Zo organiseer je een vliegerfestival

Begin met de plek en de veiligheidsruimte, niet met de vliegers. Leg de vliegerzone vast, reserveer het terrein en controleer vergunningen en aansprakelijkheid voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna het programma uit met inschrijving, vrije vliegtijd en een vliegerwedstrijd. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, deel vrijwilligers in en houd vanaf enkele dagen vooraf de weersverwachting bij. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, gecontroleerd materiaal en een plan voor wind, regen en stroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum bevestigen
2
Vliegerzone vastleggen
2 personen
3
Reservering terrein maken
4
Vergunningen controleren
5
Aansprakelijkheid controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Weersverwachting volgen
10
Leveringen bevestigen
11
Programma afdrukken
12
Routebeschrijving versturen
13
Vliegerwedstrijd voorbereiden
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Vliegers controleren
3 personen
17
Prijzen klaarzetten
18
Naamstickers maken
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Techniek opladen
21
Weerplan afstemmen
2 personen
22
Terrein inspecteren
3 personen
23
Veiligheidsgrenzen uitzetten
3 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
5 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Vliegerwerkplaats opstellen
3 personen
32
Demonstratiegebied markeren
3 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
35
EHBO-materiaal plaatsen
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Inschrijving openen
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Programma toelichten
41
Vliegeruitleg geven
2 personen
42
Vliegerworkshop begeleiden
4 personen
43
Demonstratie begeleiden
3 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Vliegers uitlenen
2 personen
48
Kinderen begeleiden
4 personen
49
Wedstrijddeelnemers registreren
2 personen
50
Vliegerwedstrijd begeleiden
5 personen
51
Tussenstanden noteren
2 personen
52
Muziek afspelen
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Terrein veilig houden
3 personen
55
Afvalpunten legen
2 personen
56
Winnende vliegers bepalen
3 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Verlichting inschakelen
2 personen
60
Laatste ronde serveren
2 personen
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
62
Vliegers innemen
2 personen

Nazorg

63
Geluidsinstallatie uitschakelen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Partytenten afbreken
5 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Vliegers laten drogen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen
2 personen
73
Voorraad controleren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Terreinoplevering bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Kindervliegersaantal 25
Stuntvliegersaantal 8
Reservevliegersaantal 6
Vliegerlijnenaantal 40
Vliegerstokkenaantal 30
Reparatietapeaantal 8
Vliegerdoekaantal 6
Wedstrijdlintenaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 3
Pionnenaantal 30
Frisbeesaantal 10
Picknickkledenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Windzakkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Programmapostersaantal 12
Prijslijstenaantal 4
Prijsbekersaantal 3
Medaillesaantal 20
Naamkaartjesaantal 150
Kleefbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Stoepkrijtaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Openersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Blikkenaantal 4
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Brandblussersaantal 2
Zonnebrandaantal 8
Drinkwaterkannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 4 weken vooraf een terreininspectie. Zet de veiligheidsgrenzen met pionnen uit en houd de vliegerzone vrij van tafels, stoelen en partytenten; die horen aan de rand van het terrein.
Maak de inschrijftafel het eerste aanspreekpunt. Leg naamstickers, het programma en de wedstrijdinformatie klaar en wijs minimaal één vrijwilliger aan die deelnemers doorlopend helpt.
Controleer alle vliegers en lijnen uiterlijk de dag ervoor. Leg reservevliegers, vliegerstokken, vliegerdoek en reparatietape bij de wedstrijdplek, zodat een kleine schade niet meteen het programma onderbreekt.
Laad speakers, microfoon, handmegafonen en powerbanks de avond ervoor op. Test op locatie ook verlengkabels en stekkerdozen; zonder bereikbare stroom kun je de techniek niet vanzelfsprekend gebruiken.
Maak het weerplan uiterlijk 48 uur vooraf concreet. Bepaal wie beslist over uitstel of stoppen, waar partytenten en tafels naartoe gaan bij harde wind en hoe je deelnemers via de routebeschrijving informeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vliegerfestival organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, terrein, vliegerzone, vergunningen en aansprakelijkheid. Verstuur uitnodigingen zodra de locatie en basisopzet vaststaan, bij voorkeur 4 weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vliegerfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers, plus een coördinator. Plan extra hulp voor de inschrijftafel, de wedstrijd, het uitzetten van veiligheidsgrenzen en het opbouwen van tafels en partytenten.
Wanneer moet je het weer voor een vliegerfestival controleren?: Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een eerste besluit over het weerplan. Controleer wind en neerslag nogmaals op de ochtend zelf voordat je de vliegerzone opent.
Hoeveel reservevliegers heb je nodig voor een vliegerfestival?: Leg minimaal 1 reservevlieger per 10 deelnemers klaar, aangevuld met reservevliegerlijnen en reparatiemateriaal. Controleer alles de dag voor het festival, zodat je beschadigde vliegers nog kunt vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.