Zo organiseer je een virtuele bruiloft

Begin met de gastenlijst, datum en tijd voordat je een videoplatform of uitnodiging kiest. Daarna bouw je het programma op: ceremonie, toespraken, muziek en het online feest. Regel catering en digitale informatie tegelijk, zodat gasten weten wat ze kunnen verwachten. Plan minimaal één online repetitie waarin je geluid, camerabeelden, presentatie en muziek test. Op de dag zelf heb je per onderdeel een verantwoordelijke en een technische contactlijst nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Datum en tijd bevestigen
2 personen
3
Videoplatform kiezen
2 personen
4
Videolink reserveren
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
11
Muziek voor feest kiezen
2 personen
12
Ceremoniescript schrijven
2 personen
13
Sprekers bevestigen
14
Toespraken verzamelen
15
Virtuele achtergronden maken
16
Digitale programmakaart maken
17
Digitale route-instructies maken
18
Herinnering naar gasten sturen
19
Technische contactlijst maken
20
Online repetitie inplannen
21
Online repetitie uitvoeren
6 personen
22
Geluidsinstellingen testen
2 personen
23
Camerabeelden testen
2 personen
24
Presentatie testen
2 personen
25
Digitale muziekbestanden klaarzetten
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Boodschappen controleren
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Taart en desserts klaarzetten
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
3 personen
33
Ceremoniehoek inrichten
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
36
Catering uitpakken
3 personen
37
Buffet klaarzetten
4 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Techniek aansluiten
2 personen
40
Camera centraal plaatsen
2 personen
41
Microfoons klaarzetten
2 personen
42
Streamruimte openen
2 personen
43
Gastenlijst klaarleggen
44
Technische briefing geven
4 personen
45
Bruidspaar voorbereiden
2 personen

Event

46
Livestream openen
2 personen
47
Gasten digitaal ontvangen
2 personen
48
Ceremonie begeleiden
3 personen
49
Muziek tijdens ceremonie afspelen
50
Sprekers digitaal toelaten
51
Virtuele groepsfoto maken
2 personen
52
Champagne inschenken
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Toespraken begeleiden
2 personen
56
Buffet openen
2 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Taart aansnijden
2 personen
59
Dessert serveren
3 personen
60
Feestmuziek afspelen
61
Gasten uitzwaaien
2 personen
62
Livestream afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
67
Versiering verwijderen
3 personen
68
Techniek uitschakelen
2 personen
69
Apparatuur inpakken
2 personen
70
Ruimte schoonmaken
3 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
73
Opnames veilig opslaan
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Webcamsaantal 3
Statiefaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Koptelefoonsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
USB-kabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Reservebatterijenaantal 12
Draadloze muizenaantal 3
USB-sticksaantal 3
Laptopstandaardsaantal 3

Meubilair

Eettafelsaantal 3
Stoelenaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Bijzettafelsaantal 3
Tafelkleedaantal 5
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Champagneglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Theelepelsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Vaasjesaantal 12
Tafellopersaantal 5
Ballonnenaantal 80
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Confettiaantal 4
Ringkussen
Fotolijstjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Welkomstbord

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 4
Ledkaarsenaantal 24
Ringlampenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de online repetitie uiterlijk 7 dagen voor de bruiloft. Test met dezelfde laptops, webcams, microfoons, koptelefoons en kabels die je op de dag gebruikt.
Stuur de videolink niet pas met de uitnodiging mee: reserveer de link eerst en stuur hem opnieuw in de herinnering 24 tot 48 uur voor de ceremonie.
Maak het ceremoniescript en de digitale programmakaart uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Zo kunnen sprekers hun toespraken en muziekfragmenten controleren.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten minimaal 7 dagen voor de cateringbestelling door.
Wijs minstens één technische contactpersoon aan die niet tegelijk spreekt of presenteert. Zet een reservebatterij, powerbank en kopie van de digitale muziekbestanden klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een virtuele bruiloft te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een klein programma en begin eerder als je veel gasten of meerdere sprekers hebt. Plan de repetitie uiterlijk 7 dagen voor de bruiloft.
Wanneer stuur je de uitnodiging voor een virtuele bruiloft?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, tijd en videoplatform vaststaan. Vraag aanmeldingen en dieetwensen op met een duidelijke sluitingsdatum.
Hoe test je de techniek voor een online bruiloft?: Test geluid, camerabeelden, presentatie en digitale muziekbestanden tijdens een repetitie van minimaal 60 minuten. Doe daarnaast 30 minuten voor aanvang een korte controle met de presentator en sprekers.
Hoeveel technische hulp heb je nodig bij een virtuele bruiloft?: Voor maximaal 30 online gasten kan één technische contactpersoon volstaan, zolang die niet ook presenteert. Bij meerdere sprekers of parallelle onderdelen plan je bij voorkeur twee mensen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.