Organiser un concours de lecture à voix haute, étape par étape

Commencez par fixer le cadre du concours avant de contacter les participants : règlement, catégories, critères d’évaluation et composition du jury. Réservez ensuite les salles et lancez les inscriptions avec une date limite suffisamment éloignée pour recueillir les autorisations et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier les livres, tirer au sort l’ordre de passage et préparer les documents. Le jour J, gardez une personne disponible pour les inscriptions et les imprévus techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Contacter les membres du jury
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
4
Définir les catégories de participants
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Collecter les autorisations
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier la liste des participants
2 personnes
11
Tirer au sort l'ordre de passage de lecture
2 personnes
12
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
13
Remplir les certificats
2 personnes
14
Imprimer le programme
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Vérifier les livres des participants
2 personnes
17
Installer la table des livres
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Charger le matériel technique
21
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer la table du jury
2 personnes
25
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
26
Installer la décoration
3 personnes
27
Installer la table de présentation
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Installer le pied de micro
31
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Distribuer le briefing du jury

Événement

35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Enregistrer la présence
2 personnes
37
Accompagner le public à la salle
2 personnes
38
Ouvrir la compétition
39
Annoncer les participants
40
Surveiller le temps par présentation
41
Rassembler les formulaires du jury
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Annoncer la pause
45
Calculer le résultat du jury
3 personnes
46
Assurer la remise des prix
2 personnes
47
Prendre une photo de groupe
2 personnes
48
Animer le cocktail informel
3 personnes
49
Rassembler les objets trouvés
50
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

51
Rassembler la vaisselle
3 personnes
52
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
53
Trier les déchets
2 personnes
54
Nettoyer la salle
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
56
Éteindre la technique
2 personnes
57
Retirer la décoration
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
61
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
62
Partager les photos avec autorisation
63
Renvoyer les certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Table du jury
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafeqté 4
Théièresqté 3
Maniquesqté 6

Décoration

Lettres pour livres
Guirlandes en papierqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 8
Présentoirs à livresqté 6
Mur photo
Rubans pour les gagnantsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Papier et enregistrement

Programmesqté 120
Fiches de juryqté 40
Listes de participantsqté 5
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Enveloppesqté 40
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 6
Massicot
Papier pour imprimanteqté 2
Classeurs A4qté 10
Autocollants chiffresqté 200
Certificatsqté 40
Marque-pagesqté 40
Panneaux d’orientationqté 12
Cartes pictogrammesqté 10

Prix

Chèques-lireqté 6
Livres pour les gagnantsqté 6
Trophéesqté 3
Médaillesqté 24
Sacs cadeauxqté 24
Rubansqté 24
Papier cadeauqté 2
Ruban cadeauqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu

Vestiaire

Cintresqté 100
Numéros de vestiaireqté 120
Élastiquesqté 2
Caisses de rangementqté 8

Conseils

Arrêtez les inscriptions au moins 10 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les catégories et les autorisations manquantes.
Envoyez au jury les formulaires d’évaluation au moins 5 jours avant l’événement. Précisez les critères et prévoyez un exemplaire par passage, plus 10 % de réserve.
Tirez au sort l’ordre de passage 2 à 3 jours avant le concours et imprimez-le dans le programme. Vérifiez aussi que chaque livre correspond bien au participant annoncé.
Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le câble HDMI au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Prévoyez une rallonge et une multiprise de secours près de la table du jury.
Installez le podium, les chaises et la table du jury au moins 45 minutes avant le début. Gardez les certificats remplis, les badges et les livres dans des zones séparées pour éviter les échanges de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un concours de lecture à voix haute ?: Prévoyez au minimum 4 semaines. Les deux premières servent à réserver le lieu, définir les catégories et contacter le jury ; les deux dernières permettent de gérer les inscriptions et la préparation matérielle.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant le concours. Ce délai laisse le temps de recueillir les autorisations, les besoins alimentaires et les éventuelles corrections dans la liste des participants.
Combien de temps dure le passage de chaque participant ?: Comptez généralement 3 à 5 minutes par lecture, puis 1 à 2 minutes pour la transition et les notes du jury. Pour 20 participants, bloquez environ 1 h 30 à 2 h, hors remise des certificats.
Quand installer le matériel technique dans la salle ?: Chargez et vérifiez le matériel la veille, puis installez-le au moins 1 heure avant le début. Faites un test complet avec un microphone, les haut-parleurs et l’ordinateur avant l’arrivée des participants.

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