Cómo organizar un torneo de voleibol sin perder el control

Organizar un torneo de voleibol empieza mucho antes de montar las redes. Primero reserva el pabellón y decide el formato; después encaja el calendario, las inscripciones y los responsables de cada tarea. El día del torneo necesitarás tener controlados los árbitros, el servicio de mesa, los formularios y el material deportivo. También conviene preparar con antelación la apertura del recinto, los vestuarios, las bebidas y el contacto de primeros auxilios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el pabellón deportivo
2
Definir el formato del torneo
2 personas
3
Elaborar el calendario de competición
2 personas
4
Crear formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar la distribución del equipo
2 personas
9
Informar a los participantes
10
Asignar árbitros
2 personas
11
Asignar el servicio de mesa
12
Registrar contacto de primeros auxilios
13
Gestionar la recogida de llaves
14
Encargar premios
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Comprobar el material deportivo
2 personas
18
Preparar el registro del equipo
2 personas
19
Imprimir formularios del partido
20
Empaquetar los premios

Evento

21
Llenar las neveras portátiles
2 personas
22
Abrir el polideportivo
2 personas
23
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
24
Montar las redes
4 personas
25
Delimitar los campos de juego
4 personas
26
Colocar las sillas de los jueces
2 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Montar la mesa de competición
2 personas
31
Montar la mesa de catering
3 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Preparar los aperitivos
3 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Probar la música
36
Instruir a los voluntarios
2 personas
37
Realizar el registro de equipos
3 personas
38
Realizar la última inspección del campo
2 personas
39
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
40
Explicar el torneo
2 personas
41
Supervisar las competiciones
8 personas
42
Llevar el control de la clasificación
2 personas
43
Apoyar a los árbitros
2 personas
44
Devolver las pelotas
2 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer los aperitivos
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los vestuarios
2 personas
50
Reponer café y té
2 personas
51
Comprobar los resultados
2 personas
52
Coordinar la final
4 personas
53
Preparar la entrega de premios
2 personas
54
Gestionar la entrega de premios
3 personas
55
Agradecer a los participantes
2 personas
56
Recoger objetos perdidos
2 personas
57
Desmontar el material deportivo
4 personas
58
Desmontar las redes
4 personas
59
Recoger el mobiliario
4 personas
60
Recoger el catering
3 personas

Seguimiento

61
Recoger la basura
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
64
Limpiar los vestuarios
2 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Devolver las llaves
68
Publicar los resultados
69
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Sillas de árbitrocant. 4
Percheroscant. 4

Material deportivo

Redes de voleibolcant. 4
Postes de voleibolcant. 8
Balones de voleibolcant. 12
Bombacant. 2
Pitorros de balóncant. 10
Cinta de marcaje para campocant. 4
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 4
Petos de equipocant. 32
Rodillerascant. 4

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Teléfono móvilcant. 2
Altavoz portátil
Megáfono

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Portarrollos de filmcant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Etiquetas de mesa para equiposcant. 16
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Trofeoscant. 3
Medallascant. 32
Certificadoscant. 32

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Bolsas de hielocant. 6
Chalecos reflectantescant. 8

Papeleo

Portapapelescant. 8
Juego de bolígrafoscant. 12
Pegatinas con nombrecant. 250
Formularios de competicióncant. 120
Programascant. 220
Caja de almacenamiento para caja registradora

Consejos

Reserva el pabellón antes de abrir las inscripciones y confirma por escrito el horario de acceso, la recogida de llaves y el tiempo disponible para montar las pistas.
Define el formato y calcula los partidos antes de publicar el formulario. Así podrás saber cuántos equipos caben y preparar un calendario que no deje esperas innecesarias.
Cierra las inscripciones con varios días de margen para confirmar la distribución de los equipos, recoger preferencias dietéticas y enviar a cada participante su horario y sus indicaciones.
Asigna árbitros y personal de mesa por turnos, no de forma genérica. Cada partido debe tener una persona responsable del marcador y los formularios impresos preparados antes del primer saque.
Llega con tiempo suficiente para revisar el suelo y los vestuarios, montar postes y redes, delimitar los campos y comprobar balones, bomba, marcadores y silbatos. Deja las neveras portátiles llenas antes de que lleguen los equipos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de voleibol?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un pabellón y gestionar varios equipos. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para poder hacer el calendario y asignar árbitros y servicio de mesa.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un torneo de voleibol?: Reserva como mínimo 90 minutos antes del primer partido para abrir el pabellón, revisar el suelo, preparar vestuarios, montar las redes y delimitar los campos. Añade tiempo si el material está repartido en varias zonas.
¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?: Pide el nombre del equipo, el contacto de la persona responsable y el número de participantes. Incluye también un apartado para preferencias dietéticas y cualquier información necesaria para confirmar la distribución del equipo.
¿Cuántos árbitros y personas de mesa hacen falta?: Necesitas al menos un árbitro y una persona de mesa por partido que se juegue simultáneamente. Si hay varios campos, prepara turnos y una persona coordinadora para cubrir cambios, descansos o ausencias.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.