Eine Vorleseaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Vorleseaufführung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Bestätige zuerst Ort und Termin, verschicke dann die Einladungen und behalte Anmeldungen sowie Ernährungswünsche im Blick. Parallel wählst du die Vorlesetexte aus und klärst die Urheberrechte, bevor Programm und Besucherliste gedruckt werden. Am Veranstaltungstag zählen vor allem getestete Technik, gute Sicht auf den Vorlesetisch und ein vorbereiteter Empfang mit Kaffee, Tee und Snacks.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Vorstellung und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Vorlesetext auswählen
- 6
Urheberrechte prüfen
- 7
Programm drucken
- 8
Besucherliste ausdrucken
- 9
Reservierungen prüfen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Bücher und Texte bereitlegen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Raum lüften
- 16
Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Vorlesetisch einrichten
2 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 19
Licht einstellen
2 Personen
- 20
Lautstärke testen
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 22
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 23
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 24
Besucher empfangen
3 Personen
- 25
Programm verteilen
2 Personen
- 26
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 27
Aufführung begleiten
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Snacks servieren
2 Personen
- 30
Pause betreuen
2 Personen
- 31
Fragerunde moderieren
- 32
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Geschirr sammeln
2 Personen
- 34
Reste gekühlt aufbewahren
- 35
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Raum reinigen
2 Personen
- 38
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Technik ausschalten und verstauen
2 Personen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
- 42
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 6
- Vorlesetisch
- Vorlesestuhl
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecher
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Laptop
- Präsentationsklicker
Beleuchtung
- LED-StehlampenAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Dekoration
- Bücher-ThemenbannerAnz. 4
- Bunte WimpelketteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 3
- BuchständerAnz. 3
- WegweiserAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- MülleimerAnz. 4
- Besen und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Rechte an jedem Vorlesetext, sobald die Auswahl feststeht. Plane dafür mindestens eine Woche Puffer ein, damit du bei Rückfragen noch einen anderen Text wählen kannst.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsklicker nicht erst beim Einlass. Prüfe die komplette Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo sie gebraucht werden.
- Stelle die Stühle so auf, dass alle Gäste den Vorlesetisch und das Gesicht der vorlesenden Person sehen. Rechne zusätzlich mit mindestens zwei freien Plätzen für kurzfristig angemeldete Besucher.
- Bereite Programm, Besucherliste und Reservierungen vor dem Öffnen der Location vor. Lege Bücher und Texte am Vorlesetisch bereit und verteile das Programm am Empfang, damit der Beginn nicht durch Suchen verzögert wird.
- Kümmere dich früh um Kaffee, Tee, Wasser und Snacks. Stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Servierbesteck auf einen eigenen Tisch und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche, bevor eingekauft wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Vorleseaufführung planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Dann bleiben genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, die Textauswahl, die Prüfung der Urheberrechte und die Organisation der Ausstattung.
- Wann sollte die Technik bei einer Vorleseaufführung getestet werden?
- Teste Mikrofon, Lautsprecher und Laptop mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Lautstärke, Licht und die Position des Mikrofonständers, nicht nur ob die Geräte eingeschaltet werden können.
- Wie viele Sitzplätze braucht man für eine Vorleseaufführung?
- Plane einen Sitzplatz pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 bestätigten Gästen sind also zwei bis vier zusätzliche Stühle sinnvoll.
- Wann sollte man Einladungen für eine Vorleseaufführung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf ungefähr eine Woche vor der Aufführung, damit Einkauf, Sitzordnung und Verpflegung rechtzeitig feststehen.
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