het zitplan nadat de aanmeldtermijn is verstreken en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Print tafelnummers en naamkaartjes pas daarna, zodat wijzigingen niet tot dubbel werk leiden.
Wat moet je de dag voor een Walima-feest regelen?: Doe de laatste controle van catering, leveringen, tafels, stoelen, servies en techniek 1 dag vooraf. Sorteer decoratie, zet drukwerk klaar en koel dranken zodra je voldoende koelruimte hebt; verse boodschappen en buffetopbouw plan je zo laat mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.