Freiwilligenabend organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Freiwilligenabend gelingt, wenn du zuerst Termin und Raum festlegst und danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung koordinierst. Plane die Rückmeldungen früh ein, damit Ernährungswünsche nicht kurz vor Beginn separat gelöst werden müssen. Am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten: Räume lüften, Tische stellen, Buffet vorbereiten und Technik testen. Dieser Ablauf hilft dir außerdem, typische Lücken bei Garderobe, Namensschildern, Kaffee und Geschenken rechtzeitig zu erkennen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2
Einladungen erstellen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
9
Einkaufen gehen
2 Personen
10
Diätmahlzeiten separat einkaufen
11
Getränke kühlen
2 Personen
12
Programm und Tischkarten drucken
13
Musik-Playlist erstellen
14
Geschenke einpacken
2 Personen

Event

15
Location öffnen
2 Personen
16
Räume lüften
2 Personen
17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
18
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
19
Tischdecken auslegen
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
3 Personen
21
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
22
Garderobe einrichten
2 Personen
23
Musikanlage anschließen
2 Personen
24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
25
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
28
Suppe aufwärmen
2 Personen
29
Diätgerichte separat kennzeichnen
30
Gäste empfangen
3 Personen
31
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
33
Buffet eröffnen
2 Personen
34
Buffet und Tische im Blick behalten
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
37
Give-aways verteilen
2 Personen
38
Torten und Desserts servieren
2 Personen
39
Letzte Runde ankündigen
40
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Abfall sammeln
2 Personen
44
Dekoration entfernen
2 Personen
45
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
46
Location reinigen
3 Personen
47
Geräte ausschalten
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
TischdeckensetsAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 50
GirlandenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 60
Willkommensschild

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 5
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Raum zuerst und verschicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist. Plane mindestens 10 bis 14 Tage für Anmeldungen und Ernährungswünsche ein.
Erstelle nach Ablauf der Anmeldefrist eine endgültige Gästeliste und prüfe sie direkt gegen Einkaufsliste und Tischkarten. Kaufe Sonderkost separat, damit sie am Buffet eindeutig zugeordnet werden kann.
Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Kaffee, Tee, Geschirr und Besteck getrennt vom Buffet bereit. So entsteht beim Eintreffen der Gäste keine Schlange an einer einzigen Station.
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: erst lüften und Tische und Stühle stellen, danach Buffet, Tischdecken, Dekoration, Willkommenstisch und Garderobe einrichten. Schließe Lautsprecher und Verlängerungskabel an, bevor die Gäste kommen.
Drucke Programm, Tischkarten und Namensschilder spätestens am Vortag und packe Geschenke ebenfalls vorher ein. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für einen kurzen Techniktest und die Kontrolle von Beleuchtung, Getränken und Sondermahlzeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenabend planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Bestätigung von Datum und Raum. Verschicke die Einladungen mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Abend und setze die Rückmeldefrist etwa 10 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Freiwilligenabend?: Rechne mit mindestens 90 Minuten für einen Raum mit Tischen, Stühlen, Buffet, Dekoration und Technik. Bei mehreren Räumen oder vielen Tischkarten sind 2 Stunden realistischer.
Wann sollte ich Getränke und Essen für den Freiwilligenabend einkaufen?: Kaufe haltbare Lebensmittel und Sonderkost 2 bis 3 Tage vorher. Frische Speisen besorgst du am selben Tag oder am Vortag; Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Wie erfasse ich Ernährungswünsche für einen Freiwilligenabend?: Frage sie bereits mit der Einladung ab und schließe die Liste spätestens 10 Tage vor dem Termin. Markiere die separaten Mahlzeiten eindeutig und bewahre sie bis zur Ausgabe getrennt vom übrigen Buffet auf.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.