Zo organiseer je een vrijwilligersavond

Begin met de datum en ruimte en werk daarna in vaste rondes: gasten uitnodigen, eten en drinken vastleggen, materialen controleren en de avond opbouwen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je niet op het laatste moment aparte maaltijden hoeft te regelen. Plan op de dag zelf tijd voor ventileren, tafels zetten, techniek testen en de welkomsttafel inrichten. Met dit plan houd je overzicht over 49 taken en 33 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en ruimte bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dieetmaaltijden apart inkopen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Programma en tafelkaarten printen
13
Muziek afspeellijst maken
14
Presentjes inpakken
2 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimtes ventileren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffettafels plaatsen
2 personen
19
Tafelkleden neerleggen
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Welkomsttafel inrichten
2 personen
22
Garderobe inrichten
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
28
Soep opwarmen
2 personen
29
Dieetgerechten apart labelen
30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Buffet en tafels bijhouden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee bijvullen
2 personen
37
Presentjes uitdelen
2 personen
38
Taart en desserts serveren
2 personen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Eten en drank opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkleedensetsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en zet een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo houd je nog tijd over om de definitieve gastenlijst, dieetmaaltijden en boodschappen af te ronden.
Verstuur vijf tot zeven dagen voor de avond een herinnering. Vraag daarin alleen om wijzigingen in aanwezigheid of dieetwensen; zo voorkom je last-minute aanpassingen aan het buffet.
Controleer de boodschappenlijst aan de hand van de definitieve gastenlijst en houd dieetmaaltijden apart herkenbaar. Zet voor het buffet serveerschalen, opscheplepels en serveertangen klaar voordat gasten binnenkomen.
Plan minimaal twee uur opbouwtijd. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, buffet- en welkomsttafel inrichten, versiering ophangen en de geluidsinstallatie testen.
Zet koffie, thee en water op een vaste plek en richt de garderobe vóór de ontvangst in. Controleer ook verlengkabels, draagbare speakers, koelboxen en verlichting, omdat die spullen vaak pas bij de opbouw worden gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een vrijwilligersavond organiseren?: Bevestig datum en ruimte ongeveer vier weken vooraf en verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de avond. Plan de definitieve gastenlijst en boodschappen in de laatste week.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een vrijwilligersavond?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk zeven dagen vooraf. Dan kun je aparte dieetmaaltijden nog samen met de gewone boodschappen inkopen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijwilligersavond op te bouwen?: Reken op minimaal twee uur opbouwtijd vóór de ontvangst. Daarin zet je tafels, stoelen en buffet klaar, richt je de garderobe en welkomsttafel in en test je muziek en verlichting.
Wanneer stuur je een herinnering voor een vrijwilligersavond?: Stuur de herinnering vijf tot zeven dagen vooraf. Vermeld de aanvangstijd en vraag deelnemers om wijzigingen in aanwezigheid of dieetwensen meteen door te geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.