Ein Drachenfestival organisieren: vom Gelände bis zum Wettbewerb

Bei einem Drachenfestival entscheidet nicht nur der Wind über den Ablauf. Zuerst stehen Termin, Gelände, Reservierung und Genehmigungen fest; danach folgen Anmeldungen, Helfer und Programm. Plane Sicherheitsgrenzen, einen Wetterplan und die Versorgung, bevor die ersten Drachen ausgegeben werden. Die komplette Aufgaben- und Materialliste hilft dir anschließend, Aufbau, Wettbewerb und Abbau ohne Lücken zu koordinieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsdatum bestätigen
2
Drachenzone festlegen
2 Personen
3
Gelände reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Haftung prüfen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Wettervorhersage verfolgen
10
Lieferungen bestätigen
11
Programm drucken
12
Wegbeschreibung versenden
13
Drachenwettbewerb vorbereiten
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Drachen kontrollieren
3 Personen
17
Preise bereitstellen
18
Namensaufkleber erstellen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Technik aufladen
21
Wetterplan abstimmen
2 Personen
22
Gelände inspizieren
3 Personen
23
Sicherheitsgrenzen abstecken
3 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
5 Personen
26
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
27
Cateringtisch einrichten
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Drachenwerkstatt einrichten
3 Personen
32
Demonstrationsbereich markieren
3 Personen
33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
34
Wettkampfmaterial bereitlegen
2 Personen
35
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

38
Anmeldung öffnen
3 Personen
39
Besucher begrüßen
3 Personen
40
Programm vorstellen
41
Drachenanleitung geben
2 Personen
42
Drachen-Workshop anleiten
4 Personen
43
Vorführung begleiten
3 Personen
44
Getränke servieren
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Drachen verleihen
2 Personen
48
Kinder begleiten
4 Personen
49
Wettbewerbsteilnehmer registrieren
2 Personen
50
Drachenwettbewerb begleiten
5 Personen
51
Zwischenstände notieren
2 Personen
52
Musik abspielen
53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
54
Gelände sicher halten
3 Personen
55
Abfallstationen leeren
2 Personen
56
Gewinnerdrachen bestimmen
3 Personen
57
Preise überreichen
2 Personen
58
Abendprogramm ankündigen
59
Beleuchtung einschalten
2 Personen
60
Letzte Runde servieren
2 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen
62
Drachen einziehen
2 Personen

Nachbereitung

63
Anlage ausschalten
64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
5 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Gelände reinigen
4 Personen
69
Materialien sortieren
3 Personen
70
Drachen trocknen lassen
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Bestand prüfen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Geländeübergabe bestätigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
Anmeldetisch
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

KinderdrachenAnz. 25
Stunt-KitesAnz. 8
ErsatzpilotenAnz. 6
DrachenleinenAnz. 40
DrachenstangenAnz. 30
ReparaturbandAnz. 8
DrachenstoffAnz. 6
WettkampfbänderAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
MessbänderAnz. 3
KegelAnz. 30
FrisbeesAnz. 10
PicknickdeckenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WindsäckeAnz. 6
Willkommensschild
RichtungsschilderAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 12
PreislisteAnz. 4
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenAnz. 20
NamensschilderAnz. 150
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4
KreideAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
SchälchenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 4
DosenAnz. 4
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4
TrockengestelleAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
SonnencremeAnz. 8
TrinkwasserkannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre das Gelände mindestens mehrere Wochen vor dem Termin: Reservierung, Haftung, Genehmigungen und eine getrennte Drachenzone müssen feststehen, bevor du Einladungen verschickst.
Lege die Sicherheitsgrenzen am Veranstaltungstag vor dem Aufbau fest. Kontrolliere das Gelände auf Hindernisse und halte für Wettbewerb, Zuschauer und Startflächen getrennte Bereiche frei.
Plane den Wettbewerb mit festen Stationen: Wettkampfbänder, Stoppuhren, Messbänder und Kegel sollten am Wettbewerbstisch liegen, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
Setze die Helfer für Anmeldung, Wettbewerb, Sicherheit und Technik einzeln ein. Eine Person sollte nicht gleichzeitig den Einlass betreuen und die Lautsprecher oder das Mikrofon bedienen.
Verfolge die Wettervorhersage mehrere Tage vorher und stimme einen Ersatzablauf ab. Partyzelte, Kühlboxen, Powerbanks und geladene Technik werden sonst oft erst bemerkt, wenn der Aufbau bereits läuft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Drachenfestival organisieren?: Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Gelände und Genehmigungsprüfung. Einladungen und Anmeldungen sollten danach noch mindestens zwei Wochen Bearbeitungszeit haben.
Wie viele Helfer braucht man für ein Drachenfestival?: Plane mindestens vier klar zugewiesene Rollen ein: Anmeldung, Wettbewerb, Sicherheit und Technik. Bei vielen Teilnehmenden kommt je Bereich mindestens eine zusätzliche Person hinzu.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Drachenfestival prüfen?: Prüfe die Vorhersage erstmals fünf bis sieben Tage vorher und entscheide den Wetterplan spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag folgt eine letzte Kontrolle vor dem Aufbau der Drachenzone.
Was muss am Tag des Drachenfestivals zuerst passieren?: Zuerst wird das Gelände inspiziert und die Sicherheitsgrenze abgesteckt. Danach folgen Partyzelte, Tische und Stühle, Anmeldung, Technik und die Prüfung der Drachen, bevor das Programm beginnt.

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