Cómo organizar un concierto de violín sin contratiempos
Un concierto de violín requiere coordinar la parte artística, la atención al público y varios detalles técnicos en un orden concreto. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, cerrar el programa y revisar los contratos de los artistas. Después organiza invitaciones, entradas, transporte, asientos y catering. En los últimos días, comprueba las partituras, el sonido, la iluminación de los atriles y todo lo necesario para recibir a los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Establecer el programa del concierto
2 personas
- 3
Comprobar los contratos de los artistas
- 4
Diseñar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir la venta de entradas
- 7
Publicar mensaje promocional
- 8
Hacer reservas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Coordinar el transporte de los artistas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Enviar indicaciones
- 14
Actualizar la lista de asistentes
- 15
Distribuir los asientos
2 personas
- 16
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 17
Asignar voluntarios
- 18
Clasificar los programas de mano
2 personas
- 19
Hacer tarjetas con nombres
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Comprobar los materiales
2 personas
- 24
Preparar las partituras
2 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar el lugar
2 personas
- 27
Limpiar la sala
3 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar atriles
2 personas
- 31
Montar la zona de artistas
2 personas
- 32
Montar el guardarropa
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
2 personas
- 34
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 35
Probar los micrófonos
2 personas
- 36
Preparar el programa
2 personas
- 37
Montar el bufé de catering
3 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Recibir a los artistas
2 personas
- 40
Colocar los instrumentos de forma segura
2 personas
- 41
Poner la música de ambiente
- 42
Recibir a los visitantes
4 personas
- 43
Repartir programas
2 personas
- 44
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 45
Abrir el concierto
- 46
Coordinar el tramo del concierto
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 49
Anunciar el descanso
- 50
Volver a revisar la sala
2 personas
- 51
Reanudar la parte del concierto
2 personas
- 52
Gestionar las preguntas del público
- 53
Agradecer a los artistas
- 54
Abrir el cóctel
2 personas
- 55
Servir aperitivos
3 personas
- 56
Rellenar las bebidas
2 personas
- 57
Cerrar el guardarropa
2 personas
- 58
Despedir al público
2 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Empacar instrumentos
2 personas
Seguimiento
- 61
Recoger sillas
4 personas
- 62
Desmontar las mesas
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
2 personas
- 65
Limpiar la sala
3 personas
- 66
Limpiar los baños
2 personas
- 67
Ordenar el guardarropa
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 70
Guardar el catering sobrante
2 personas
- 71
Recopilar gastos
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
- 73
Archivar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 130
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 130
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de postrecant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Tenedorescant. 150
- Cucharillascant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Atrilescant. 8
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Iluminación
- Luces para atril de músicacant. 8
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Manteles individualescant. 10
- Señales direccionalescant. 8
- Carteles del programacant. 3
- Arreglos floralescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Papeleracant. 6
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Así puedes incluir la duración, el orden de las obras y cualquier pausa sin tener que reimprimir materiales después.
- Revisa los contratos de los artistas al principio y confirma por escrito el transporte, la hora de llegada y las necesidades técnicas. Reserva al menos un margen de 30 minutos para resolver retrasos antes de la prueba.
- No dejes la distribución de asientos para el último día. Actualiza la lista de asistentes cuando terminen las inscripciones y prepara las tarjetas con nombres y los programas de mano con al menos 24 horas de antelación.
- Calcula el catering a partir del número confirmado de asistentes y sus preferencias dietéticas. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara café, té y agua en zonas separadas para evitar colas durante la recepción.
- Haz una comprobación técnica antes de abrir el lugar: atriles, luces de lectura, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y alfombrillas. Prueba cada conexión y deja los cables fuera de las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de violín?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá venta de entradas, varios artistas o catering. Deja cerrados el lugar, el programa y los contratos durante las primeras 2 semanas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de violín?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del concierto y fija la fecha límite de inscripción al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para actualizar asistentes, asientos y cantidades de catering.
- ¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de violín?
- Como mínimo, comprueba los micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo preparar las partituras y los programas de mano?
- Prepara y revisa las partituras el día anterior, y clasifica los programas de mano al menos 2 horas antes del inicio. Guarda varias copias adicionales por si llegan más asistentes o se dañan algunas.
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