Cómo organizar una feria vintage sin perder el control

Una feria vintage empieza mucho antes de colocar las primeras mesas. Primero cierras horarios e inscripciones; después distribuyes los puestos, haces el plano y confirmas qué necesita cada participante. En la última semana se comprueban pagos, mobiliario, voluntarios y comunicación para visitantes. El día anterior conviene agrupar los materiales por puesto y dejar preparada la caja, porque buscar carteles, cables o cambio durante la apertura retrasa todo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar los horarios de apertura
2
Crear el formulario de participantes
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Enviar información a los participantes
7
Recoger los deseos del stand
8
Hacer el plano
2 personas
9
Reservar mesas y sillas
10
Comprobar el método de pago
11
Programar voluntarios
12
Publicar la ruta
13
Publicar información para visitantes
14
Comprobar la lista de participantes
2 personas
15
Enviar el recordatorio final
16
Numerar los carteles de puesto
2 personas
17
Preparar la señalización
2 personas
18
Preparar las acreditaciones de visitantes
19
Comprobar las entregas
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Conseguir cambio en efectivo
22
Preparar la estación de café y té
2 personas
23
Agrupar los materiales por stand
3 personas
24
Cargar el equipo de pago
25
Preparar la caja registradora
2 personas
26
Instruir a los voluntarios

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Recibir entregas
3 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar los percheros
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Conectar la iluminación
2 personas
33
Colocar números de stand
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar stand de información
2 personas
37
Preparar la restauración
3 personas
38
Probar la caja registradora
2 personas
39
Registrar a los participantes
3 personas
40
Acompañar a los participantes a los stands
3 personas
41
Comprobar los stands
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Cobrar la entrada
2 personas
44
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer los aperitivos
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Apoyar a los participantes
2 personas
51
Registrar objetos perdidos
52
Anunciar a los últimos visitantes
53
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
54
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

55
Desmontar los stands
4 personas
56
Recoger mesas y sillas
4 personas
57
Desmontar los percheros
3 personas
58
Retirar la decoración
2 personas
59
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
60
Clasificar residuos
2 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Limpiar los baños
2 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas
65
Comprobar los datos de pago
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Gestionar objetos perdidos
68
Agradecer a los participantes
69
Publicar el agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Percheroscant. 12
Cubos expositorescant. 20
Espejos de piecant. 4
Percheroscant. 2
Mantelescant. 24

Equipo

Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Tableta
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Carretillacant. 2
Pistola de pegamento

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Carteles de standcant. 30
Señales direccionalescant. 12
Cartelescant. 20
Etiquetas de precioscant. 500
Tarjetas de nombrecant. 50
Lanyardscant. 30
Portapapelescant. 4
Folletoscant. 500
Pinzas de la ropacant. 100
Cinta de balizamientocant. 2

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 12

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Puestos de desinfectante de manoscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar los espacios. Pide a cada participante las medidas y necesidades de su puesto, y deja varios días para corregir cambios antes de hacer el plano definitivo.
Envía la información del puesto y la ruta al menos 7 días antes. Incluye horario de apertura, acceso para las entregas, número de puesto y método de pago para evitar preguntas el mismo día.
Comprueba el mobiliario con una lista por puesto: mesas, sillas, percheros, cubos expositores, espejos y manteles. Reserva un pequeño margen de material y confirma las entregas 48 horas antes.
Programa los turnos de voluntarios en bloques de 2 a 3 horas. Asigna por adelantado quién recibe a los participantes, orienta a los visitantes, controla la caja y repone la estación de café y té.
Prepara la zona de cobro la víspera: caja registradora, tableta, cargadores, cables, regletas y cambio en efectivo. Agrupa carteles, etiquetas, acreditaciones y folletos por puesto para que el montaje no dependa de encontrar cada cosa en cajas distintas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria vintage?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para abrir inscripciones y reservar mesas, sillas y percheros. Deja cerrados el plano, los participantes y los turnos de voluntarios como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los puestos?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tienes tiempo para asignar espacios, recoger las necesidades de cada stand y enviar la información definitiva.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria vintage?: El día anterior agrupa los materiales por puesto, comprueba las entregas y prepara la señalización. También carga la tableta y el equipo de pago, prepara la caja registradora y deja listo el cambio en efectivo.
¿Cuánto cambio en efectivo hace falta para una feria vintage?: Prepara cambio para cubrir al menos las primeras 3 horas de ventas, repartido en monedas y billetes pequeños. La cantidad exacta depende del precio de los artículos y de si los puestos cobran por separado, pero no conviene esperar a conseguirlo durante la apertura.

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