Organiser une après-midi de lecture en établissement de soins

Une après-midi de lecture en établissement de soins demande surtout une préparation coordonnée entre les lecteurs, l’équipe du lieu et les résidents. Commencez par choisir les livres et confirmer les intervenants, puis réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accompagnement des résidents doivent être réglés avant l’installation. Le jour même, prévoyez un parcours simple, un coin lecture confortable et un accueil qui ne retarde pas le début des lectures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
2
Confirmer les lecteurs
3
Réserver la salle
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Partager la liste des participants
8
Imprimer le programme
9
Commander les courses
10
Vérifier les stocks
11
Préparer les livres
12
Écrire les badges nominatifs
13
Installer les panneaux d'orientation
14
Vérifier l’espace et le parcours de circulation
2 personnes
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Suspendre la décoration
2 personnes
18
Aménager le coin lecture
2 personnes
19
Tester le son
20
Mettre les boissons au frais
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Préparer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
23
Installer la table d’accueil

Événement

24
Accueillir les visiteurs
3 personnes
25
Accompagner les résidents à la salle
4 personnes
26
Ouvrir le programme
27
Lire des histoires
2 personnes
28
Servir le café et le thé
3 personnes
29
Servir les pâtisseries et les fruits
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Servir des portions diététiques
2 personnes
32
Aider les résidents pendant la pause
3 personnes
33
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
34
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

35
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer l’espace
2 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Vérifier les restes
41
Apporter les déchets au conteneur
42
Restituer le matériel emprunté
43
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Fauteuilsqté 4
Nappesqté 6
Table de livres

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verresqté 45
Assiettesqté 45
Fourchettes à gâteauqté 45
Cuillères à caféqté 45
Carafes d’eauqté 4
Plateauxqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Pinces de serviceqté 3
Pelles à gâteauqté 2

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2

Décoration

Guirlandes sur le thème des livresqté 4
Vases de tableqté 6
Fleurs artificiellesqté 12
Badges nominatifsqté 45
Panneaux d’orientationqté 6
Marque-pagesqté 45

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2
Balayette et pelle

Catering

Livresqté 20
Pupitres de lectureqté 2
Cuillères à caféqté 4
Porte-serviettesqté 3
Glacièresqté 2
Courses

Conseils

Confirmez les lecteurs et les textes au moins 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi imprimer le programme, préparer les livres et prévenir les participants de la durée prévue de chaque lecture.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez la liste des participants à l’équipe concernée au plus tard 3 jours avant. Cela évite de découvrir les régimes ou allergies au moment de servir les pâtisseries et les fruits.
Vérifiez le parcours entre les chambres, les espaces communs et la salle avant d’installer les tables et les chaises. Gardez les passages dégagés et prévoyez un accompagnement pour les résidents qui ne peuvent pas rejoindre la salle seuls.
Testez l’enceinte portable et le micro sans fil avec la personne qui lira avant l’arrivée du public. Un essai de 15 minutes suffit souvent à repérer un câble trop court, une multiprise manquante ou un volume inadapté.
Préparez l’accueil avant de mettre le café et le thé en service. Disposez les badges, le programme et les panneaux d’orientation, puis gardez les boissons au frais ou dans les thermos jusqu’à la fin de l’installation pour éviter les files dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une après-midi de lecture en établissement de soins ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines. Réservez la salle et confirmez les lecteurs pendant la première semaine, puis envoyez les invitations et traitez les inscriptions avant de finaliser les achats et l’installation.
Quand faut-il confirmer les lecteurs et les livres ?: Confirmez les lecteurs et la sélection des livres au moins 10 jours avant. Il restera ainsi le temps d’imprimer le programme, de préparer les exemplaires et d’adapter l’ordre des lectures.
Comment accueillir les résidents le jour de la lecture ?: Installez la table d’accueil 30 minutes avant le début, avec les badges et le programme. Prévoyez ensuite une personne pour accompagner les résidents jusqu’à la salle et vérifier que le parcours reste libre.
Combien de temps avant faut-il tester le son ?: Testez l’enceinte et le micro environ 15 minutes avant l’arrivée des visiteurs, puis refaites un essai rapide après l’installation des chaises. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises avant de brancher le matériel.

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