Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el recinto, comprueba permisos y seguro, y define cuántos puestos caben realmente. Después ordena las inscripciones, asigna los espacios y prepara voluntarios, cobros, accesos y proveedores. El montaje final debe dejar tiempo para probar la electricidad, señalizar las rutas y resolver ausencias antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y recinto
2 personas
- 2
Solicitar permiso
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Hacer un plano del recinto
2 personas
- 5
Redactar las normas de venta
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Asignar puestos
2 personas
- 11
Confirmar participantes
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 14
Confirmar acuerdos con proveedores
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Reunir los materiales
3 personas
- 18
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 19
Hacer carteles y mapas de ruta
2 personas
- 20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Evento
- 21
Comprobar el recinto y la entrada
3 personas
- 22
Marcar las rutas de aparcamiento y de acceso a pie
3 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Montar tiendas
6 personas
- 25
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
- 26
Delimitar los puestos de venta
3 personas
- 27
Montar el mostrador de información
2 personas
- 28
Montar el punto de café
3 personas
- 29
Enfriar comida y bebida
2 personas
- 30
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 31
Recepción de participantes
3 personas
- 32
Asignar espacios de stand
3 personas
- 33
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
- 34
Atender el mostrador de información
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Reponer los aperitivos
2 personas
- 38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 39
Comprobar los baños
2 personas
- 40
Mantener libres las vías de paso
2 personas
- 41
Registrar objetos perdidos
- 42
Anunciar el cierre de la venta
- 43
Ayudar a los participantes a descargar
4 personas
Seguimiento
- 44
Cerrar las cajas
2 personas
- 45
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 46
Desmontar las tiendas
6 personas
- 47
Recoger la basura
4 personas
- 48
Limpiar el recinto
4 personas
- 49
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
- 50
Secar y guardar los materiales
3 personas
- 51
Guardar el stock restante
2 personas
- 52
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 53
Gestionar objetos perdidos
- 54
Completar los requisitos del permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantelescant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas de trabajo recargablescant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Cajas de efectivocant. 3
- Talonarios de reciboscant. 6
- Calculadorascant. 3
- Carteras para el cambiocant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Cajas de herramientascant. 2
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 4
- Pinzascant. 4
- Cintas métricascant. 3
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 20
- Sacos de pesocant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles con números de puestocant. 30
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Bandejas refrigeradas para servilletascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Desinfectantecant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y los permisos al menos 6 semanas antes. En ese momento comprueba también el seguro y dibuja un plano con puestos, entrada, salidas y zonas de paso.
- No abras las inscripciones sin normas claras: indica qué se puede vender, el tamaño de cada puesto, el horario de llegada y la fecha límite para apuntarse. Envía la confirmación definitiva 7 días antes.
- Asigna los puestos cuando termine el registro y deja un margen de 1 o 2 espacios para cambios de última hora. Numera cada puesto y coloca el plano y los carteles direccionales antes de que lleguen los vendedores.
- Prepara la caja con cambio, recibos y calculadoras el día anterior, y entrega una cartera de cambio a cada persona responsable. Si participan varios voluntarios, usa walkie-talkies y un horario con turnos concretos.
- Reserva como mínimo 3 horas para el montaje: coloca mesas, carpas, sillas, iluminación y cables, y prueba cada conexión antes de abrir. Comprueba también la entrada, el aparcamiento y las rutas a pie cuando el recinto todavía esté despejado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para poder reservar el recinto, solicitar permisos y contratar proveedores. Cierra las inscripciones y la distribución de puestos aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo?
- Calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, más 2 personas para la entrada y 1 responsable de caja. Para un mercadillo de 30 puestos, prepara al menos 5 o 6 personas por turno.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Reserva entre 3 y 4 horas para montar carpas, puestos, mesas, señalización y electricidad. Haz una revisión final 30 minutos antes de abrir, cuando todavía puedes corregir accesos o conexiones.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar un mercadillo?
- Lo más habitual es olvidar el cambio, los recibos, la señalización de los puestos y una persona para gestionar ausencias. Revisa esos cuatro puntos el día anterior y confirma proveedores y participantes 48 horas antes.
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