Virtuelle Hochzeit organisieren: So gelingt der Ablauf

Eine virtuelle Hochzeit braucht dieselbe klare Planung wie eine Feier vor Ort – nur kommen Technik und digitale Abläufe dazu. Beginne mit Gästeliste, Termin und Videoplattform, bevor du Einladungen verschickst. Plane Catering, Musik und Beiträge so, dass Gäste online gut folgen können. Eine vollständige Online-Probe einige Tage vorher zeigt, ob Ton, Kameras, Präsentation und Musik wirklich funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Datum und Uhrzeit bestätigen
2 Personen
3
Videoplattform auswählen
2 Personen
4
Videolink reservieren
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering bestellen
2 Personen
10
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
11
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
12
Zeremonieskript schreiben
2 Personen
13
Referenten bestätigen
14
Reden sammeln
15
Virtuelle Hintergründe erstellen
16
Digitale Programmkarte erstellen
17
Digitale Routenanweisungen erstellen
18
Erinnerung an Gäste senden
19
Technische Kontaktliste erstellen
20
Online-Probe planen
21
Online-Probe durchführen
6 Personen
22
Toneinstellungen testen
2 Personen
23
Kamerabilder testen
2 Personen
24
Präsentation testen
2 Personen
25
Digitale Musikdateien bereitlegen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Einkäufe prüfen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Torten und Desserts bereitstellen
2 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Zeremonienbereich einrichten
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
36
Catering auspacken
3 Personen
37
Buffet vorbereiten
4 Personen
38
Geschirr bereitstellen
2 Personen
39
Technik anschließen
2 Personen
40
Kamera zentral platzieren
2 Personen
41
Mikrofone bereitstellen
2 Personen
42
Streamraum öffnen
2 Personen
43
Gästeliste bereitlegen
44
Technisches Briefing geben
4 Personen
45
Brautpaar vorbereiten
2 Personen

Event

46
Livestream starten
2 Personen
47
Gäste digital begrüßen
2 Personen
48
Zeremonie begleiten
3 Personen
49
Musik während der Zeremonie abspielen
50
Referenten digital zulassen
51
Virtuelles Gruppenfoto machen
2 Personen
52
Champagner ausschenken
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Reden begleiten
2 Personen
56
Buffet eröffnen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Torte anschneiden
2 Personen
59
Dessert servieren
3 Personen
60
Partymusik abspielen
61
Gäste verabschieden
2 Personen
62
Livestream beenden
2 Personen

Nachbereitung

63
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Technik ausschalten
2 Personen
69
Geräte einpacken
2 Personen
70
Raum reinigen
3 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
72
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Aufnahmen sicher speichern
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
WebcamsAnz. 3
StativAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
KopfhörerAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 4
USB-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12
Kabellose MäuseAnz. 3
USB-SticksAnz. 3
LaptopständerAnz. 3

Mobiliar

EsstischeAnz. 3
StühleAnz. 8
BuffetischeAnz. 2
BeistelltischeAnz. 3
TischdeckeAnz. 5
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 50
ChampagnergläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 30
GabelnAnz. 50
MesserAnz. 50
LöffelAnz. 50
TeelöffelAnz. 30
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
VasenAnz. 12
TischläuferAnz. 5
BallonsAnz. 80
Ballonbogen
GirlandenAnz. 6
KonfettiAnz. 4
Ringkissen
FotorahmenAnz. 8
NamensschilderAnz. 50
Willkommensschild

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 4
StumpenkerzenAnz. 24
RingleuchtenAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Videoplattform und Termin mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Reserviere den Videolink frühzeitig und verschicke ihn nicht erst kurz vor Beginn, sondern zusammen mit den Einladungen.
Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 3 Wochen vor der Hochzeit. So bleibt Zeit, Catering, Geschirr und die Zustellung an die Gäste auf die tatsächliche Personenzahl abzustimmen.
Plane eine vollständige Online-Probe 5 bis 7 Tage vorher. Teste dabei nicht nur Mikrofone und Webcams, sondern auch Präsentation, digitale Musikdateien, virtuelle Hintergründe und die Rollen der Sprecher.
Gib einer Person die technische Leitung und erstelle eine Kontaktliste mit Telefonnummern. Diese Person sollte mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start online sein und Ersatzbatterien, Kabel, Powerbanks und USB-Sticks bereithalten.
Schicke 24 bis 48 Stunden vor der Feier eine Erinnerung mit Videolink, Startzeit und kurzen Route-Anweisungen. Bitte Gäste, sich 10 Minuten früher einzuwählen, damit die Zeremonie nicht durch verspätete Technik unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine virtuelle Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Termin und Videoplattform. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte die Online-Probe für eine virtuelle Hochzeit stattfinden?: Plane die vollständige Probe 5 bis 7 Tage vor der Hochzeit. Führe zusätzlich am Veranstaltungstag einen kurzen Technikcheck etwa 30 Minuten vor dem Start durch.
Wie viele Personen können an einer virtuellen Hochzeit teilnehmen?: Das hängt vom gewählten Videoplattform-Tarif ab. Lege die Gästeliste zunächst vollständig an und prüfe spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, ob die geplante Teilnehmerzahl und die gewünschte Dauer unterstützt werden.
Wann verschickt man die Erinnerung zur virtuellen Hochzeit?: Sende die Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor Beginn. Sie sollte den Videolink, die Startzeit und die Bitte enthalten, sich 10 Minuten früher einzuwählen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.