Organiser un concert de violon, étape par étape

Un concert de violon se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme, puis autour des artistes et du public. Réservez assez tôt les équipements techniques et vérifiez les contrats avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières heures servent à installer la salle, tester les microphones et les haut-parleurs, préparer les partitions et organiser l’accueil. La liste de contrôle regroupe les 73 tâches et 39 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme du concert
2 personnes
3
Vérifier les contrats des artistes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir la billetterie
7
Publier le message promotionnel
8
Faire les réservations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Coordonner le transport des artistes
12
Faire imprimer le programme
13
Envoyer les indications d'accès
14
Mettre à jour la liste du public
15
Répartir les places assises
2 personnes
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
18
Classer les programmes
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Préparer les partitions musicales
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier le lieu
2 personnes
27
Nettoyer la salle
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les pupitres de musique
2 personnes
31
Aménager la loge des artistes
2 personnes
32
Aménager le vestiaire
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Préparer le programme
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Placer les instruments en sécurité
2 personnes
41
Lancer la musique d’ambiance
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Gérer le vestiaire
2 personnes
45
Ouvrir le concert
46
Accompagner la partie concert
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Annoncer la pause
50
Revérifier la salle
2 personnes
51
Reprendre la partie concert
2 personnes
52
Animer les questions du public
53
Remercier les artistes
54
Ouvrir l’apéritif
2 personnes
55
Servir les amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Fermer le vestiaire
2 personnes
58
Saluer le public au revoir
2 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Emballer les instruments
2 personnes

Suivi

61
Ranger les chaises
4 personnes
62
Démonter les tables
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
2 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Ranger le vestiaire
2 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger le catering restant
2 personnes
71
Rassembler les frais
72
Envoyer un message de remerciement
73
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Tasses à caféqté 100
Assiettes à dessertqté 130
Assiettes à pâtisserieqté 130
Fourchettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Pieds de microqté 8
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6

Éclairage

Lampes de pupitreqté 8
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Compositions floralesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Poubellesqté 6

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis établissez le programme avant de concevoir les invitations. Sans programme arrêté, la billetterie et les indications destinées au public restent incomplètes.
Vérifiez les contrats des artistes avant toute communication publique et prévoyez leur transport au plus tard quelques jours avant le concert. Une arrivée tardive peut décaler les balances et l’ouverture des portes.
Testez les microphones, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les passe-câbles avant l’arrivée du public. Les lampes de pupitre doivent aussi être vérifiées avec les partitions.
Traitez les inscriptions et mettez à jour la liste du public avant de répartir les places assises. Envoyez les indications d’accès suffisamment tôt, surtout si le lieu est difficile à trouver.
Calculez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même. Prévoyez une zone séparée pour le café, l’eau et les verres afin de ne pas gêner l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de violon ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, le programme, les invitations et la billetterie. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le transport et les détails techniques.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de violon ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Vous pourrez ensuite mettre à jour la liste du public et calculer les quantités de restauration.
Quand tester le matériel avant un concert de violon ?: Faites un premier contrôle 3 à 7 jours avant, puis un test complet le jour du concert avant l’ouverture du lieu. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, les câbles, les multiprises et les lampes de pupitre.
Quand préparer les partitions et les programmes imprimés ?: Préparez les partitions au plus tard la veille, puis classez-les dans l’ordre du programme. Faites imprimer les programmes après la dernière validation et répartissez-les avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.