Freitagnachmittags-Getränk organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schicke die Einladungen früh genug und setze eine feste Rückmeldefrist. Plane die Abschlussinformation spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin, damit Änderungen bei Anmeldungen und Ernährungswünschen noch berücksichtigt werden können.
• Kühle die Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle sie mehrere Stunden vorher in Kühlboxen oder einen Kühlschrank und halte Flaschenöffner sowie Korkenzieher direkt an der Bar bereit.
• Plane für das erste Getränk etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und Stunde ein. Prüfe zusätzlich, ob genügend Trinkgläser, Weingläser sowie Kaffee- und Teetassen vorhanden sind, bevor der Einkauf abgeschlossen ist.
• Stelle Diätoptionen separat auf und kennzeichne sie deutlich. So müssen Gäste mit besonderen Ernährungswünschen nicht nachfragen, und die passenden Servierschalen sowie Servierzangen werden nicht versehentlich gemeinsam benutzt.
• Baue Empfangstisch, Bar und Buffet vor dem Eintreffen der Gäste vollständig auf. Kontrolliere außerdem Beleuchtung, Musik, Toiletten und mindestens eine klar sichtbare Müllstation, damit während des Empfangs keine organisatorischen Unterbrechungen entstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freitagnachmittags-Getränk organisieren?

Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Verschicke die Abschlussinformation 2 bis 3 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche feststehen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Freitagnachmittags-Getränk?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Für jede weitere Stunde kannst du ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Person einplanen und alkoholfreie Optionen getrennt berücksichtigen.

Wann müssen die Getränke gekühlt werden?

Kühle die Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn. Bei größeren Mengen solltest du die Kühlboxen oder Kühlschränke bereits am Vortag prüfen, damit am Veranstaltungstag genug Platz und Kühlleistung vorhanden sind.

Was muss vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein?

Etwa 30 Minuten vorher sollten Empfangstisch, Bar, Buffet, Gläser, Snacks, Kaffee und Tee bereitstehen. Kontrolliere außerdem Beleuchtung, Musik, Toiletten und Müllstationen, bevor du die ersten Gäste empfängst.

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