Walima-Feier organisieren: der praktische Ablauf
Bei einer Walima-Feier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Tag selbst Ruhe bleibt. Beginne mit Gästeliste, Einladungen und Location, bevor du Catering und Sitzordnung festlegst. Danach klärst du Geschirr, Möbel, Dekoration und Lieferungen anhand der endgültigen Personenzahl. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Rückmeldungen, Einkäufe, Getränkekühlung und den Techniktest ein – diese Schritte werden besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 7
Cateringmenü festlegen
3 Personen
- 8
Allergene je Gericht notieren
2 Personen
- 9
Location reservieren
- 10
Tische und Stühle reservieren
- 11
Geschirr und Gläser reservieren
- 12
Buffetaufteilung festlegen
2 Personen
- 13
Sitzplan erstellen
2 Personen
- 14
Tischnummern vorbereiten
- 15
Menükarten drucken
- 16
Namensschilder drucken
- 17
Lieferungen bestätigen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
- 20
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Dekoration sortieren
2 Personen
- 23
Musik-Playlist erstellen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Wegweiser vorbereiten
- 26
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 27
Buffetgerichte vorbereiten
5 Personen
- 28
Desserts vorbereiten
3 Personen
- 29
Salate vorbereiten
3 Personen
- 30
Brotkörbe füllen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 32
Location öffnen
2 Personen
- 33
Tische aufstellen
4 Personen
- 34
Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Buffetische aufstellen
3 Personen
- 36
Tische eindecken
5 Personen
- 37
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 40
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 41
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
- 42
Buffet warm halten
3 Personen
- 43
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
- 44
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 45
Parkschilder aufstellen
2 Personen
- 46
Garderobe einrichten
2 Personen
Event
- 47
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 48
Gäste begrüßen
3 Personen
- 49
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 50
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet eröffnen
2 Personen
- 55
Buffet servieren
5 Personen
- 56
Buffetgerichte auffüllen
4 Personen
- 57
Gebetsraum ordentlich halten
- 58
Gebäck anschneiden
2 Personen
- 59
Dessert servieren
3 Personen
- 60
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 62
Mülleimer leeren
2 Personen
- 63
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Geschirr sammeln
4 Personen
- 65
Reste sicher kühlen
3 Personen
- 66
Buffet abbauen
4 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 69
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 70
Böden fegen
3 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 73
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 74
Abfall entsorgen
2 Personen
- 75
Gemietete Gegenstände kontrollieren
2 Personen
- 76
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
- 78
Fundsachen sammeln
- 79
Restposten verteilen
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Runde TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- StühleAnz. 110
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- GarderobenbügelAnz. 120
- GetränketischeAnz. 4
- HockerAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- SuppenschalenAnz. 120
- WassergläserAnz. 140
- TeegläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- MesserAnz. 130
- GabelnAnz. 130
- LöffelAnz. 130
- ServierschalenAnz. 24
- ServierlöffelAnz. 24
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- TischläuferAnz. 12
- ServiettenringeAnz. 120
- KunstblumenarrangementsAnz. 14
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 120
- NamensschilderAnz. 110
- BallonbögenAnz. 2
- BallonsAnz. 250
- RutschbahnenAnz. 6
- KerzenAnz. 36
- KerzenhalterAnz. 36
Ausstattung
- WarmhaltebehälterAnz. 12
- InduktionskochplattenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- KühlschränkeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mischpult
- Laptop
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KochmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 6
- FrischhaltefolieAnz. 6
- LebensmittelboxenAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Erst danach lassen sich Menü, Allergene, Sitzplan sowie die benötigte Zahl an Tellern, Gläsern und Stühlen zuverlässig bestätigen.
- Bestätige Location, runde Tische, Buffetische und Stühle mindestens 14 Tage vorher. Prüfe dabei auch Empfangstisch, Getränketische, Garderobenständer und Abfallbehälter, weil diese Ausstattung oft nicht automatisch enthalten ist.
- Ordne jedem Gericht die enthaltenen Allergene zu und gib die Informationen auf den Menükarten oder direkt am Buffet an. Plane für die Buffetaufteilung außerdem eigene Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen ein.
- Erledige haltbare Einkäufe einige Tage vorher und kaufe frische Lebensmittel erst kurz vor der Feier. Getränke sollten am Vortag in Kühlboxen oder Kühlschränken gekühlt werden, damit sie zum Empfang bereitstehen.
- Bereite Tischnummern, Namensschilder, Wegweiser und das Willkommensschild spätestens am Vorabend vor. Teste Musik und Technik mindestens 2 Stunden vor Beginn und stelle Tischdecken, Tischläufer und Dekoration dann nach dem Sitzplan auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Walima-Feier planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Suche nach einer Location. Spätestens 14 Tage vor der Feier sollten Möbel, Catering und Geschirr reserviert sein.
- Wann muss die Gästeliste für eine Walima-Feier feststehen?
- Setze einen Rückmeldetermin etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Die endgültige Liste sollte spätestens 7 Tage vorher abgeschlossen sein, damit Menü, Sitzplan und Mengen angepasst werden können.
- Wie viele Teller und Gläser braucht man für eine Walima-Feier?
- Plane pro eingeladener Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und zusätzliches Besteck ein. Bei Selbstbedienung am Buffet sind außerdem mindestens zwei bis drei Servierschalen und passende Servierutensilien pro Buffetbereich sinnvoll.
- Was sollte man am Tag der Walima-Feier zuerst erledigen?
- Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Empfang mit Möbeln, Tischaufteilung und Buffetaufbau. Danach folgen Dekoration, Menükarten, Namensschilder und Wegweiser; Getränke sollten spätestens 2 Stunden vorher gekühlt bereitstehen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!