Organiser un apéritif du vendredi après-midi sans rien oublier

Pour réussir un apéritif du vendredi après-midi, commencez par fixer la salle et le nombre de participants, puis avancez dans l’ordre : invitations, inscriptions, courses et installation. Le point souvent négligé est le recueil des besoins alimentaires, à confirmer avant les achats. Prévoyez aussi le refroidissement des boissons et la préparation du buffet avant l’arrivée des invités. Le jour même, l’accueil, la boisson de bienvenue et les amuse-bouches doivent pouvoir être servis sans interrompre l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer le renvoi final
6
Vérifier la liste des courses
7
Faire les courses
2 personnes
8
Refroidir les boissons
2 personnes
9
Préparer les en-cas
3 personnes
10
Mettre les options de régime de côté
11
Préparer le café et le thé
2 personnes
12
Installer les tables
3 personnes
13
Installer les chaises
2 personnes
14
Installer le buffet
2 personnes
15
Aménager le bar
2 personnes
16
Suspendre la décoration
2 personnes
17
Brancher la musique
18
Vérifier l'éclairage
19
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
20
Installer des points de collecte des déchets
21
Vérifier les toilettes
22
Installer la table d’accueil

Événement

23
Accueillir les invités
2 personnes
24
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
25
Servir des amuse-bouches
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
28
Rassembler la vaisselle
29
Vider les poubelles
30
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
31
Servir le dernier tour
2 personnes
32
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

33
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Remettre le mobilier en place
3 personnes
37
Retirer la décoration
2 personnes
38
Éteindre l’équipement
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Stocker les objets restants
2 personnes
41
Rapporter le matériel de retour
42
Nettoyer les éléments réfrigérants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 50
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Présentoirs de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires assez tôt pour pouvoir isoler les options de régime avant de préparer le buffet. Renvoyez les informations finales après cette vérification, plutôt que de compter sur des réponses de dernière minute.
Faites les courses après avoir vérifié la liste complète : boissons, amuse-bouches, café, thé, vaisselle et matériel de service. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début, car les glacières ne remplacent pas toujours un refroidissement anticipé.
Installez d’abord les tables, les chaises et le buffet, puis aménagez le bar et la table d’accueil. Gardez les verres, tasses, assiettes, couverts et pinces de service regroupés au même endroit pour éviter les allers-retours pendant l’arrivée.
Préparez séparément les aliments correspondant aux régimes signalés et identifiez-les clairement sur le buffet. Cette étape doit être terminée avant l’accueil, afin que chaque invité puisse poser sa question sans attendre qu’un plat soit vérifié.
Faites un contrôle final des toilettes, de l’éclairage, de la musique et des points de collecte des déchets avant l’ouverture. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires : les installer après l’arrivée des invités crée rapidement des câbles dans les passages.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un apéritif du vendredi après-midi ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines à l’avance pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’apéritif, puis envoyez le renvoi final après traitement des réponses.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle avant l’apéritif ?: Prévoyez au minimum 2 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar, la vaisselle et la décoration. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les contrôles finaux et l’accueil de l’équipe organisatrice.
Quand refroidir les boissons pour un apéritif ?: Commencez à refroidir les boissons au moins 4 heures avant le début, surtout si les bouteilles sont nombreuses. Réservez les glacières pour maintenir les boissons fraîches pendant le service, plutôt que pour refroidir tout le stock au dernier moment.
Comment gérer les régimes alimentaires pendant un apéritif ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et vérifiez-les une seconde fois environ 7 jours avant l’événement. Mettez les options concernées de côté, avec une identification claire, avant l’arrivée des invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.