Zo organiseer je een vrijmarkt zonder last-minute chaos

Begin een vrijmarkt niet met tafels neerzetten, maar met het terrein, de datum en de regels. Daarna leg je de aanmeldingen vast, deel je standplaatsen in en maak je een rooster voor opbouw, toezicht en opruimen. Regel vergunning, verzekering en leveranciers vroeg; juist die onderdelen worden vaak te laat gecontroleerd. Op de dag zelf bepalen duidelijke routes, standnummerbordjes, kassa’s en een korte terreincontrole of alles soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Plattegrond van terrein maken
2 personen
5
Verkoopregels opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Standplaatsen indelen
2 personen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Leveranciersafspraken bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Kassa's voorbereiden
2 personen
19
Bordjes en routekaarten maken
2 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen

Event

21
Terrein en ingang controleren
3 personen
22
Parkeer- en looproutes markeren
3 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Tenten opbouwen
6 personen
25
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
26
Verkoopvakken uitzetten
3 personen
27
Informatiebalie inrichten
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
3 personen
29
Eten en drinken koelen
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
33
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
34
Informatiebalie bemannen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes aanvullen
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Looproutes vrijhouden
2 personen
41
Gevonden voorwerpen registreren
42
Verkoop afronden aankondigen
43
Deelnemers uit laten laden
4 personen

Nazorg

44
Kassa's afsluiten
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Tenten afbreken
6 personen
47
Afval verzamelen
4 personen
48
Terrein schoonmaken
4 personen
49
Servies en materialen reinigen
3 personen
50
Materialen drogen en opslaan
3 personen
51
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen
54
Vergunningvoorwaarden afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 6
Handportofoonsaantal 6
Contantgeldkistjesaantal 3
Kassabonnenblokkenaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Portemonnees voor wisselgeldaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Tangenaantal 4
Meetlintenaantal 3
Scharenaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Gewichtszakkenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Standnummerbordjesaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelservetraysaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Melkkannetjesaantal 6
Suikerpottenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiemiddelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond vast voordat je deelnemers bevestigt. Reserveer ruimte voor de ingang, looproutes, parkeerbewegingen, tenten en eventuele stroompunten; geef iedere stand daarna een nummer.
Stuur de verkoopregels mee met het aanmeldformulier en herhaal ze bij de bevestiging. Noteer ook dieetwensen en andere praktische informatie uiterlijk vóór je het vrijwilligersrooster maakt.
Plan opbouw in een apart tijdvak vóór opening. Zet tafels, marktkramen en tenten eerst op hun plek, markeer routes daarna en sluit verlengkabels, stekkerdozen en verlichting pas aan na controle van de loopruimte.
Maak per kassa een vaste set met contantgeldkistje, wisselgeld, kassabonnenblok en rekenmachine. Wijs minimaal één verantwoordelijke aan die tijdens de markt de kas controleert en vragen opvangt.
Doe een laatste ronde voordat bezoekers binnenkomen: controleer ingang, pijlborden, standnummerbordjes, tafels, tenten, stroom en verlichting. Houd portofoons of een andere afgesproken communicatieroute beschikbaar voor vrijwilligers op verschillende delen van het terrein.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunning en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemers bevestigen, standplaatsen indelen, vrijwilligersrooster, boodschappen en materialen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een vrijmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en terrein voorlopig vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de markt. Controleer de termijn bij de bevoegde gemeente, want behandeling en aanvullende eisen verschillen per locatie.
Hoe deel ik standplaatsen op een vrijmarkt in?: Maak eerst een plattegrond met minimaal één duidelijke ingang en bruikbare looproutes. Geef iedere deelnemer een standnummer en bevestig de indeling uiterlijk 1 tot 2 weken voor de vrijmarkt, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vrijmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de coördinatie en daarnaast 1 vrijwilliger per belangrijke taak of zone, zoals ingang, kassa, opbouw en terreincontrole. Maak het rooster in blokken van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele dag ingeroosterd staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.