Organiser un festival de cerfs-volants, étape par étape

Un festival de cerfs-volants se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour de l’événement. Commencez par confirmer la date, réserver l’espace et vérifier les autorisations, puis construisez le programme autour de la sécurité et du concours. Les inscriptions vous donnent le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel à prévoir. Gardez enfin un plan météo précis : le vent, la pluie et les rafales peuvent modifier l’organisation en quelques heures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l'événement
2
Délimiter la zone de cerfs-volants
2 personnes
3
Faire la réservation du terrain
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier la responsabilité civile
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Suivre les prévisions météo
10
Confirmer les livraisons
11
Imprimer le programme
12
Envoyer les indications d'accès
13
Préparer le concours de cerfs-volants
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier les cerfs-volants
3 personnes
17
Préparer les prix
18
Créer des badges prénom
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Charger le matériel technique
21
Coordonner le plan météo
2 personnes
22
Inspecter le site
3 personnes
23
Délimiter les zones de sécurité
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
5 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Installer la table traiteur
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le point café
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Installer l’atelier de cerfs-volants
3 personnes
32
Délimiter la zone de démonstration
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
35
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Présenter le programme
41
Donner les consignes de vol
2 personnes
42
Animer l’atelier cerf-volant
4 personnes
43
Accompagner la démonstration
3 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Prêter des cerfs-volants
2 personnes
48
Accompagner les enfants
4 personnes
49
Enregistrer les participants au concours
2 personnes
50
Encadrer le concours de cerfs-volants
5 personnes
51
Noter les scores intermédiaires
2 personnes
52
Passer de la musique
53
Répondre aux questions du public
2 personnes
54
Sécuriser le site
3 personnes
55
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
56
Déterminer les cerfs-volants gagnants
3 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Allumer l’éclairage
2 personnes
60
Servir le dernier tour
2 personnes
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
62
Récupérer les cerfs-volants
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l'installation sonore
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
5 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Trier les matériaux
3 personnes
70
Faire sécher les cerfs-volants
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Vérifier les stocks
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Confirmer la remise du site

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Parasolsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Mégaphones manuelsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 4
Pilesqté 24

Matériel de sport

Cerfs-volants pour enfantsqté 25
Cerfs-volants acrobatiquesqté 8
Cerfs-volants de rechangeqté 6
Lignes de cerf-volantqté 40
Baguettes de cerf-volantqté 30
Ruban de réparationqté 8
Tissu pour cerf-volantqté 6
Rubans de compétitionqté 20
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 3
Cônesqté 30
Frisbeesqté 10
Couvertures de pique-niqueqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Manches à airqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Affiches du programmeqté 12
Listes de prixqté 4
Coupesqté 3
Médaillesqté 20
Badges nominatifsqté 150
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Craie de trottoirqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Boîtes de conserveqté 4
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Étagères de séchageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Extincteursqté 2
Crème solaireqté 8
Pichets d’eauqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez et inspectez le terrain plusieurs semaines à l’avance. Délimitez séparément la zone de vol, l’espace public et les zones réservées aux cerfs-volants acrobatiques, puis vérifiez les accès et les points d’ancrage des tentes.
Fixez une date de confirmation météo au plus tard 48 heures avant l’événement. Prévoyez dès ce moment le message aux participants, le déplacement des activités abritées et la personne chargée de décider d’un report.
Organisez les inscriptions avec une date limite située 7 à 10 jours avant le festival. Vous connaîtrez ainsi les effectifs, les besoins alimentaires, les badges prénom et le nombre de bénévoles nécessaires à l’accueil et à la surveillance.
Testez chaque cerf-volant, ligne et baguette avant le montage. Gardez des cerfs-volants de rechange, du ruban de réparation et du tissu à portée de main : une petite déchirure ou une ligne emmêlée ne doit pas arrêter le concours.
Répartissez les bénévoles en équipes avant l’ouverture : accueil, sécurité, concours, ravitaillement et rangement. Prévoyez au moins un responsable météo et un moyen de communication par zone, surtout si le terrain est vaste ou bruyant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cerfs-volants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain, vérifier les autorisations et l’assurance, ouvrir les inscriptions, commander le matériel et confirmer les bénévoles.
Quand faut-il vérifier la météo pour un festival de cerfs-volants ?: Suivez les prévisions chaque jour pendant les 5 jours précédents, puis faites une vérification finale 48 heures et 6 heures avant le début. Regardez surtout les rafales, la pluie et les risques d’orage, pas seulement la vitesse moyenne du vent.
Comment sécuriser un terrain pour un festival de cerfs-volants ?: Inspectez le site le matin même et balisez au moins trois espaces : vols, public et circulation. Retirez les obstacles, éloignez les lignes des passages et désignez une équipe chargée d’interrompre les vols en cas de rafales ou d’orage.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le concours, 1 responsable météo et 1 personne par zone de sécurité. Ajoutez une personne pour environ 25 à 30 participants afin de gérer les questions, le matériel et les déplacements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.