Organiser un salon vintage : la méthode complète
Un salon vintage se prépare d’abord sur papier, bien avant l’installation des portants et des tables. Commence par fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins de chaque exposant. Ensuite, construis un plan précis des emplacements, réserve le mobilier et organise les paiements, l’accueil et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, préparer la signalétique et transmettre des consignes claires aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier les horaires d’ouverture
- 2
Créer le formulaire des participants
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 6
Envoyer les informations aux participants
- 7
Recueillir les souhaits des stands
- 8
Créer le plan
2 personnes
- 9
Réserver des tables et des chaises
- 10
Vérifier le mode de paiement
- 11
Planifier les bénévoles
- 12
Publier l’itinéraire
- 13
Publier les informations aux visiteurs
- 14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 15
Envoyer le dernier rappel
- 16
Numéroter les panneaux des stands
2 personnes
- 17
Préparer la signalétique
2 personnes
- 18
Préparer les badges visiteurs
- 19
Vérifier les livraisons
2 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Retirer de la monnaie
- 22
Préparer le stand café et thé
2 personnes
- 23
Regrouper le matériel par stand
3 personnes
- 24
Recharger le matériel de paiement
- 25
Préparer la caisse
2 personnes
- 26
Briefer les bénévoles
Événement
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Réception des livraisons
3 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les portants à vêtements
3 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 33
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 34
Installer la signalétique
2 personnes
- 35
Installer la décoration
3 personnes
- 36
Installer le stand d'information
2 personnes
- 37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 38
Tester la caisse
2 personnes
- 39
Enregistrer les participants
3 personnes
- 40
Guider les participants vers les stands
3 personnes
- 41
Vérifier les stands
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
- 44
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Accompagner les participants
2 personnes
- 51
Enregistrer les objets trouvés
- 52
Annoncer les derniers visiteurs
- 53
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 54
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
- 55
Démonter les stands
4 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Démonter les portants à vêtements
3 personnes
- 58
Retirer la décoration
2 personnes
- 59
Emballer les restes du catering
2 personnes
- 60
Trier les déchets
2 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 63
Faire la vaisselle
2 personnes
- 64
Clôturer la caisse
2 personnes
- 65
Vérifier les informations de paiement
- 66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 67
Gérer les objets trouvés
- 68
Remercier les participants
- 69
Publier le mot de remerciement aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 40
- Portants à vêtementsqté 12
- Cubes d’expositionqté 20
- Miroirs sur piedqté 4
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 24
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Tablette
- Imprimante
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 4
- Chariot à mainqté 2
- Pistolet à colle
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Panneaux de standqté 30
- Panneaux de directionqté 12
- Affichesqté 20
- Étiquettes de prixqté 500
- Badges nominatifsqté 50
- Lanyardsqté 30
- Presse-papiersqté 4
- Flyersqté 500
- Pinces à lingeqté 100
- Ruban de balisageqté 2
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 12
- Lampes de bureauqté 12
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Conteneurs réfrigérésqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
- Caisses de rangementqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins de chaque stand dès l’inscription : table, portant, chaise, alimentation électrique ou espace supplémentaire. Regroupe ces informations avant d’attribuer les emplacements, sinon le plan devra être refait plusieurs fois.
- Prépare le plan des stands au moins 7 jours avant l’ouverture. Numérote chaque emplacement et reporte les mêmes numéros sur les panneaux, les informations envoyées aux exposants et le document utilisé le jour de l’installation.
- Teste les paiements avant le salon, puis recharge les terminaux et la tablette la veille. Prévois aussi une caisse avec de la monnaie : les premiers visiteurs paient souvent en espèces, même si le paiement électronique est disponible.
- Envoie un dernier rappel aux exposants 24 à 48 heures avant l’ouverture avec l’horaire d’arrivée, leur numéro de stand, l’itinéraire et les règles de déchargement. Ces détails évitent les appels de dernière minute et les embouteillages à l’entrée.
- Installe la signalétique avant l’arrivée du public : entrée, caisse, toilettes, circulation et numéros de stands. Prépare également les badges visiteurs, le café et le thé avant l’ouverture, car ces tâches sont faciles à repousser jusqu’au moment où les premiers visiteurs arrivent.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon vintage ?
- Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour gérer les inscriptions, le plan des stands, les réservations de mobilier et les informations aux participants. Garde les 2 derniers jours pour les vérifications et la préparation, pas pour décider de la disposition des stands.
- Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?
- Attribue les emplacements environ 7 jours avant le salon, une fois les inscriptions et les souhaits de stands vérifiés. Envoie ensuite le numéro, l’horaire d’arrivée et les consignes à chaque participant au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
- Combien de monnaie prévoir pour un salon vintage ?
- Il n’existe pas de montant universel, mais prépare plusieurs coupures et pièces avant l’ouverture, en fonction du nombre de visiteurs attendu et du prix des entrées. Vérifie la caisse la veille et désigne une personne responsable des encaissements pendant toute la durée du salon.
- Que faut-il vérifier la veille d’un salon vintage ?
- Contrôle les livraisons, le mobilier, les rallonges, les multiprises, la caisse, le terminal de paiement et les supports de signalétique. Regroupe aussi le matériel par stand et envoie un rappel final entre 24 et 48 heures avant l’ouverture.
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