Einen Vorlesewettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Vorlesewettbewerb entscheidet nicht nur die Lesung über den Ablauf: Regeln, Kategorien, Jury und Einverständniserklärungen müssen vorher feststehen. Beginne mit dem Reglement und reserviere Räume, bevor du Einladungen verschickst. Danach bearbeitest du die Anmeldungen, bereitest Juryformulare und Zertifikate vor und lost die Lesereihenfolge aus. Am Veranstaltungstag zählen ein klar markierter Podestplatz, getestete Technik und ein eigener Jurytisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
- 3
Location und Räume reservieren
- 4
Teilnehmerkategorien festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Einwilligungen einholen
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 11
Reihenfolge des Vorlesens auslosen
2 Personen
- 12
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
- 13
Zertifikate ausfüllen
2 Personen
- 14
Programm drucken
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Bücher der Teilnehmenden kontrollieren
2 Personen
- 17
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Technik aufladen
- 21
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 25
Podestplatz markieren
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Präsentationstisch aufstellen
2 Personen
- 28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 30
Mikrofonständer aufstellen
- 31
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 33
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 34
Jury-Briefing verteilen
Event
- 35
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 36
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 37
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
- 38
Wettkampf eröffnen
- 39
Teilnehmer ankündigen
- 40
Zeit pro Vortrag überwachen
- 41
Juryformulare einsammeln
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Pause ankündigen
- 45
Jurierungsergebnis berechnen
3 Personen
- 46
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 47
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 48
Informellen Umtrunk betreuen
3 Personen
- 49
Fundsachen sammeln
- 50
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Geschirr sammeln
3 Personen
- 52
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 53
Abfall trennen
2 Personen
- 54
Saal reinigen
4 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 56
Technik ausschalten
2 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Ergebnis an die Teilnehmer mailen
- 62
Fotos mit Zustimmung teilen
- 63
Zertifikate nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- Jurytisch
- Registrierungstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- KaraffeAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
- TopflappenAnz. 6
Dekoration
- Buchstaben für Bücher
- PapiergirlandenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 8
- BuchständerAnz. 6
- Fotowand
- Bänder für GewinnerAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Papier und Anmeldung
- ProgrammeAnz. 120
- JuryformulareAnz. 40
- TeilnehmerlistenAnz. 5
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 8
- NotizblöckeAnz. 12
- UmschlägeAnz. 40
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- TackerAnz. 3
- KlammernAnz. 6
- Papierschneider
- DruckerpapierAnz. 2
- A4-OrdnerAnz. 10
- ZahlenaufkleberAnz. 200
- ZertifikateAnz. 40
- LesezeichenAnz. 40
- WegweiserAnz. 12
- PiktogrammkartenAnz. 10
Preise
- BuchgutscheineAnz. 6
- Bücher für GewinnerAnz. 6
- TrophäenAnz. 3
- MedaillenAnz. 24
- GeschenktütenAnz. 24
- BänderAnz. 24
- PackpapierAnz. 2
- GeschenkbandAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
- KabelmattenAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- NotausgangsschilderAnz. 6
- Erste-Hilfe-Koffer
- Feuerlöschdecke
Garderobe
- KleiderbügelAnz. 100
- GarderobennummernAnz. 120
- GummibänderAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Tipps
- Lege Reglement, Teilnehmerkategorien und Bewertungskriterien fest, bevor die Einladungen rausgehen. So beantwortest du Rückfragen einheitlich und vermeidest nachträgliche Änderungen.
- Sprich die Jurymitglieder mindestens 3 bis 4 Wochen vorher an und plane pro Kategorie ausreichend Bewertungsformulare ein. Eine Ersatzperson verhindert Verzögerungen, falls jemand kurzfristig ausfällt.
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Prüfe danach Teilnehmerliste, Einwilligungen, Ernährungswünsche und die Bücher der Teilnehmenden in einem gemeinsamen Durchgang.
- Reserviere Räume und Technik frühzeitig: Für Jurytisch, Registrierung, Garderobe und Publikum brauchst du eine klare Raumaufteilung. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Kabel und Mischpult spätestens am Vortag.
- Bereite Programm, Namensschilder und Zertifikate vor, sobald die Teilnehmerliste feststeht. Kühle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig und richte Wasser, Kaffee sowie Geschirr vor Beginn am Servierbereich ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vorlesewettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Reglement, Kategorien, Jury und Raumreservierung. Die Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Vorlesewettbewerb enden?
- Setze den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Dann bleibt genug Zeit, Einwilligungen zu prüfen, die Reihenfolge auszulosen und Namensschilder, Programm und Zertifikate vorzubereiten.
- Wie viele Jurymitglieder braucht ein Vorlesewettbewerb?
- Plane mindestens 3 Jurymitglieder pro Wettbewerb oder Kategorie ein und frage zusätzlich eine Ersatzperson an. So lassen sich Ausfälle abfangen, ohne die Bewertung kurzfristig umzustellen.
- Was muss am Tag des Vorlesewettbewerbs bereitliegen?
- Kontrolliere vor Beginn Raumaufteilung, Jurytisch, Registrierungstisch, Podestplatz und Sitzplätze. Technik sollte mindestens 60 Minuten vorher getestet sein; Getränke, Bewertungsformulare, Programm und Zertifikate gehören ebenfalls an ihren festen Platz.
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