Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin niet met de uitnodiging, maar met de sporthal en het format. Zodra je weet hoeveel velden en speeltijd beschikbaar zijn, kun je het aantal teams, de wedstrijdduur en het schema bepalen. Daarna regel je aanmeldingen, teamindeling, scheidsrechters en tafeldiensten in diezelfde volgorde. Plan op de wedstrijddag extra tijd voor het openen van de hal, het opbouwen van netten en het controleren van ballen, scoreborden en formulieren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sporthal reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Teamindeling bevestigen
2 personen
9
Deelnemers informeren
10
Scheidsrechters indelen
2 personen
11
Tafeldienst indelen
12
EHBO-contact vastleggen
13
Sleutels ophalen regelen
14
Prijzen bestellen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Sportmateriaal controleren
2 personen
18
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
19
Wedstrijdformulieren printen
20
Prijzen inpakken

Event

21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Sporthal openen
2 personen
23
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
24
Netten opbouwen
4 personen
25
Speelvelden uitzetten
4 personen
26
Scheidsrechterstoelen plaatsen
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Muziek testen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Teamregistratie uitvoeren
3 personen
38
Laatste veldcontrole uitvoeren
2 personen
39
Deelnemers welkom heten
2 personen
40
Toernooi uitleggen
2 personen
41
Wedstrijden begeleiden
8 personen
42
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
43
Scheidsrechters ondersteunen
2 personen
44
Ballen terugbrengen
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Kleedkamers controleren
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Uitslagen controleren
2 personen
52
Finale begeleiden
4 personen
53
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Deelnemers bedanken
2 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
57
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
58
Netten afbouwen
4 personen
59
Meubilair opruimen
4 personen
60
Catering opruimen
3 personen

Nazorg

61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Sporthal schoonmaken
4 personen
64
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Sleutels terugbrengen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Pompaantal 2
Ballennippelsaantal 10
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 32
Knielappenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Draagbare speaker
Megafon

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Foliehoudersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Teamtafellabelsaantal 16
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Prijzenbekersaantal 3
Medaillesaantal 32
Certificatenaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
IJspakkenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8

Papierwerk

Klembordenaantal 8
Pennensetsaantal 12
Naamstickersaantal 250
Wedstrijdformulierenaantal 120
Programmaboekjesaantal 220
Kassa-opbergbox

Tips

Reserveer de sporthal voordat je teams werft. Leg meteen vast hoeveel velden je gebruikt, vanaf welk tijdstip je naar binnen kunt en wanneer de hal weer leeg moet zijn.
Werk het wedstrijdschema uit voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld per team de aanmelddeadline en stuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf.
Plan per wedstrijd niet alleen speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en het bijwerken van het scorebord. Zonder die buffer loopt een toernooi al na de eerste ronde uit.
Wijs scheidsrechters en tafeldiensten toe vóór je de teamindeling bevestigt. Geef deelnemers de namen, tijden en taken uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat afwezigen nog vervangen kunnen worden.
Controleer sportmateriaal en catering op de dag ervoor. Leg wedstrijdformulieren, fluitjes, scoreborden, tape, ballen, pomp, verlengsnoeren en gevulde koelboxen klaar voordat de sporthal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een volleybaltoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een toernooi met meerdere teams. Gebruik de eerste 2 weken voor sporthal, format en aanmeldformulier; sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet je tussen volleybalwedstrijden plannen?: Plan meestal 5 tot 10 minuten tussen twee wedstrijden op hetzelfde veld. Bij een nieuw format, langere wedstrijden of meerdere velden is 10 tot 15 minuten veiliger voor wisselen en het verwerken van uitslagen.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema naar de teams sturen?: Stuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Bevestig uiterlijk 3 dagen vooraf ook de teamindeling, tafeldiensten, scheidsrechters en praktische informatie over aankomst en registratie.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen?: Open de sporthal minimaal 90 minuten voor de eerste wedstrijd. Controleer vloer en kleedkamers, zet de velden uit, bouw de netten op, test de scoreborden en richt daarna de teamregistratie en catering in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.