Zo organiseer je een voorleesmiddag in een zorginstelling

Begin ongeveer vier weken vooraf met de ruimte, de voorlezers en een kleine, passende boekenselectie. Stem daarna de uitnodigingen en aanmeldingen af met de zorginstelling, zodat je weet hoeveel bewoners, bezoekers en begeleiders komen. Regel dieetwensen, de zaalindeling en de route vóór je boodschappen bestelt. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een goed hoorbare voorleeshoek en voldoende tijd om bewoners naar de zaal te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorleesboeken selecteren
2 personen
2
Voorlezers bevestigen
3
Ruimte reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst delen
8
Programma afdrukken
9
Boodschappen bestellen
10
Voorraad controleren
11
Boeken klaarleggen
12
Naambordjes schrijven
13
Routebordjes ophangen
14
Ruimte en looproute controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
2 personen
16
Stoelen klaarzetten
2 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Voorleeshoek inrichten
2 personen
19
Geluid testen
20
Dranken koud zetten
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Gebak en fruit klaarzetten
2 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Bewoners naar zaal begeleiden
4 personen
26
Programma openen
27
Verhalen voorlezen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
3 personen
29
Gebak en fruit serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
31
Dieetporties serveren
2 personen
32
Bewoners tijdens pauze helpen
3 personen
33
Tweede verhalenronde begeleiden
2 personen
34
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
2 personen
39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Overgebleven eten controleren
41
Afval naar container brengen
42
Geleende materialen retourneren
43
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Leunstoelenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Boekentafel

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Gebaksvorkjesaantal 45
Theelepelsaantal 45
Waterkannenaantal 4
Dienbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 3
Taartscheppenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Boekenthema slingersaantal 4
Tafelvaasjesaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Naambordjesaantal 45
Routebordjesaantal 6
Boekenleggersaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2
Handveger en blik

Catering

Boekenaantal 20
Voorleeslessenaarsaantal 2
Koffielepelsaantal 4
Servettenhouderaantal 3
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan de voorleesmiddag bij voorkeur 3 tot 4 weken vooruit. Bevestig de voorlezers en reserveer de ruimte voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat tijdstip en programma vaststaan.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en mobiliteit. Deel de deelnemerslijst uiterlijk 2 werkdagen vooraf met de betrokken medewerkers, zodat begeleiding en zitplaatsen kunnen worden afgestemd.
Maak de voorleeshoek minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon vanaf de achterste stoel; een kabel of stekkerdoos ontbreekt anders vaak op het laatste moment.
Zet koffie, thee, water, gebak en fruit pas vlak voor ontvangst klaar. Reken per aanwezige op 1 kopje koffie of thee en houd extra kopjes, glazen en waterkannen achter de hand voor begeleiders.
Loop de route en zaal 30 minuten voor de start na. Hang routebordjes op ooghoogte, houd doorgangen vrij en zet leunstoelen dichtbij de voorleeshoek voor bewoners die minder mobiel zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een voorleesmiddag in een zorginstelling?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de ruimte, voorlezers en boeken. Verstuur uitnodigingen zodra programma en capaciteit vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de middag.
Hoeveel boeken heb je nodig voor een voorleesmiddag?: Kies ongeveer 3 tot 5 korte verhalen voor een programma van 60 tot 90 minuten, zodat je kunt inkorten of wisselen. Leg de boeken minstens 1 dag vooraf klaar en markeer de passages.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, de voorleeshoek, koffie en thee en de ontvangsttafel. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de routecontrole en het begeleiden van bewoners.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer de lijst opnieuw bij het bestellen van gebak en fruit, zodat je passende porties kunt klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.