Comment organiser un mariage virtuel, étape par étape

Un mariage virtuel se prépare comme une cérémonie en présentiel, mais chaque détail technique doit être prévu à l’avance. Commencez par fixer la date, le format et la plateforme vidéo, puis construisez le déroulé autour des invités, des intervenants et du repas. Les tests audio, caméra et présentation ne se remplacent pas par une simple vérification le jour même. Prévoyez aussi des consignes très claires pour les invités et une répétition complète.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Confirmer la date et l'heure
2 personnes
3
Choisir la plateforme vidéo
2 personnes
4
Réserver le lien vidéo
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
2 personnes
10
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
11
Choisir la musique pour la fête
2 personnes
12
Rédiger le script de la cérémonie
2 personnes
13
Confirmer les intervenants
14
Rassembler les discours
15
Créer des arrière-plans virtuels
16
Créer le programme numérique
17
Créer des instructions de parcours numériques
18
Envoyer un rappel aux invités
19
Créer la liste de contacts techniques
20
Planifier une répétition en ligne
21
Répétition en ligne
6 personnes
22
Tester les réglages audio
2 personnes
23
Tester les images de la caméra
2 personnes
24
Tester la présentation
2 personnes
25
Préparer les fichiers musicaux numériques
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer l’espace de cérémonie
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
36
Déballer le traiteur
3 personnes
37
Mettre le buffet en place
4 personnes
38
Préparer la vaisselle
2 personnes
39
Brancher la technique
2 personnes
40
Placer la caméra au centre
2 personnes
41
Installer les microphones
2 personnes
42
Ouvrir la salle de diffusion
2 personnes
43
Préparer la liste des invités
44
Donner le briefing technique
4 personnes
45
Préparer les mariés
2 personnes

Événement

46
Lancer le livestream
2 personnes
47
Accueil numérique des invités
2 personnes
48
Animer la cérémonie
3 personnes
49
Diffuser la musique pendant la cérémonie
50
Autoriser les intervenants en ligne
51
Prendre une photo de groupe virtuelle
2 personnes
52
Servir le champagne
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer les discours
2 personnes
56
Ouvrir le buffet
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Couper le gâteau
2 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Diffuser la musique de fête
61
Raccompagner les invités
2 personnes
62
Clôturer le livestream
2 personnes

Suivi

63
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Nettoyer l’espace
3 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Rendre le matériel loué
2 personnes
73
Stocker les enregistrements en sécurité
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 3
Trépiedqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Casques audioqté 4
Câbles HDMIqté 4
Câbles USBqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3
Piles de rechangeqté 12
Souris sans filqté 3
Clés USBqté 3
Supports pour ordinateur portableqté 3

Mobilier

Tables à mangerqté 3
Chaisesqté 8
Tables de buffetqté 2
Tables d'appointqté 3
Nappeqté 5
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Verres à champagneqté 50
Tasses à caféqté 30
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Cuillères à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 6
Petits vasesqté 12
Chemins de tableqté 5
Ballonsqté 80
Arche de ballons
Guirlandesqté 6
Confettisqté 4
Coussin d’alliances
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 50
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 4
Bougies LEDqté 24
Anneaux lumineuxqté 2

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités, la date et l’heure, puis réservez rapidement le lien vidéo. Gardez une marge d’au moins 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Préparez le script de la cérémonie avant de choisir les musiques et de rassembler les discours. Confirmez chaque intervenant au plus tard 7 jours avant l’événement, avec son ordre de passage et sa durée.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et commandez le catering après avoir consolidé les réponses. Prévoyez une solution claire pour la distribution ou la livraison afin que les invités ne cherchent pas les informations le jour du mariage.
Faites une répétition en ligne complète 3 à 7 jours avant la cérémonie. Testez séparément les microphones, les webcams, les fichiers musicaux, la présentation et les arrière-plans virtuels, puis notez les réglages à utiliser.
Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant avec le lien, l’heure de connexion, les consignes audio et le programme numérique. Gardez une liste de contacts techniques et une copie des fichiers sur une clé USB ou un autre support hors ligne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mariage virtuel ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les invités, préparer les invitations, recueillir les informations alimentaires, écrire la cérémonie et organiser une répétition technique.
Quand envoyer les invitations pour un mariage virtuel ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant, notamment pour le catering et les besoins alimentaires.
Quand faire la répétition d’un mariage virtuel ?: Faites une répétition complète entre 3 et 7 jours avant l’événement, puis une vérification rapide le jour même. Testez au minimum l’audio, l’image, la présentation et les fichiers musicaux.
Que faut-il tester avant un mariage en visioconférence ?: Testez chaque ordinateur, webcam et microphone, ainsi que les câbles, rallonges et multiprises utilisés. Vérifiez aussi le partage de présentation, les arrière-plans virtuels, la lecture musicale et le lien vidéo au moins 24 heures avant.

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