Zo organiseer je een vioolconcert zonder last-minute problemen

Begin bij de datum, locatie en het concertprogramma; pas daarna kun je artiesten, kaartverkoop en publiekscommunicatie goed vastleggen. Controleer vroeg de contracten en stem vervoer, techniek en repetitietijden af. Werk vervolgens toe naar een actuele publiekslijst, een duidelijke zaalindeling en een draaiboek voor vrijwilligers. De laatste uren draaien vooral om klaarzetten: muziekpartijen, programmaboekjes, stoelen, dranken, hapjes en een gecontroleerde geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Concertprogramma vaststellen
2 personen
3
Artiestencontracten controleren
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kaartverkoop openen
7
Promotiebericht publiceren
8
Reserveringen maken
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Artiestenvervoer afstemmen
12
Programma laten drukken
13
Routebeschrijving versturen
14
Publiekslijst bijwerken
15
Zitplaatsen indelen
2 personen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
18
Programmaboekjes sorteren
2 personen
19
Naamkaartjes maken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Zaal schoonmaken
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
31
Artiestenruimte inrichten
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Programma klaarleggen
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Instrumenten veilig plaatsen
2 personen
41
Inloopmuziek starten
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Garderobe beheren
2 personen
45
Concert openen
46
Concertdeel begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Pauze aankondigen
50
Zaal opnieuw controleren
2 personen
51
Concertdeel hervatten
2 personen
52
Publieksvragen begeleiden
53
Artiesten bedanken
54
Borrel openen
2 personen
55
Borrelhapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Garderobe afsluiten
2 personen
58
Publiek uitzwaaien
2 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Instrumenten inpakken
2 personen

Nazorg

61
Stoelen opruimen
4 personen
62
Tafels afbreken
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Garderobe opruimen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opbergen
2 personen
71
Onkosten verzamelen
72
Bedankbericht versturen
73
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 100
Dessertbordenaantal 130
Gebaksbordjesaantal 130
Vorkenaantal 150
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Muziekstandaardsaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Muziekstandaardlampjesaantal 8
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Programmabordenaantal 3
Bloemstukkenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast en controleer daarna de artiestencontracten op speeltijd, pauze, technische eisen en vervoer. Zo voorkom je dat muziekpartijen of microfoons pas op de concertdag worden geregeld.
Open de kaartverkoop zodra datum, locatie en zitplaatsen bekend zijn. Werk de publiekslijst wekelijks bij en sluit de aanmeldingen uiterlijk 48 uur voor het concert als je cateringhoeveelheden en naamkaartjes definitief wilt maken.
Plan de zaalindeling vóór je stoelen neerzet: bepaal hoeveel rijen passen, waar muziekstandaards komen en welke doorgangen vrij moeten blijven. Controleer ook of kabels met kabelmatten zijn afgedekt voordat bezoekers binnenkomen.
Bereken catering niet op gevoel: tel het definitieve aantal aanwezigen, verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en koel dranken op tijd. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen zo neer dat de ontvangst geen opstopping bij de ingang veroorzaakt.
Maak van de laatste 60 minuten geen opbouwmoment. Open de locatie eerder voor stoelen, programmaboekjes, muziekstandaardlampjes, routeborden en een volledige materiaalcontrole; test microfoons, luidsprekers en mengpaneel vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vioolconcert organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Plan de kaartverkoop en uitnodigingen daarna, zodat je ten minste 2 weken hebt om aanmeldingen, zitplaatsen en vervoer af te stemmen.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een vioolconcert openen?: Open de kaartverkoop zodra programma, locatie en capaciteit definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Sluit de inschrijving uiterlijk 48 uur vooraf als je catering en publiekslijst daarop baseert.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal voor een vioolconcert klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, muziekstandaards, verlichting, programmaboekjes en catering. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige geluidstest en het controleren van kabels en stekkerdozen.
Wanneer regel je het vervoer van de violisten?: Stem het vervoer uiterlijk 1 week vooraf af en bevestig het nogmaals 24 uur voor aanvang. Noteer aankomsttijd, vertrekpunt, contactpersoon en de tijd die nodig is voor instrumenten, muziekpartijen en opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.