Zo organiseer je een vintagebeurs zonder last-minute chaos

Begin een vintagebeurs niet met tafels neerzetten, maar met het verzamelen van deelnemersinformatie en het vastleggen van de bezoekersuren. Daarna wijs je standplaatsen toe, maak je een plattegrond en regel je tafels, stoelen en eventuele kledingrekken. In de laatste week draait alles om duidelijke communicatie: route, bezoekersinformatie, standnummers en een laatste herinnering. Op de beursdag zelf controleer je vooral betalingen, stroom, wisselgeld en de materialen per stand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Openingstijden publiceren
2
Deelnemersformulier maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Standwensen verzamelen
8
Plattegrond maken
2 personen
9
Tafels en stoelen reserveren
10
Betaalwijze controleren
11
Vrijwilligers inplannen
12
Routebeschrijving publiceren
13
Bezoekersinformatie publiceren
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Laatste herinnering versturen
16
Standbordjes nummeren
2 personen
17
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
18
Bezoekersbadges voorbereiden
19
Leveringen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Contant wisselgeld halen
22
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
23
Materialen per stand bundelen
3 personen
24
Betaalapparatuur opladen
25
Kassa voorbereiden
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Leveringen ontvangen
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Kledingrekken plaatsen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Verlichting aansluiten
2 personen
33
Standnummers plaatsen
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Informatiestand inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Kassa testen
2 personen
39
Deelnemers inchecken
3 personen
40
Deelnemers naar stands begeleiden
3 personen
41
Stands controleren
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Entreegelden innen
2 personen
44
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Deelnemers ondersteunen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Laatste bezoekers aankondigen
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

55
Stands afbreken
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Kledingrekken demonteren
3 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Overgebleven catering inpakken
2 personen
60
Afval sorteren
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Betaalgegevens controleren
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Deelnemers bedanken
69
Bezoekersbedankje publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 12
Displaykubussenaantal 20
Staande spiegelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Tablet
Printer
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Handwagenaantal 2
Lijmpistool

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Standbordjesaantal 30
Richtingbordenaantal 12
Postersaantal 20
Prijsetikettenaantal 500
Naamkaartjesaantal 50
Lanyardsaantal 30
Klembordenaantal 4
Flyersaantal 500
Wasknijpersaantal 100
Afzetlintaantal 2

Verlichting

LED-werklampenaantal 12
Bureaulampenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelcontainersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectiestationsaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag in het deelnemersformulier meteen naar het soort vintage, het aantal benodigde meters en standwensen. Daarmee voorkom je dat je na de inschrijving opnieuw moet bellen en kun je de indeling in één keer maken.
Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en nummer daarna zowel de stands als de standbordjes. Stuur deelnemers hun standnummer en praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de beurs.
Test betaalapparatuur, tablet, printer en kassa vóór de deuren opengaan. Laad pinapparaten volledig op en leg contant wisselgeld klaar voordat de eerste verkoper arriveert.
Plan de opbouw met een vast aankomsttijdstip en houd een handwagen beschikbaar voor zware of meerdere materialen. Controleer bij binnenkomst tafels, stoelen, kledingrekken en verlengsnoeren per stand.
Zet bewegwijzering en bezoekersinformatie op ooghoogte bij entree, toiletten en belangrijke kruisingen. Richt het koffie- en theestation vooraf in met herbruikbare bekers, mokken en voldoende serveermateriaal, zodat vrijwilligers niet tijdens de drukte hoeven te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vintagebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met deelnemerswerving en het vastleggen van de openingstijden. Reserveer meubilair en regel betaal- en vrijwilligerszaken uiterlijk 3 weken voor de beurs.
Wanneer maak je de indeling van een vintagebeurs?: Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en de standwensen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Stuur de definitieve standnummers en deelnemersinformatie daarna binnen enkele dagen door.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een vintagebeurs?: Bepaal het bedrag op basis van het aantal verkopers en spreek één vaste werkwijze af voor contante betalingen. Leg het wisselgeld vóór de opening klaar en controleer de kassa minstens 30 minuten voor binnenkomst van bezoekers.
Wat moet je op de ochtend van een vintagebeurs controleren?: Controleer minimaal 60 minuten voor opening de standnummers, bewegwijzering, stroom, betaalapparatuur, kassa en koffievoorziening. Loop daarna de deelnemerslijst en de leveringen na voordat je de deuren opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.