Zo organiseer je een vlottenrace

Een vlottenrace organiseren begint niet bij het bouwen van de vlotten, maar bij waterveiligheid, locatie en een haalbare planning. Reserveer de plek, regel de veiligheidsmelding en werk daarna het parcours, reglement en de teamindeling uit. Controleer vlotframes, plastic vaten, peddels en spanbanden ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijftafel, goed zichtbare boeien, een bemande veiligheidszone en materiaal dat droog en per team klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Veiligheidsmelding regelen
6
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
7
Teams indelen
2 personen
8
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
11
Materialen controleren
3 personen
12
Ontbrekende materialen bestellen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Teamoverzicht afdrukken
17
Eetwaren voorbereiden
3 personen
18
Terrein inspecteren
3 personen
19
Tenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en banken opstellen
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Cateringpunt inrichten
3 personen
23
Vlotmaterialen klaarleggen
5 personen
24
Boeien en finish plaatsen
4 personen
25
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
3 personen
26
Geluid en verlichting testen
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
31
Vlotten bouwen begeleiden
6 personen
32
Vlotten controleren
4 personen
33
Startvolgorde bekendmaken
2 personen
34
Eerste race begeleiden
8 personen
35
Tweede race begeleiden
8 personen
36
Tijden registreren
2 personen
37
Dranken en hapjes serveren
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Gebruikte materialen inzamelen
4 personen
40
Vlotten uit elkaar halen
5 personen
41
Winnaars bekendmaken
2 personen
42
Laatste ronde serveren
3 personen

Nazorg

43
Terrein leegmaken
6 personen
44
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Terrein schoonmaken
4 personen
48
Materialen laten drogen
3 personen
49
Materialen schoonmaken
4 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten opslaan
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Zitbankenaantal 12
Stoelenaantal 20
Koelboxenaantal 6

Sportmateriaal

Vlotframesaantal 10
Plastic vatenaantal 40
Peddelsaantal 30
Reddingsvestenaantal 80
Watersporthelmenaantal 80
Spanbandenaantal 80
Touwrollenaantal 20
Parcoursboeienaantal 12
Ankergewichtenaantal 12
Werplijnenaantal 6
Fluitjesaantal 20
Waterdichte opbergtassenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Waterdichte portofoonsaantal 12

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Batterijspeakersaantal 2
Oplaadbare bouwlampenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Warmwaterketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opslagbakken met dekselaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnummerbordenaantal 10
Richtingspijlenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de locatie en veiligheidsmelding eerst. Controleer minimaal 4 weken vooraf of het parcours, de toegang tot het water en de geplande groepsgrootte zijn toegestaan.
Maak het wedstrijdreglement vóór je teams indeelt. Leg onder meer de startprocedure, finish, maximale teamgrootte, zwem- en reddingsvestregels en wat er gebeurt bij materiaalproblemen vast.
Plan per team een complete materiaalset en controleer die uiterlijk 7 dagen vooraf. Denk naast vlotframes en plastic vaten ook aan peddels, spanbanden, touwrollen en waterdichte opbergtassen.
Wijs vrijwilligers vaste posten toe: inschrijving, start, finish, parcoursbewaking en veiligheid. Zorg dat iedere post vóór de eerste start een portofoon of fluitje heeft en dat de veiligheidsinstructie één keer gezamenlijk wordt doorgenomen.
Bouw de ontvangst en catering los van de waterkant op. Zet tenten, tafels, banken, koelboxen en het cateringpunt minimaal 2 uur voor de start klaar, zodat inschrijvingen en veiligheidscontroles niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vlottenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en regel de veiligheidsmelding; houd de laatste 7 dagen vrij voor materiaalcontrole, boodschappen en teamoverzichten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vlottenrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij de start, 1 bij de finish en 2 voor toezicht langs het parcours. Bij een groot deelnemersveld of een lang parcours heb je extra veiligheids- en logistieke posten nodig.
Welke veiligheidsmaterialen heb je nodig bij een vlottenrace?: Leg per veiligheidszone reddingsvesten, watersporthelmen, werplijnen en een EHBO-koffer klaar. Zorg daarnaast voor reddingsdekens, waterdichte portofoons en duidelijke afspraken over wie direct hulp inschakelt.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een vlottenrace?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, inschrijving en catering, plus extra tijd voor het parcours. Boeien, finish, ankergewichten en veiligheidsmateriaal moeten vóór de deelnemers aankomen op hun plek liggen en gecontroleerd zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.