Cómo organizar una boda vintage sin perder el control

Una boda vintage se organiza mejor por fases: primero se cierran la fecha, el lugar y la lista de invitados; después, el catering, la ceremonia y los proveedores. En las últimas semanas, el trabajo se concentra en confirmar respuestas, imprimir materiales y coordinar mesas, flores y música. El día anterior quedan la compra, las bebidas, los aperitivos y la tarta. Este orden ayuda a detectar a tiempo lo que suele fallar: datos incompletos, cantidades insuficientes y montajes sin responsable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el lugar de la boda
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Fijar el menú de catering
2 personas
8
Hacer reservas
9
Confirmar fotógrafo
10
Preparar la selección musical
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
13
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
14
Imprimir menús
15
Imprimir los textos de la ceremonia
16
Recoger el ramo de novia
17
Recoger los arreglos florales
18
Hacer la compra
3 personas
19
Recoger la tarta
2 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Cortar verduras y frutas
2 personas
23
Reponer el puesto de café y té
2 personas
24
Preparar el programa de la ceremonia
25
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
29
Colocar el mantel
3 personas
30
Preparar la vajilla
3 personas
31
Colocar los cubiertos
2 personas
32
Preparar los vasos
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar arreglos florales
2 personas
35
Colocar velas y faroles
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar la música
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Preparar el ramo de novia
41
Colocar los anillos

Evento

42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
44
Coordinar la ceremonia
3 personas
45
Fotografiar la ceremonia
46
Hacer una foto de grupo
2 personas
47
Coordinar el corte de la tarta
2 personas
48
Servir tarta y café
4 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
52
Servir la cena
5 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
55
Servir café y té
3 personas
56
Coordinar el baile de apertura
2 personas
57
Proporcionar la música
58
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
59
Cerrar el bar
2 personas
60
Despedir a los invitados
2 personas
61
Recoger regalos
2 personas

Seguimiento

62
Enfriar los restos de comida
2 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
65
Apilar las sillas
3 personas
66
Preclasificar la vajilla
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar la cocina
2 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar el mobiliario
4 personas
72
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
73
Desmontar la iluminación
2 personas
74
Comprobar el inventario
75
Recoger los artículos prestados
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Guardar los materiales de decoración
2 personas
78
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 90
Sillas nupcialescant. 2
Sillones vintagecant. 2
Mesa de libro de firmas
Mesa de regalos
Mesa de tartas
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Paragüeroscant. 2
Manteleríacant. 14
Fundas para sillascant. 90
Carpa plegablecant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12

Decoración

Jarrones vintagecant. 24
Números de mesacant. 8
Portanombrescant. 90
Libro de visitas
Bolígrafos para el libro de visitascant. 3
Cartel de bienvenida
Cartel de la ceremonia
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 6
Guirnaldascant. 12
Runners de mesa lateralescant. 8
Rollos de cinta de encajecant. 6
Marcos de fotoscant. 12
Cámara Polaroid
Películas Polaroidcant. 6
Cojín para anillos
Topper para tarta
Bolsitas de confeticant. 90
Perchascant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 16
Velas LEDcant. 60
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas para servircant. 8
Cuchillo para tarta
Cubiterascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de diseñar las invitaciones. Envía las invitaciones con al menos 8 semanas de margen y fija una fecha de respuesta 3 semanas antes de la boda.
No esperes a tener el menú definitivo para preguntar por alergias y dietas. Recoge las preferencias junto con la confirmación de asistencia y entrega al catering una lista cerrada al menos 10 días antes.
Prepara un plano de mesas con nombres y números, y comprueba que caben las mesas redondas, las sillas y la mesa de buffet. Imprime el plan de trabajo y asigna a una persona para cada montaje.
Deja para el día anterior las tareas que sí admiten espera: enfriar las bebidas, cortar frutas y verduras y preparar los aperitivos. Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa que haya vasos, copas y tazas suficientes.
Agrupa los elementos vintage en zonas concretas: bienvenida, libro de firmas, regalos, tarta y ceremonia. Recoge el ramo, las flores y la tarta con horarios confirmados, no con un simple “por la mañana”. Úsese una carpa plegable si parte del montaje queda al aire libre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda vintage?: Empieza entre 6 y 9 meses antes para cerrar fecha, lugar, invitados, catering, fotógrafo y música. Las confirmaciones, el plano de mesas y los textos impresos deberían quedar listos durante las 3 semanas previas.
¿Cuándo se envían las invitaciones de una boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda. Pide la confirmación como máximo 3 semanas antes para poder cerrar el menú, las dietas y la distribución de las mesas.
¿Cuánta bebida se calcula por invitado en una boda?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua desde el inicio. Enfría las bebidas el día anterior y reserva a una persona para reponerlas durante la recepción.
¿Qué se prepara el día antes de una boda vintage?: El día anterior puedes enfriar bebidas, preparar aperitivos, cortar frutas y verduras, recoger la tarta y comprobar flores, ramo y materiales impresos. Reserva al menos 3 horas para el montaje de bienvenida, mesas y libro de firmas.

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