Vogelbörse organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Bei einer Vogelbörse laufen Anmeldung, Tischplanung und Tierbetreuung zusammen. Lege zuerst Termin, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach erfasst du Vogelarten, besondere Pflege- und Futterwünsche und teilst jedem Aussteller einen Tisch zu. In der letzten Woche geht es um Beschilderung, Eintritt, Helfer und die Versorgung vor Ort. So bleiben Käfige, Wasser und Informationen auch bei vielen Teilnehmern übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
4
Anmeldeformular erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Vogelvereine kontaktieren
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Tische den Ausstellern zuweisen
2 Personen
10
Vogelarten erfassen
2 Personen
11
Besondere Pflege vermerken
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
14
Werbung erstellen
2 Personen
15
In sozialen Medien veröffentlichen
16
Poster verteilen
3 Personen
17
Catering-Reservierung erstellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Zahlungsmittel für den Eintritt organisieren
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Teilnehmerinformationen versenden
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Vogelkäfig-Etiketten drucken
2 Personen
24
Wegweiser drucken
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Saal öffnen
2 Personen
30
Tische aufstellen
5 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Stromversorgung anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
34
Eingangstresen einrichten
2 Personen
35
Cateringtisch einrichten
3 Personen
36
Vogelpflegestation einrichten
2 Personen
37
Wegweiser aufhängen
2 Personen
38
Aussteller empfangen
4 Personen
39
Aussteller zu den Tischen weisen
3 Personen
40
Vogelkäfige sicher aufstellen
5 Personen
41
Käfiginformationen prüfen
3 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
44
Cateringpersonal instruieren
2 Personen
45
Letzte Sicherheitskontrolle
3 Personen

Event

46
Türen öffnen
2 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
49
Besucher informieren
2 Personen
50
Vogelkäfige prüfen
3 Personen
51
Wasserschalen nachfüllen
3 Personen
52
Futternäpfe prüfen
3 Personen
53
Catering ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Besucherströme lenken
2 Personen
58
Verkaufstische betreuen
2 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Vögel sicher abreisen lassen
5 Personen
62
Fundsachen sammeln
63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
66
Käfige und Materialien einpacken
4 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Strom ausschalten
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
73
Restmüll entsorgen
2 Personen
74
Fundbüro nachrufen
75
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 48
Eingangsbereich
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Kassenschale
Kartenterminal
Handmikrofon
Megafon

Vogelpflege

VogelkäfigeAnz. 36
TransportkistenAnz. 8
WasserschalenAnz. 48
FutterschüsselnAnz. 48
TrinkflaschenAnz. 24
VogelnetzeAnz. 6
KäfigtücherAnz. 36
HolzsitzstangenAnz. 48
Ersatz-FutterschalenAnz. 12
PapierstreuAnz. 8
VogeltransportboxenAnz. 20
HandtücherAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 20
NamensschilderAnz. 60
VogelposterAnz. 12
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 10
TischnummernAnz. 36
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KühlelementeAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
NotizblöckeAnz. 8
BesucherformulareAnz. 200
AusstellerlistenAnz. 20
Geldkassette

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raum und Teilnahmebedingungen. Das Anmeldeformular sollte Vogelarten, Anzahl der Käfige sowie besondere Pflege- und Ernährungswünsche abfragen.
Plane die Raumaufteilung erst, wenn die ersten Anmeldungen vorliegen, und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche. Reserviere Wege für Besucher und ausreichend Abstand zwischen den Tischen.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Börse. Nenne Tischzuweisung, Einlasszeit, Park- oder Zugangsregeln, mitzubringende Unterlagen und eine Kontaktperson für Rückfragen.
Bereite die Vogelversorgung nicht erst am Veranstaltungstag vor: Stelle Käfige, Transportkisten, Wasserschalen, Futterschüsseln und Trinkflaschen am Vortag zusammen. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Wasserkocher und Kaffeemaschinen.
Plane für den Einlass mindestens zwei Helfer und kläre die Zahlungsmittel 3 bis 5 Tage vorher. Namensschilder, Käfig-Etiketten und Wegweiser sollten spätestens am Vorabend sortiert und ausgedruckt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vogelbörse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum kannst du Ort und Raum bestätigen, Vereine kontaktieren, Anmeldungen sammeln und Werbung rechtzeitig verteilen.
Was muss man bei der Anmeldung zur Vogelbörse abfragen?: Erfasse mindestens Name und Kontaktdaten, Vogelarten, Käfiganzahl sowie besondere Pflege- und Ernährungswünsche. Schließe die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Börse, damit die Tischverteilung planbar bleibt.
Wie viele Helfer braucht eine Vogelbörse?: Für eine kleine Börse solltest du mindestens 4 Helfer einteilen: zwei am Eingang, eine Person für Ausstellerfragen und eine für die Versorgung und Raumkontrolle. Bei mehreren Einlasszeiten oder vielen Tischen brauchst du zusätzliche Schichten.
Wann muss die Vogelversorgung vorbereitet werden?: Stelle Käfige, Transportkisten, Wasser- und Futterschalen sowie Trinkflaschen am Vortag bereit. Am Veranstaltungsmorgen bleibt dann nur die Kontrolle von Wasser, Futter, Käfigtüchern und der sicheren Aufstellung.

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