Zo organiseer je een vrijdagmiddagborrel

Een vrijdagmiddagborrel loopt soepel als je eerst de ruimte en deelnemers vastlegt en daarna pas eten, drinken en inrichting regelt. Begin met reserveren, verstuur de uitnodiging en verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf werk je van klaarzetten naar koelen, voorbereiden en ontvangen. Reserveer aan het einde tijd voor opruimen: vooral glazen, afval en aansluitingen blijven anders liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Eindverwijzing versturen
6
Boodschappenlijst controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Dranken koelen
2 personen
9
Hapjes voorbereiden
3 personen
10
Dieetopties apart zetten
11
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
12
Tafels opstellen
3 personen
13
Stoelen plaatsen
2 personen
14
Buffet inrichten
2 personen
15
Bar inrichten
2 personen
16
Versiering ophangen
2 personen
17
Muziek aansluiten
18
Verlichting controleren
19
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
20
Afvalpunten plaatsen
21
Toiletten controleren
22
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Welkomstdrank serveren
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Buffet bijvullen
2 personen
28
Servies verzamelen
29
Afvalbakken legen
30
Toiletten tussentijds controleren
31
Laatste ronde serveren
2 personen
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Eten en dranken opruimen
3 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Meubilair terugplaatsen
3 personen
37
Decoratie verwijderen
2 personen
38
Apparatuur uitschakelen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
41
Retourmaterialen terugbrengen
42
Koelmaterialen reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Stoelenaantal 50
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartstandaardsaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte en bepaal de indeling vroeg. Plan tafels, statafels, stoelen, kledingrekken en een ontvangsttafel voordat je decoratie ophangt.
Verstuur de uitnodiging op tijd en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vrijdag. Gebruik het definitieve aantal voor boodschappen, servies, glazen en dieetopties.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet koelboxen of een andere koelplek vooraf klaar en reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon.
Werk op de dag zelf in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet en bar, servies en bestek, hapjes, koffie en thee, daarna muziek en verlichting. Zo voorkom je dat kabels of volle schalen je opstelling doorkruisen.
Maak dieetopties herkenbaar en houd ze apart van de gewone hapjes. Zet ook afvalbakken en een korte schoonmaakronde klaar; controleer toiletten en loop na afloop langs bar, buffet en ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb je nodig voor een vrijdagmiddagborrel?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je meestal 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden, afhankelijk van de duur en het gezelschap.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een vrijdagmiddagborrel versturen?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en stuur uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de borrel een eindverwijzing met tijd, locatie en praktische informatie.
Wanneer doe je boodschappen voor een vrijdagmiddagborrel?: Controleer de boodschappenlijst nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf. Koel houdbare dranken eerder; bereid hapjes die dat toelaten de ochtend van de borrel.
Hoe lang van tevoren moet je een vrijdagmiddagborrel klaarzetten?: Begin minimaal 2 uur vooraf met tafels, stoelen, buffet, bar, servies en techniek. Houd daarna minstens 30 minuten over voor het koelen van dranken, het neerzetten van hapjes en een laatste controle van toiletten, verlichting en afvalpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.