Kerstmarkt organiseren: checklist van plan tot opruimen
Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kraampjes en kerstdecoratie. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, kraamhouders, stroomvoorziening, vrijwilligers en leveringen. Daarna volgen de indeling, promotie, catering en praktische voorbereiding van koffie, thee, hapjes en kerstpakketten. Deze checklist bevat 72 taken en 78 benodigdheden, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld, besteld, gecontroleerd of klaargezet moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen controleren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen reserveren
Elektriciteitspunten controleren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveranciers informeren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Naambadges voorbereiden
Plattegrond afdrukken
Kerstpakketten klaarzetten
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstkraampjes opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomkabels aanleggen
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Fotopunt inrichten
2 personen
Infobalie klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein veilig controleren
3 personen
Event
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Kerstknutseltafel begeleiden
2 personen
Voorleesmoment begeleiden
Kerstman ontvangen
2 personen
Kerstman begeleiden
2 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Licht en kabels controleren
Kraamhouders informeren over sluiting
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Kraampjes afbreken
8 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Terrein vegen
3 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 12
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 14
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 12
- Afzethekkenaantal 10
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Glühweinverwarmeraantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Kassa-apparatenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gereedschapskoffersaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 14
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Batterijenaantal 32
Decoratie
- Kerstbomenaantal 6
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 18
- Kerstkransenaantal 8
- Kerstfigurenaantal 10
- Tafelkledenaantal 18
- Fotowand
- Fotorekwisietenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glühweinbekersaantal 120
- Sapglazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 12
- Tangenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Kinderactiviteiten
- Kleurplatenaantal 200
- Kleurplatenhoudersaantal 4
- Knutselbakkenaantal 8
- Voorleesboekenaantal 12
- Kerstpuzzelsaantal 20
- Spelletjesaantal 8
- Kerststempelsaantal 10
- Stempelinktaantal 6
- Knutseltafellakensaantal 6
Communicatie
- Infobordenaantal 8
- Menubordenaantal 6
- Plattegrondenaantal 40
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 20
- Papiertapeaantal 12
- Permanentmarkersaantal 12
- Contantgeldkistjesaantal 2
Veiligheid
- Zaklampenaantal 6
- Antislipmattenaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
- Brandblussersaantal 4
- Nooduitgangsbordenaantal 6
- Reflectievestenaantal 12
- Handschoenenaantal 20
- Eenvoudige EHBO-koffersaantal 2
Tips
- Leg de kraamindeling uiterlijk één week voor de markt vast en deel een plattegrond uit aan kraamhouders, vrijwilligers en leveranciers. Zo voorkom je dat marktkramen, partytenten en leveringen elkaar bij aankomst blokkeren.
- Controleer elektriciteit minstens drie dagen vooraf: tel de beschikbare punten, noteer welk apparaat waar komt en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar. Koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten en glühweinverwarmers vragen samen meer capaciteit dan één willekeurig stopcontact.
- Plan de opbouw met een concreet tijdstip, bijvoorbeeld twee uur voor opening. Zet eerst afzethekken, partytenten en marktkramen neer; daarna volgen tafels, verlichting, decoratie, kassa-apparaten en pinapparaten.
- Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk één week vooraf uit en geef ze door aan degene die hapjes en kerstpakketten voorbereidt. Label producten zichtbaar, vooral wanneer meerdere kraamhouders eten of drinken aanbieden.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg dan vast wie extra bescherming, batterijlantaarns, batterijen of koelboxen meeneemt en wie na afloop de kerstkraampjes, decoratie en apparatuur controleert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Plan de definitieve kraamindeling, vrijwilligers en leveringen uiterlijk 1 week voor opening.
- Welke vergunning heb je nodig voor een kerstmarkt?
- Dat hangt af van gemeente, locatie, aantal bezoekers en verkoopactiviteiten. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen, meldingen en regels voor eten, drinken, tenten en openbare ruimte gelden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?
- Reken naast de kraamhouders op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw, 1 aanspreekpunt voor leveranciers en 2 mensen voor opruimen. Bij een grotere markt voeg je per extra zone minstens 1 aanspreekpunt toe.
- Wanneer moet je de weersverwachting voor een kerstmarkt controleren?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de markt. Gebruik die momenten om tenten, verlichting, stroom, warme dranken en de opbouwplanning aan te passen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!