Zo organiseer je een vintage bruiloft

Begin een vintage bruiloft niet met decoratie, maar met de trouwdatum, locatie en gastenlijst. Daarna leg je de catering, muziek, fotografie en uitnodigingen vast, zodat je weet hoeveel stoelen, servies en tafels nodig zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele weken vooraf en vertaal alle afspraken naar één draaiboek. Op de laatste dag draait het vooral om ophalen, klaarzetten en koelen: bloemen, boeket, taart, hapjes en dranken hebben elk een eigen moment nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trouwdatum en locatie bevestigen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringmenu vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Fotograaf bevestigen
10
Muziekselectie samenstellen
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Naamkaartjes schrijven
2 personen
14
Menukaarten afdrukken
15
Ceremonieteksten afdrukken
16
Trouwboeket ophalen
17
Bloemstukken ophalen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Taart ophalen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Groenten en fruit snijden
2 personen
23
Koffie- en theestation vullen
2 personen
24
Ceremonieprogramma klaarleggen
25
Welkomsttafel inrichten
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Ceremonieopstelling maken
3 personen
29
Tafellinnen neerleggen
3 personen
30
Servies klaarzetten
3 personen
31
Bestek klaarleggen
2 personen
32
Glazen klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bloemstukken plaatsen
2 personen
35
Kaarsen en lantaarns plaatsen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Muziek testen
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Bruidsboeket klaarleggen
41
Ringen klaarleggen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Ceremonie begeleiden
3 personen
45
Ceremonie fotograferen
46
Groepsfoto maken
2 personen
47
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
48
Taart en koffie serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
52
Diner uitserveren
5 personen
53
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
54
Tafels afruimen
4 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Openingsdans begeleiden
2 personen
57
Muziek verzorgen
58
Late avondhapjes serveren
3 personen
59
Bar afsluiten
2 personen
60
Gasten afscheid laten nemen
2 personen
61
Cadeaus verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Etensresten koelen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Tafels afruimen
4 personen
65
Stoelen stapelen
3 personen
66
Servies voorsorteren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Keuken schoonmaken
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Versiering verwijderen
3 personen
71
Meubilair afbreken
4 personen
72
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
73
Verlichting afbreken
2 personen
74
Voorraad controleren
75
Geleende spullen verzamelen
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Decoratiematerialen opbergen
2 personen
78
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Ceremoniestoelenaantal 90
Bruidsstoelenaantal 2
Vintage fauteuilsaantal 2
Gastenboektafel
Cadeautafel
Taarttafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2
Tafellinnenaantal 14
Stoelhoezenaantal 90
Partytentaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Vintage vazenaantal 24
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Gastenboek
Gastenboekpennenaantal 3
Welkomstbord
Ceremoniebord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 6
Slingersaantal 12
Kanten tafellopersaantal 8
Kanten lintrollenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Polaroidcamera
Polaroidfilmsaantal 6
Ringkussen
Taarttopper
Confettizakjesaantal 90
Kledinghangersaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 60
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 8
Taartmes
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst met een voorlopig aantal gasten en bestel pas daarna servies, stoelen en tafellinnen. Houd rekening met extra diner- en dessertborden voor ongeveer 5 tot 10 procent van je definitieve gastenaantal.
Plan het verzamelen van aanmeldingen en dieetwensen als aparte deadlines. Sluit de gastenlijst bijvoorbeeld 4 weken voor de bruiloft en geef de cateraar daarna nog minimaal 2 weken om het menu aan te passen.
Maak de tafelschikking pas nadat de laatste aanmeldingen binnen zijn. Schrijf naamkaartjes en plaats tafelnummers uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat je op de trouwdag niet meer hoeft te puzzelen.
Zet de logistiek van kwetsbare spullen op papier: wie haalt het trouwboeket, de bloemstukken en de taart op, en op welk tijdstip? Plan de taart zo laat mogelijk maar met minstens 60 minuten speling voor vervoer en opbouw.
Maak het draaiboek niet alleen voor het bruidspaar. Druk minstens één exemplaar af voor de ceremoniemeester en leg daarnaast de ceremonieteksten, het programma en de informatie voor de welkomsttafel op vaste plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vintage bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Reserveer fotograaf, catering en muziek zodra de locatie vaststaat; populaire leveranciers kunnen al 6 tot 9 maanden vooruit volgeboekt zijn.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een vintage bruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor de bruiloft. Vraag om aanmelding uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je catering, tafelschikking, naamkaartjes en aantallen servies op tijd kunt afronden.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een bruiloft?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en tafelvormen bekend zijn, maar leg haar pas definitief vast na de RSVP-deadline. Reken op 2 tot 3 uur voor het controleren van looproutes, dieetwensen en familiecombinaties.
Hoe bereid je de dag voor een vintage bruiloft voor?: Plan de meeste opbouw de dag ervoor: tafels, stoelen, tafellinnen, decoratie en welkomsttafel kunnen dan al klaarstaan. Houd op de trouwdag minimaal 2 uur vrij voor bloemen, taart, hapjes, koffie en thee, en het koud zetten van dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.