Organiser une soirée des bénévoles, étape par étape

Une soirée des bénévoles se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant d’envoyer les invitations et de suivre les inscriptions. Les réponses servent à prévoir les besoins alimentaires, les repas spéciaux et la quantité de vaisselle. La dernière semaine, verrouillez la liste des invités, les courses, le programme et les cadeaux. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, le buffet, le vestiaire et la sonorisation avant l’arrivée des premiers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la salle
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des invités
8
Vérifier la liste des courses
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Acheter séparément les repas spéciaux
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Imprimer le programme et les cartes de table
13
Créer la playlist musicale
14
Emballer les cadeaux
2 personnes

Événement

15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Aérer les espaces
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer les tables du buffet
2 personnes
19
Disposer les nappes
2 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Installer la table d’accueil
2 personnes
22
Aménager le vestiaire
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
28
Réchauffer la soupe
2 personnes
29
Étiqueter séparément les plats diététiques
30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Gérer le buffet et les tables
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
37
Distribuer les cadeaux
2 personnes
38
Servir le gâteau et les desserts
2 personnes
39
Annoncer le dernier tour
40
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Éteindre l’équipement
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Sets de nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 3
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Plats de service avec couvercleqté 4

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 60
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 5
Balais à main et pellesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et la salle avant de rédiger les invitations. Envoyez-les assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux bénévoles pour répondre et signaler un régime alimentaire.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau, mais attendez la date limite avant de faire la liste définitive. Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant cette échéance : c’est souvent le meilleur moment pour récupérer les réponses manquantes.
Séparez les repas spéciaux de la liste de courses principale. Achetez-les à part après avoir vérifié chaque besoin alimentaire, afin d’éviter qu’une option adaptée soit oubliée au moment du buffet.
Ne gardez pas l’installation pour la dernière demi-heure. Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’accueil pour aérer, placer les tables et les chaises, installer le buffet, préparer le vestiaire et raccorder les enceintes.
Préparez les éléments visibles avant l’arrivée du public : programme, cartes de table, porte-noms, panneau d’accueil et cadeaux emballés. Le café et le thé peuvent être lancés ensuite, environ 20 à 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant cette échéance.
Quand établir la liste définitive des invités ?: Faites-la dès que la date limite d’inscription est passée, généralement 7 à 10 jours avant la soirée. Utilisez cette liste pour vérifier les repas spéciaux, les cartes de table, les porte-noms et les quantités à acheter.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’aération, les tables et les chaises, le buffet, les nappes, la décoration, le vestiaire et le raccordement de la sonorisation.
Quand préparer le café et le thé pour la soirée ?: Préparez le matériel avant l’arrivée des invités et lancez les boissons chaudes environ 20 à 30 minutes avant le début. Gardez les tasses, les verres, les assiettes et les couverts regroupés près du buffet pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.