Comment organiser une fête de Walima sans rien oublier

Une fête de Walima se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et leurs besoins alimentaires, puis le lieu, le traiteur et l’aménagement de la salle. Prévoyez ensuite la vaisselle, les boissons, les indications pour les invités et les derniers essais techniques. Le point souvent négligé est la coordination des livraisons et des produits frais. Ce plan vous aide à répartir les 79 tâches dans le temps, jusqu’à l’installation du buffet et de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
7
Définir le menu du catering
3 personnes
8
Noter les allergènes par plat
2 personnes
9
Réserver le lieu
10
Réserver des tables et des chaises
11
Réserver la vaisselle et les verres
12
Définir la disposition du buffet
2 personnes
13
Établir le plan de salle
2 personnes
14
Préparer les numéros de table
15
Imprimer les menus
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Confirmer les livraisons
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
20
Faire les courses de produits frais
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Trier la décoration
2 personnes
23
Créer la playlist musicale
24
Tester la technique
2 personnes
25
Préparer les panneaux d’itinéraire
26
Vérifier les toilettes
2 personnes
27
Préparer les plats du buffet
5 personnes
28
Préparer les desserts
3 personnes
29
Préparer les salades
3 personnes
30
Remplir les paniers à pain
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer les tables de buffet
3 personnes
36
Dresser les tables
5 personnes
37
Placer les badges nominatifs
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Placer les compositions florales
2 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Installer le système de sonorisation
2 personnes
42
Maintenir le buffet au chaud
3 personnes
43
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
44
Installer la table d’accueil
2 personnes
45
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
46
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

47
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
48
Accueillir les invités
3 personnes
49
Prendre les vestes
2 personnes
50
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Servir le buffet
5 personnes
56
Réapprovisionner les plats du buffet
4 personnes
57
Maintenir la salle de prière propre
58
Découper le gâteau
2 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
61
Vérifier les toilettes entre-temps
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Rassembler la vaisselle
4 personnes
65
Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
66
Démonter le buffet
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter la sono
2 personnes
69
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
70
Balayer les sols
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
73
Faire la vaisselle
4 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Vérifier les articles loués
2 personnes
76
Retourner le matériel loué
2 personnes
77
Ranger les affaires restantes
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Répartir les restes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 12
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 110
Table d’accueil
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 120
Tables pour boissonsqté 4
Tabouretsqté 8
Glacièresqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à théqté 120
Tasses à caféqté 120
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 24
Louchesqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Chemins de tableqté 12
Rond de servietteqté 120
Compositions florales artificiellesqté 14
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Cartes de menuqté 120
Badges nominatifsqté 110
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 250
Parcours à obstaclesqté 6
Bougiesqté 36
Bougeoirsqté 36

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 12
Plaques à inductionqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Réfrigérateursqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Bacs alimentairesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la fête par la liste des invités, les invitations et la réservation du lieu. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin de finaliser le nombre de repas au moins 10 jours avant.
Réservez les tables rondes, les tables de buffet, les chaises et la vaisselle en fonction du nombre définitif d’invités. Gardez une marge d’environ 10 % pour les assiettes, verres et couverts, surtout si le service se fait en plusieurs temps.
Finalisez le menu avec le traiteur 2 à 3 semaines avant et associez chaque plat à ses allergènes. Imprimez les menus après cette validation : une modification tardive peut rendre les informations affichées incorrectes.
Organisez la salle avant le jour J : accueil près de l’entrée, vestiaire avec portants et cintres, tables de boissons séparées du buffet et numéros de table visibles. Testez aussi la technique et préparez les panneaux d’itinéraire au plus tard la veille.
Faites les achats non périssables 5 à 7 jours avant, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Refroidissez les boissons la veille, confirmez chaque livraison et vérifiez la liste des courses avant le début de l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de Walima ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, la réservation de la salle et du mobilier prennent le plus de temps ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les achats.
Quand envoyer les invitations pour une Walima ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse fixée 2 à 3 semaines avant. Vous pourrez alors établir la liste définitive des invités et transmettre le nombre exact de repas au traiteur.
Combien de vaisselle prévoir pour une fête de Walima ?: Prévoyez au minimum une assiette, un verre et un jeu de couverts par invité et par service, avec environ 10 % de réserve. Pour un buffet ou plusieurs passages, cette marge évite de manquer d’assiettes à dîner, d’assiettes à dessert ou de verres.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Mettez les boissons au frais la veille et confirmez les horaires de livraison avant le jour de la fête.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.