Zo organiseer je een voorleesvoorstelling

Begin met de voorstelling en locatie: pas daarna kun je uitnodigingen versturen en aanmeldingen verwerken. Kies de voorleestekst op tijd en controleer auteursrechten voordat je het programma afdrukt. Werk vervolgens van administratie naar voorbereiding op locatie: bezoekerslijst, reserveringen, boodschappen, boeken en techniek. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, test je geluid en licht en maak je de ontvangsttafel klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Voorleestekst selecteren
6
Auteursrechten controleren
7
Programma afdrukken
8
Bezoekerslijst afdrukken
9
Reserveringen controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Boeken en teksten klaarleggen
13
Techniek testen
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Stoelen opstellen
3 personen
17
Voorleestafel inrichten
2 personen
18
Decoratie ophangen
2 personen
19
Licht instellen
2 personen
20
Geluidsniveau testen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
2 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Programma uitdelen
2 personen
26
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
27
Voorstelling begeleiden
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Pauze begeleiden
2 personen
31
Vragenmoment begeleiden
32
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Servies verzamelen
2 personen
34
Restanten gekoeld opbergen
35
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Ruimte schoonmaken
2 personen
38
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Voorleestafel
Voorleesstoel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidspreker
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop
Presentatieklikker

Verlichting

LED-staande lampenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 2

Decoratie

Boekenthema-bannersaantal 4
Kleurrijke vlaggenlijnaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 3
Boekenstandaardsaantal 3
Pijlbordjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Opscheptangenaantal 4
Flessenopenersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies de voorleestekst minstens twee weken vooraf. Controleer meteen of je de tekst openbaar mag voorlezen; auteursrechten achteraf regelen kan het programma vertragen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bezoekerslijst. Druk de lijst en het programma pas af nadat je reserveringen hebt gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk de dag vóór de voorstelling.
Test microfoon, luidspreker, laptop en presentatieklikker op de echte plek. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je niet vlak voor aanvang nog stroompunten hoeft te zoeken.
Plan de locatie-opbouw in vaste volgorde: eerst ventileren en stoelen opstellen, daarna de voorleestafel, verlichting en decoratie. Houd de voorleesstoel en boeken zichtbaar klaar voordat je de ontvangsttafel opent.
Bereid koffie en thee in thermoskannen en zet kopjes, glazen, borden en hapjes klaar vóór de ontvangst begint. Reserveer minstens 30 minuten voor ontvangst en een laatste geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een voorleesvoorstelling?: Leg locatie, voorstelling en voorleestekst bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor de voorstelling, zodat je boodschappen en stoelen kunt afstemmen.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een voorleesvoorstelling?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en plaats 2 tot 4 extra stoelen voor late aanmeldingen of begeleiders. Controleer de definitieve reserveringen nog één keer op de dag vóór de voorstelling.
Wanneer test je de microfoon en luidspreker?: Test de draadloze microfoon, luidspreker en het geluidsniveau minimaal 60 minuten voor aanvang op de plek van de voorlezer. Zo houd je tijd over om kabels, batterijen of de opstelling aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken voor een kleine voorleesvoorstelling op 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Daarin passen ventileren, stoelen en tafels plaatsen, verlichting en decoratie instellen, koffie en thee voorbereiden en de ontvangsttafel klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.